事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

吴晓伟

摘 要：随着我国经济文化水平的逐渐提升，事业单位中档案的数量逐渐的增多，事业单位工作人员的工作难度也相对增加。如今在科学技术水平不断发展的时代，我国的档案管理工作可以和互联网相结合，开展档案管理的信息化管理。在事业单位档案管理工作中，做好信息化建设工作能够增强档案信息的应用效果。但在开展档案管理实际工作中，會存在一些不足，基于此，本文从事业单位档案管理信息化建设存在的问题展开论述，详细阐述了事业单位可以采取优化设备配置、完善配套制度、提升工作者专业水平、引进高新信息安全技术、保持建设理念的先进性这几项措施来缓解信息化建设问题。

关键词：档案管理;信息建设;事业单位

引言

在以往的事业单位档案管理中，由于信息技术水平有限，导致了档案信息的管理工作效率低下，如今出现了档案管理信息化建设，利用信息化管理手段，极大方便了档案管理工作。事业单位档案管理信息化建设是指用计算机等智能化工具代替人工操作，提高档案实体管理效果和档案利用服务质量的一系列活动，开发事业单位中的档案信息资源，能够有效提升档案管理工作的质量和效率，还能有效的避免保密信息资源的外漏。因此，为了提高信息化建设效果，工作者需要深入分析建设中存在的问题，并采取有效措施，推进科学、合理的档案管理信息化建设方案，提升档案管理的信息化水平，只有这样才能增强事业单位档案信息的效用，保证事业单位的档案管理信息化建设工作顺利进行。

一、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.配套设备不完善

配套设备是信息化建设的主要硬件支持，其完善程度直接影响着档案管理信息化建设的落实效果。但现阶段，政府部门对信息化建设的投入有限，导致各项硬件设施尚未配置到位，阻碍了档案管理信息技术的正常应用。同时，在设备使用过程中，管理部门往往会忽略设备的检修工作，造成设备长期处于不良的工作状态，而且会缩短设备的使用寿命，使一部分硬件设备出现了闲置、损坏等问题，无法正常使用，这些问题如果不能得到及时的解决，就会产生应用设备配置不完善的问题，为事业单位的档案管理信息化建设增添难度。此外，配套设备的不完善还会直接影响信息化系统软件的稳定性，降低工作者的信息技术使用效果，制约了档案管理的发展。

2.配套制度不健全

信息化建设中各项工作的落实离不开配套制度的支持。然而，当前事业单位的信息化建设方案缺乏详细的规划和设计，导致配套制度存在模糊不清、覆盖面小等问题，降低了制度的号召力和约束力，不利于档案管理信息化的推进。在此过程中，由于缺乏配套制度的约束，使工作者对建设工作缺乏自觉性和积极性，同时，管理者在履行自身责任和义务的过程中也难以找到相应的依据，降低了信息化建设策略的可执行性。此外，缺少配套制度的监督也会造成人为的失误操作和违规操作很难得到控制，弱化信息化建设决策和落实的准确性。

3.工作者专业水平有限

在事业单位的信息化建设中，工作者的专业水平在很大程度上影响着信息技术的应用效果。就目前来看，部分工作者对于档案管理工作的认识不足，仅将其看成程序化的边缘性工作，未了解到档案在事业单位决策中的重要性，因此，在信息技术上缺少自我提升意识，使得各项高新信息技术难以在档案管理工作中推行。此外，部分领导者早已适应了以往的工作状态，没有意识到信息化建设为工作带来的益处，因此，对培训工作并不重视，使工作人员获取信息化档案管理知识的渠道匮乏，难以及时接触到先进的信息化管理技术，降低了档案管理团队的专业水平，阻碍了档案管理信息化建设的发展。

4.信息安全难以保障

由于信息技术发展的速度快，并且缺乏规范的管理制度束缚，即使档案管理技术不断更新也难以弥补，系统仍然存在着很大的漏洞，在事业单位内部所留存的档案中涉及到许多私密的个人信息、单位保密情况等内容，如果信息管理系统出现了安全问题，就很容易引起大量重要信息失窃，引发严重的信息安全事故。但是，很多事业单位在信息化建设中对系统程序设计的审核不严格，不能及时地发现系统中潜在的信息安全风险，降低了系统的信息安全性。

此外，事业单位对职工的信息技术操作管理比较粗放，一些涉密计算机经常被随意使用，很多内部工作人员对信息技术的了解不够深入，信息安全意识十分淡薄，使内部重要信息很有可能由于职工的错误操作而被泄露出去，不法分子对这些暴露在外的信息非法利用，达到不可告人的秘密，使事业单位的利益遭到威胁，降低事业单位档案信息化管理的效果。

5.信息化建设理念落后

在事业单位信息化建设中，正确、先进的建设理念，是保证信息化建设工作准确性的重要因素。但部分单位领导者对信息化的认识不够，并且忽略了档案管理工作的服务性质，因此，在信息化建设中持有被动意识，无法跟上先进的信息技术建设理念，降低了档案管理工作的发展水平。此外，有些部门干部职工习惯于以往的工作方式，对纸质文件具有较强的依赖性，工作理念比较传统，不具备足够的学习意识，难以顺利接受当前的信息化建设理念，在信息化方面的积极性较低，不利于档案管理信息化的发展。

6.没有合理开发档案信息资源

事业单位档案管理工作有极大的应用价值，但目前，我国事业单位难以将所有的档案资源加以利用和开发，很多事业单位档案管理人员观念比较保守，认为档案信息比较过时，利用价值并不高，所以没有对这些资源进行有效的管理，更多的档案信息资源没有被采集，出现了信息不断地被重复加工的情况。因此，一些事业单位虽然实现了技术上的信息化建设，但是在信息技术应用和资源开发程度上还远远不够，如今很多事业单位档案信息的质量不高。

其次，我国对于档案信息的管理严格，很多的档案信息不对外开放，如今很多事业单位建立了信息化数据库，信息化数据库也未能得到合理的管理和开发，由于大多数事业单位信息化建设不完善，事业单位之间无法实现通畅的信息交流和共享。对于现代信息技术来说，其最大的意义在于利用信息技术的优势处理好数据信息，但是，现阶段还没有充分地发挥出档案管理信息化技术建设的价值。

二、事业单位档案管理信息化建设存在问题的解决措施

1.优化设备配置

为了缓解设备配置问题，奠定扎实的事业单位档案信息化建设基础，政府部门需要加大在硬件上的投入，并完善配套的检修维护措施，确保各项先进信息技术能够顺利应用到档案管理中。在设备配置上，政府部门要规划好信息技术引进计划，并根据信息技术的作用规律，来为各个事业单位合理配置硬件设备，同时，在安排采购工作时，选择口碑好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头保障设备的质量。

此外，领导者还要结合硬件设备的运行规律以及档案管理工作安排，科学规划检修维护方案，而且要针对设备运行中容易发生的故障，提前做出应对策略，缩短故障维修的时间，保障信息化管理系统的稳定性，提升事业单位档案管理信息化水平。对于老旧设备，事业单位要及时进行淘汰和更新，并及时提取老旧设备的剩余价值，避免出现浪费，进而深入优化信息化建设工作的效果。

2.完善配套制度

配套制度作为各级职工干部共同落实事业单位档案管理信息化建设的重要支持，单位应当构建出一套完善的配套制度，使各级职工干部在履行自身责任和义务过程中能够实现有章可循、有据可依，加速推动档案管理的信息化进程。在配套制度建设上，领导者需要先结合当前的实际情况，制定出合理的信息化建设目标，并围绕该目标规划出科学、详细的建设方案，然后针对各项工作的具体落实，制定详尽的操作规范和细则，再在此基础上构建一系列的配套操作管理，提高各级职工干部对建设任务的自觉性。

此外，针对建设过程中的重要环节，领导者还要建立合理的奖惩机制，并将其细化到具体的操作上，增强各级职工干部对建设工作的积极性。同时，完善检查监督管理制度，落实定期检查、不定期抽查等工作，使单位能够全面掌握建设任务的完成情况，之后再将检查评估结果计入到个人绩效中，减少干部职工的失误操作和违规操作，保障信息化建设工作的准确落实。

3.提升工作者专业水平

2019年9月8日在甘肃省举行的脱贫攻坚档案资料规范化管理培训会，此次培训有13个省的工作者参与，并在培训会上进行了交流发言。培训围绕信息化、“六个精准”要求等内容展开，优化了档案管理工作者的信息技术水平。为了保障工作者的专业水平得以满足信息化建设的要求，事业单位要认识到当前人力资源市场内优质人才紧缺的现状，并适当提高招聘标准和待遇水平，吸引更多的高素质、高技术的信息化人才参与到档案管理工作中，同时，根据当前信息化建设的需求，将信息技术内容融入到考核中，确保被录用人才具有扎实的信息技术基础，实现从源头优化档案管理人员的专业水平，弱化信息建设中的阻碍。

此外，领导者还应积极组织培训活动，定期组织相应的考核，加深其对信息化建设、档案管理的认识，使档案管理工作人员逐步意识到两者的重要性，调动他们的自我提升意识，使其能够不断提高计算机操作能力，掌握良好的网络信息化基础知识，丰富计算机管理经验，学习现代化信息技术应用及其操作能力，树立起终身学习的意识，使其能够不断满足档案管理信息化建设发展对管理人员素质的客观要求，更好的服务于事业单位档案管理事业。事业单位档案管理部分为非盈利单位，调动不起积极性可以建立激励性竞争机制。

4.积极引进高新信息安全技术

为了保护事业单位的信息安全，优化信息化建设工作的效果，首先，预警工作是极其重要的因素。事业单位对于可能预见的危险性隐患防患于未然，起到预见的作用。在事业单位计算机网络系统当中，保证每个成员能够相互协作、相互配合，降低网络信息风险发生的几率，通过防御不法分子通过恶意手段入侵，提高事业单位的网络安全性。其次，事业单位应积极引进高新信息安全技术，并加以有效的推广和落实，强化各级干部职工的信息安全意识，排除威胁档案管理技术应用安全的因子，使档案管理的信息化建设任务得以顺利落实。例如，利用防火墙技术，实现信息的互联互动，还可以通过反击使网络入侵者无法实施入侵，破坏检测系统难以得逞。

在信息安全技术方面，领导者要注意规范工作者的日常操作，严禁随意使用涉密计算机，在主观上落实信息安全技术。同时，领导者要及时将高新安全技术引入到事业单位的信息化档案管理中，深入优化档案管理工作的安全性，为档案信息技术提供可靠保障。例如，在甘肃省档案管理中推行的文字材料双层PDF、设备工程图纸DWF或矢量化，使档案的交接、存储、调取等环节实现了规范化和信息化，全面提升了档案的抗风险能力，深化了档案管理信息化的落实。总之，事业单位档案管理工作必须做到严格把关，严守规定，将机密文件和管理资料的安全性工作落实。

5.保持建设理念的先进性

在事业单位的档案管理信息化建设中，各级领导干部应当保持在理念上的先进性，深刻意识到档案资料对于事业单位运作、决策等方面的重要作用，并了解到档案管理工作所具备的服务功能和性质，从主观上积极适应当前的无纸化办公模式，牢固树立全局意识，配合事业单位完成信息化建设任务，使档案管理为事业单位的发展提供更加优质的服务。此外，各级领导干部还要具有足够的学习意识，时刻关注当前时代的发展，贯彻自我提升思想，构建新的思维模式，使信息化建设工作能够适应当前各方面形势的变化，并及时抓住信息化改革契机，将先进的管理模式、技术引入到档案管理中，放大信息化建设的价值。

6.对档案信息资源进行合理开发

如今，在事业单位档案管理工作中还没有对档案信息资源进行充分的开发和利用，档案资源的共享还没有实现，想要实现档案信息的有效共享可以从以下两个方面来进行：

首先，由于部分档案管理信息较为保密，没有被开发利用，还有一些档案管理信息由于技术水平的限制也没有被开发，不易进行共享，为了解决这个问题，可以通过网络云计算工程进行，因为云计算中有庞大的数据，并且有专业水平极高的技术人员进行数据的管理，他们利用尖端的科学技术进行数据的分析和处理，能够实现和时代的同步发展，因此，可以通过云计算实现不同计算机网络平台的资源共享。

其次，要加强对开放事业单位档案信息的宣传工作，做好档案信息的报道和交流，例如，通过微信公众平台推出档案馆的工作性质，档案信息的含义、意义和现状，引导人们正确的认识档案馆，科学合理的利用档案资源。

三、结论

综上所述，有效缓解事业单位档案管理信息化建设中的问题，能够提升单位档案管理水平。作为事业单位相关管理工作人员，要充分重视档案信息化管理建设，并不断提高信息化管理水平，解决在档案管理实际工作中存在的问题，要提高对信息化管理的重视程度，提升管理人员的信息技术水平，通过采取各種解决措施，可以优化硬件设备配置、规范化各级领导职工的操作、增强工作者业务能力、保护事业单位信息安全、放大信息化建设的价值，从而推动档案管理工作的优化发展，构建一个公正、权威的事业单位档案管理体系，为我国档案信息化的建设和管理奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环渤海经济瞭望，2020

[2]李 欣.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].科学大众（科学教育），2019

[3]王 丽.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].中外企业家，2019

（作者单位：甘肃省民勤县档案馆）