人事档案信息化管理与服务工作之探析

苏志旬

摘 要：随着信息时代的到来，信息流变得越来越快，这也对21世纪的人们提出了新的要求。信息时代要求人们努力从生活中挖掘各种信息，因此，做好人事档案管理信息的建设工作十分有必要，人事档案管理是系统的，耗时的。对于高度复杂的任务，信息数字化是其发展的必然选择。在进行档案管理信息建设的过程中，档案管理部门的工作人员必须要积极参与和大力配合，对于其中出现的问题要细细分析并找出解决问题的对策，结合时代发展要求优化人事档案信息管理工作，提高管理服务水平。

关键词：人事档案;信息化管理;问题;对策

一、人事档案管理信息化建设的重要性

在中国共产党第十六次代表大会上明确指出：信息化是我国加快实现我国工业化和现代化的重要标准，是证实个人相关问题的重要凭证，对人力资源管理，人才资源开发具有不可缺少的作用。

1.干部人事管理的需要

干部人事档案作为考察优秀干部的一个重要标准，可以有效的加强干部队伍的建设，促进对工作人员工作的监察，还能对党政管理工作起到重要作用。而且，進行干部人事档案信息化管理，可以对相关资料进行有效储存，并在有需要时可以快速的寻找到相关信息，这些信息包含干部的基本人事资料，还有职位调动等资料，可以为领导和有关部门提供及时重要的员工干部信息。干部人事档案服务于干部培养。干部人事档案是干部选拔重要参考依据，来不得半点马虎，必须做到准确、全面、客观、真实，以档案的清清爽爽保证用人的清清爽爽。档案要服务于干部培养，以从严管理档案、高效利用档案，只有这样才能更好地起到教育干部的作用，因此，档案管理工作必须要把控好质量，还有要保证准确度，切实做到信息全面真实有效，管理工作管理工作有序，从根本上去提升新时代下干部人事档案管理工作的工作质量和水平，以便为人民提供更好的服务。

2. 流动人员人事管理的需要

建设流动人员人事档案管理信息化对应对人员频繁流动具有十分重要的意义。人力资源的流动越发频繁，对流动人才的档案管理成为当务之急，流动人员档案管理是社会主义市场经济不断发展进程中的新成果，因此，必须要构建一个合理有效的人事档案管理体制，以适应目前人员流动频繁的社会现状，同时，此举也能促进人才的合理配置和使用，还能在一定程度上提高人才队伍素质。档案管理的信息化它极大地方便了员工和客户，减少了员工的工作任务，提高了工作效率和服务水平，例如，利用智能系统分配方法来进行仓库管理，可以使人员档案的进入和退出变得更容易，更快，更有效和更准确，还能节省仓库空间，降低了管理成本。该系统还能实现文件与网络数据的线上线下实时同步联络共享信息，并配置了通过扫描二维码来进行防伪验证的功能，极大地提高了工作效率，减少了工作误差。

3.人事档案信息利用率逐步提高

传统的人事档案管理模式，不仅查询工作繁琐，查到的信息有时候还不准确，很大程度上造成工作效率低下，增加了工作失误的风险。而且，还存在信息更新不及时的问题，例如有些工作人员因为特殊原因需要暂时离开工作岗位或者擅离职守，但相关信息却并没有该种情况的记载。在强化人事档案信息化建设过程中，可以引进信息技术，利用计算机等工具对人事档案进行科学管理，可以对档案信息进行分类别归档，设置特殊的提取功能和识别功能，建立管理系统，对相关人员的信息进行收纳存档，其他有需要的人员通过账号密码进入系统对个人档案信息进行查找。这种新的档案管理模式提升了档案的管理的效率，降低了档案管理的成本。由于科学技术的发展与进步，让人事档案信息处理不断发展，人事档案信息利用率不断提高。

二、当前存在的一些问题

在传统的文件管理系统的基础上，其管理方法明显落后，作为一个信息管理量大的项目，人事文件的信息化程度较低。信息在于沟通，人事档案的过分强调使部门之间缺乏合作，不利于人才的探索和利用。

现阶段的人事档案的管理方式主要有以下的问题：人事档案管理的形式比较简单，档案造假现象屡禁不止，相关专业人员待遇有待提高，具体分析如下。

1.人事档案管理的模式过于单一

目前，缺乏对人事档案管理的关注太简单了。文件管理是一项专业，政治和保密工作。人事档案资料需要专人管理，并分别存储。但是，很多管理人员的管理思想观念也不靠前，没有强化对人力建设方面的投入，使得事业单位在进行管理时，档案管理的相关设备也比较陈旧，硬件设施不能满足当前环境的需求，没有具备扎实技能的现代化档案管理人才。所以在进行档案管理工作开展的过程中，相关管理人员只是简单对单位内部档案管理资料进行收集整理，大部分工作只是通过人工方案进行。这样的管理模式，会受到各方的限制和制约，导致档案管理工作的效率较低，人事档案管理质量也无法提升。在人事档案管理中，一些领导者在理解上存在一些误解。他们认为人事档案的管理是文件的保存工作。只要它们没有丢失或泄漏，它们就可以处理外部传输和文件检查。因此，这种情况下很容易忽略了人事档案管理工作的重要性，无法及时发现管理过程中的问题，档案工作自然会失败。

干部和职工对人事档案知识不足。当他们填写类似的表格，例如简历，年度评估表格等时，有些人可以保存甚至不填写，而且敷衍了事。一些材料认为归个人保管可以更安全，使用起来更方便。不愿意将材料交给文件管理人员进行管理。目前的档案和人员管理模式比较简单。每个部门对应的档案管理都亟需专业人员来进行档案管理，如果没有统一专门的部门来负责，没有固定的管理模式的话，会给人事管理工作的完善带来了极大的困扰。由于员工层次的多样性，信息管理只重视内部合作，忽略了管理工作需要的多样性，而且管理方法陈旧保守，不够灵动，不利于人事档案管理工作的进行。

2.存在档案造假现象

现阶段干部档案管理工作中出现档案造假的欺诈行为，在现有的人员档案管理模式下，经常发生“欺诈欺诈”现象。例如，高考，人员调动，就业，公务员注册和研究生入学考试。个人甚至可以通过修改人事档案中的姓名以模仿来达到学习，工作和参军的目的。一些人伪造了干部的简历，党员资料和学历证书，以争取更高级别的领导职务。也有单位的个别负责人使用文件进行报复，对员工造成极大伤害。不同形式的虚假档案的反复出现反复挑战了档案系统的严重性，准确性和独特性。虽然现在法律有对档案欺诈行为进行打击，但是依然不能完全杜绝档案造假的这种行为。干部的简历主要包括年龄，资历，党龄，学历，工作经验和干部的身份等信息，而最主要是对其年龄，经验和学历方面的信息进行造假，更为可笑的是，除了性别之外，某些人的身份信息是凭空捏造的。

3.档案专业人员待遇需要进一步提升，队伍建设工作有待加强

相关档案专业人员工资待遇较低，这使得这一群体无法对于档案处理工作产生足够的重视，无法认真履行自身的工作。目前的档案管理只是侧重于档案管理，没有把重心放在服务人上面。其实这种问题出现的真正原因在于整个事业单位档案管理缺乏专业专门的管理人才。由于缺乏人才所以导致工作效率不高，水平较低。事业单位档案工作人员缺乏好的导师的引导和指教，自然工作效率上不去，对工作也没有什么兴趣。

而且部分档案管理人员的专业素养不够强硬，许多档案管理员在上岗之前并未接受任何的职业培训和技能教学，他们几乎对于档案管理处在空白阶段，这也导致了他们无法胜任系统科学的档案管理工作，有些事业单位根本没有设立任何档案管理方面的职位，档案管理都是由一些从事其其它工作的人来担任，这些都暴露了当今社会档案专业管理人员工资需要上调，档案管理建设工作有待加强。

三、完善档案信息化管理的对策

1.健全优化档案管理制度

要建立一个专门针对文件的管理系统，从生成文件数据的收集和归档到文件室的统一管理以及文件的日常存储，借用和使用，必须制定严格的系统。根据信息化要求，優化干部人事档案收集系统，身份档案系统，搜索（借阅）系统，文件传输系统，保密系统等。档案管理人员利用信息化来更好地进行信息的识别，保证真实性。档案管理人员必须坚决恪守自己的行为，即无推荐信，无非正式党员，不参与调查，不涉及家庭成员的调查，没有领导者不检查;未经领导批准不得借款;没有特殊需要的人不要借钱;没有完整的程序就不要借钱;不借用相关文件;个人文件不转移，不转移命令，不转移身份信息，不转移相应的资料，从而更好地保证文件内容的准确度和提高工作效率。

2.加强法律法规建设，严肃档案管理纪律

首先，在进行人事档案管理工作中，要依照法律法规来工作，不能越出法律的底线，跟随立法走势来安排档案管理工作。其次，可以引入信息技术，利用网页链接到档案管理系统的方式进行档案管理，在客户端设置权限，将管理员和用户区分开来，管理员负责管理系统，输入档案信息，用户可以依据个人账号密码登陆系统进行档案信息查询。这样不仅能够节省大量的人力资源，空间资源，提高查找资料的效率，也更易于资料的保存，还能够较好地实现对于档案资料的更新。当然，还要安全管理电子档案。根据自身的实际管理工作发展需求，建立人事档案管理的一套科学体系构建，制定一套符合自身需求发展的档案管理规章制度，明确档案管理的专业发展和管理创新新的方向。对于违禁档案，刻意编造虚假事实，乱填乱写档案的进行从严处理，切实落实档案精确，信息管理规范。让档案管理更加规范。

档案管理的工作可以把那些分隔了的部门全部整合在一起，这样有利于把分散的数据和档案信息集中、归纳、整理。这么做可能会让文件的集中性更高，如果其它部门需要利用文件来进行工作，企业办公室文件管理部门可以采用文件共享的方式来协助企业其它部门的协调工作。其次，可以将传统的档案管理部门建设成为网络化的数字档案管理部门，但是在建设数字化档案的过程当中，一定要符合当地政府相关的规定和要求。并且当地政府也要根据数字化档案馆的建立来适当的转变其政府职能，这样才能与数字化档案馆进行更好的匹配，跟上时代发展的潮流和脚步。

国家和相关的政府部门可以出台有关的法律法规，健全档案管理信息化的制度，制定相关的标准。不管是一般的档案还是机密档案，所有的档案管理信息化都要符合国家以及相关部门所要求的标准。还要不断提高档案管理信息化的标准化程度。

3.加强档案人才队伍建设

首先，一定要加强档案工作者的服务意识，强化他们服务的观念。因为档案管理信息化的工作，并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到很多方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成是一个带有国家荣誉感的工作，这是作为国家信息建设的其中一个非常重要的分支。有些机密文件只能够永久保存和给有关部门的人员进行查阅，除了那些绝对机密的文件，其它的文件可以加强其服务的领域。并且一定要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使所有的经济效益达到最大化。领导要加强对人事档案管理工作的重视，定期检查，指导和监督文件管理，并及时发现和解决问题。还要制定人事档案管理工作发展需要达到的总体目标，做好规划，使档案工作能够有序进行。各级组织要加强对档案工作的领导，加强档案工作人才队伍的建设力度，提高他们的各方面能力。定期对档案管理工作人员进行工作培训，从思想上提高他们的管理理念;能力上加强管理技能培训，提高工作适应性。通过开展培训活动，达到树立信息管理理念，完善原始知识结构的目的，从而建设一支有水平的档案管理人才队伍。

4.改变档案管理理念

传统模式下的管理方法已经过时了，落后了，不使用于当今现代社会的事业单位档案工作了。老派的管理方法起不到良好的作用，不能充分发挥人的价值所在，并且会影响整个工作进程。人性化管理就不同，人性化管理是一直坚持以人为本，可以让档案的价值充分发挥出来，也可以使事业单位档案工作人员找到自己的价值所在。人性化管理在一定程度上挖掘了事业单位档案工作人员的内心需求，同时也帮助工作人员去了解客户真正的需求，真正意义上的服务于客户。

四、结语

简而言之，人事档案管理工作的不断改进和完善必将给人事档案带来新的活力和生命力，必将使中国信息化水平跃上新的台阶，必将为社会主义建设提供有力的保证。信息管理技术的应用意味着它可以实现快速的查询和保证信息的准确无误，还可以减少文件的损耗，而在人力方面则有助于减少工作步骤，提高工作效率，有利于促进人事档案管理工作的改革，提升其服务水平。总而言之，新经济时期的大背景下各级单位优化档案管理事业工作人员面对着新的经济社会发展形势，传统上的档案管理事业工作已经基本无法完全满足促进档案管理资源有效综合利用的实际需求，所以各级档案管理工作人员必须紧紧结合当前档案管理事业工作发展中的具体突出问题，积极探索各种优化改革创新档案管理的有效措施，为促进档案管理资源的有效综合利用发展创造良好的发展条件，探索开辟出一条有效提升各级单位优化人事档案管理工作的有效发展路径。

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（作者单位：日照市岚山区人力资源和社会保障局）