浅谈新时代如何做好档案管理工作

史小娟

摘 要：随着信息化时代的到来，很多行业都通过改革创新来适应新时代的发展要求，顺应时代的发展趋势，以使自己能够快速的加入到激烈的市场竞争中。企业的档案管理工作也是如此。面对新时代环境的多变，档案管理工作也要积极进行思考和探索，不断优化管理策略。本文先对档案管理进行了阐释，进一步分析了新时代档案管理中出现的问题，新时代开展档案管理工作的具体方法。谨以此文，希望能给广大企业管理者带来参考和帮助。

关键词：新时代;档案;管理工作

在新时代下，传统的档案管理方式，资料收集手段、管理方式都比较陈旧，服务的形式也相对单一。

一、档案管理概述

1.档案管理的涵义

档案是一种历史文件，它完成了文书的处理程序，对信息进行了传达和记述，而保存下来留以备用。档案形成于企业的各项工作环节中，并具有一定的保存价值，通过各种形式进行记载，能够帮助领导层进行科学、有效的决策，对企业后续工作的查考也有一定的意义。做好档案的管理，应当建立健全相关的管理制度，同时将档案管理的相关配套设施落实到位，不断吸收先进档案管理的经验，适应新时代的要求，从而逐步培养档案管理人员，使企业的档案管理更好地为企业服务。

2.档案管理的必要性

档案是企业内部或者行业内的一种科学依据、也是资源、更是一种财富。档案属于一场活动中的真实记录，更是档案事业中的重要构成部分，通过了解档案能够真切的再现当时所发生的事件。所以，重视档案管理这份工作，对于一些机关、单位、企业等都具有提升工作效率的积极意义。

档案管理工作的高效与否，关系到一个企业的管理水平及经营状况。档案会对企业的一些历史资料进行记载，能够帮助企业去分析内部的业绩情况，从而指导企业进行科学发展，档案是企业规划发展方向，进行科学决策的重要依据。

在新时代背景下，企业要做好档案管理工作，不断更新企业对于档案管理的理念，用于探索新的管理方式。档案管理能够与企业的经营管理有机结合，共同决定企业最终的决策，影响到企业对未来发展战略规划制定。因此做好档案管理工作，能够使企业在市场竞争中的地位得到提升，也能促进企业的可持续发展。

二、新时代档案管理中出现的问题

1.档案管理工作不受重视

企业档案主要是指以文字、图像、声音等形式表现出来的，记录企业生产经营活动中具有保存价值的信息材料，其对企业、个人的发展具有重要的借鉴参考作用。企业档案是企业历史沿革的记载，更是一些核心技术、重要管理经验、成功之道的有效载体。在提高企业之间竞争力时期，这些信息都是企业成长发展的关键要素，一旦泄露对企业的打击将是毁灭性的。

很多企业对于档案管理工作未能引起足够的重视，将工作的重心都放于经济效益及其他方面。而且，一些档案管理人员甚至是由其他人员兼任，在日常工作中不能利用有效的时间，档案工作的各环节，不能达到预期的效果，因是兼职故对档案管理工作的重视程度也不够，致使企业很多的档案资料未能及时收集，存在企业内部的档案资料不够全面，在提供利用时无法查找相关资料，档案的作用就不能很好地发挥，从一定程度上影响了企业的发展需求。

2.档案管理与实际服务的衔接度不够

档案管理工作，是为了让其更好地为企业的后续发展服务，如核查资料的准确性，为企业发展提供可鉴的资料等作用。但当前的档案管理工作，未能将管理与实际的服务环节有效衔接起来。在企业员工中加大对企业档案管理的宣传力度，让企业自己的员工了解自己企业档案管理工作的细节，提升企业档案管理在企业内部员工中的认识度。

一方面，部分档案管理人员并未对档案的利用价值引起重视，档案资料的科学性、规范化、完整性等方面存在一定的问题，在工作中未能真正做到“想群众之所想，急群众之所急”，对企业员工、群众的服务还需加强。档案管理与服务相互渗透、密不可分，不能将其人为地割裂开来，而要将档案管理与服务工作有机结合，才能最大程度地发挥档案的价值。

另一方面，档案资源的不够完整。由于对档案工作的重视度不够，即便制定了档案管理制度，企业各相关部门的人员，对日常资料的收集、整理工作也不重视，这就致使档案工作人员，在向其他部门索要资料时，会被人为地设置障碍，以种种理由、借口阻碍归档资料的收集，造成档案工作人员的被动，以至于影响档案工作按计划整体推进。

上述原因的影响，在归档资料的收集、整理、鉴定、分类等过程中，致使档案的收集使工作人员缺乏工作积极性，对其工作的认识出现偏差，并不能严谨而认真地对待工作，就会使一部分档案出现流失，进而影响到企业档案的完整度，很多文件会出现遗失，甚至出现档案断带的不良现象。档案资料收集管理工作专业性较强，收集方式各有不同，因此对一些特殊部门的资料，采用由档案管理人员协助资料的收集、整理、归档等日常工作，形成多渠道的档案收集工作，确保档案收集工作低成本、高效率，同时也能保证资料的完整性。

3.档案管理人员的素质有待提高

一些个别单位或企业中的档案管理人员对于自身的工作素养没有更高的要求，单位或者企业中的档案管理工作人员也經常性的发生变化，新的工作人员还要不断地去适应这份工作，这对于档案管理工作的深入发展具有一定的阻碍作用。

新时代背景下，对档案管理人员的要求越来越高，过去传统的档案管理形式已不能适应新时代的发展要求了。因而，档案管理人员的业务水平也需及时提升，如今，新的科学技术层出不穷，先进的管理理念也不断影响着档案管理工作。随着互联网信息技术的发展，各种病毒、木马、黑客肆意入侵企业的内部网络系统，会使得企业内部档案泄露的风险大大增加，从而给企业带来很大的安全隐患。

因而档案管理人员的专业能力以及综合素养对于档案管理工作而言，都十分重要。在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网格技术的综合型档案管理人才。

三、新时代开展档案管理工作的具体方法

1.重视档案管理工作

新时代下，要更好地开展档案管理工作，首先就要得到企业相关领导的支持与重视，这是档案管理工作高效运转的一个前提条件。领导者要充分认识到档案管理对于企业发展的重要作用，积极着手档案管理工作。

一方面，企业相关部门的领导，对档案管理工作要高度重视，促进公文成功向档案进行转化。公文處理是文秘工作的重点，同时又是档案资料的主要来源和基础。因此，文秘工作与档案管理工作的关系，可以说是相辅相成、密不可分的关系。严格规范公文的管理工作，使文秘工作与档案管理工作有机地进行融合。对于档案管理部门的文件资料管理工作，要加强控制，保证公司档案的质量。同时尽可能避免出现重复建档的现象，提高档案管理工作的效率，也能保证文书工作的科学性与合理性。

另一方面，要完善档案管理工作所需的基础设备。上述讲过，相关机构以及人员都得到了保障，还需要落实相关的硬件设施，也就是基础的档案设备。档案部门首先要有独立的办公区域或场所，以此保障档案管理人员能够专心工作，档案工作的质量也能得到保障。此外，还要购入一些配套的档案设备，比如像计算机、复印及打印设备、粉碎机等，使得档案管理工作能够高效地开展。另外，档案管理人员在工作中要注重细节，在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的电子档案管理的信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。

最后一个方面应该强化宣传带动。加大档案工作的宣传力度方面，提升工作效率，让收集工作成为一种日常工作必须要做的事情，为档案工作人员提供必须的条件，不再被动收集归档资料，使公司各部门树立实时收集具有保存价值的电子、纸质文件材料的意识，如发现该存而未存的电子材料和纸质资料应主动向有关人员跟踪索取。

2.加强对档案管理人员的培训

档案管理工作一般会涉及很多部门的各类文件材料，因而工作量较大，而且工作也比较繁杂琐碎。同时档案管理工作的专业性和技术性也很强，这就需要档案管理人员，要以严谨的态度对待档案的资料收集、分类整理、归档保存以及外借使用等各个环节的具体工作。进而确保各个环节都能做到精准，工作的质量有保证，便于后期企业对档案资料的查阅和利用。

档案管理人员要对工作具有责任心与敬业精神，对档案要有一定的职业敏感度。除此之外，档案管理人员还要不断学习，可以身边常备档案业务相关书籍等资料便于及时查阅，不断提升自己业务水平和竞争力，更好地服务与档案管理事业。

企业层面也要积极组织档案工作者进行培训和进修，向兄弟单位参观借鉴，相互交流学习，拓展知识层面，以提升其管理、服务的效率和业务水平，这对企业的长远发展十分重要。建立相关的奖惩机制，让员工能够自觉接受学习，不断学习相关的专业技术， 提升自己的业务能力。让档案管理人员要熟练掌握档案管理工作的内容、性质，明晰自己的职责。同时企业还可以制定出自己企业的档案管理文件的具体要求，如档案材料归档范围、保管期限等，便于档案管理人员和相关部门明确工作职责，更好地进行档案管理工作。

3.运用信息技术的同时，重视档案信息资料的安全问题

当今时代是信息化的时代，互联网技术、大数据技术广泛应用于各行各业。企业的档案管理工作也可以充分借助这些先进的技术，来实现自身的高效运转。尝试建立一个档案管理系统，将无线网作为前提，智能化电子设备作为基础，打造出一个安全、高效的平台。同时，将档案资料进行电子的备份，防止出现纸质档案资料的丢失、损毁而造成不必要的损失。

新时代下，互联网高速发达，档案管理工作的安全问题不得不引起很多企业的重视。首先要建立起相关的档案安全保障体系。着手完善防护系统，采用当下的先进技术，对计算机进行加密处理，防止感染病毒、木马，遭受黑客攻击。其次，还可以借助照片修复技术、电子信息恢复技术、音频及视频的处理技术等，将其运用与档案管理工作中，使档案管理的安全系数逐步提升。另外，通过将纸质档案电子化，并建立企业档案数据库，不仅有利于企业档案的保存，更加有利于档案的分类和查找，还可以提高企业档案管理的工作效率。

4.重视公文材料的完整性，注重细节，从平时做起

在全新历史时期，档案管理工作已经发生了深刻的变化，并且取得了突出的成效。但是在档案管理工作系统和管理结构当中依然存在着不少弊端，需要相关工作人员结合当前档案管理的发展实际和科学技术的发展水平，对档案管理制度做出适当的创新，进一步加快档案管理水平的标准化和现代化进程。在实际的档案管理工作开展过程中，应该加快构建档案管理工作化标准体系，建立相应的管理机制。为了更好的迎合时代发展，还需要对档案管理的内容做出进一步的丰富和完善，将档案涉及到的音频材料，视频材料以及档案所需要记录的重大事件，重要人物等各种文献信息全面收录进去，通过利用完善的影像资料，能够进一步完善档案管理工作，同时还能够实现档案管理的创新，为社会大众提供更加精确性，科学性完善性的档案材料，弥补传统档案管理工作中的不足，保证档案信息的全面性。另外，公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。公文本身的质量，决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打好基础。档案管理人员在归档初期，就要对公文中的材料进行仔细的检查。如果发现存在未归档的附件，应及时进行催要。对于没有按时交回的外来文件，也要不断跟进并收回，防止文件在散落在个人手中出现遗失，从而保证公文材料的完整性。

5.强化档案资源的开发利用

改革开放40多年以来，国家经济体制发生了深刻的变化，并且不断加强深化改革，中国特色社会主义市场经济已经成为我国经济的主要表现形式，在新时期要想提高档案管理工作效率，实现档案管理和市场之间的有效对接，就需要进一步增加档案管理工作的服务性，要坚持以服务为出发点和落脚点，对档案资源当中的有价值的信息进行深度的开发和挖掘，提高档案资源的利用效率。新世纪以来，我国经济发展取得了突出成就，社会大众的思想认知和文化素养得到了进一步提升，社会大众对档案认知程度和理解程度比以往更加深刻，因此就需要我们充分利用档案所蕴含的各种有价值的信息，做出进一步的研究和开发，提高档案资源对社会的贡献，以此来发挥档案的文化创造能力。深化档案资源的开发和利用，能为社会大众提供更加专业化全面化的档案信息，并且能够满足不同层次大众的需求，从而更好的凸显档案的服务职能。

综上所述，档案管理工作对企业发展的重要性不言而喻。企业管理者要重视档案管理工作，加强对档案管理人员的培训。与此同时，在运用信息技术的同时，也要注意档案信息资料的安全问题。同时，应积极的思考在服务方式创新上的新方法新思维只有这样，档案管理工作才能最大程度地发挥其应有的价值，更好地服务与企业的发展。

参考文献：

[1]孙长美.新时代背景下事业单位档案管理改进方法探讨[J]. 城建档案，2016

[2]张 蓉.论新时代如何加强企业档案管理的途径[J].大陆桥视野，2016

[3]冯丽霞.新时代事业单位档案管理的创新思路分析与研究[J].人力资源管理，2018

（作者单位：兰州中川国际机场有限公司）