图书资料档案实施信息化管理的优势分析讨论

陈艳艳

摘 要：随着生活水平的不断提高，图书资料已由原先的奢侈品升级为不可缺少的必需品。当前社会是知识的时代、是人才的时代，人们为了累积足够的知识就需要广泛阅读图书资料。因此，广大档案管理者必须时刻保持与时俱进的工作理念，借助信息化技术及时完善更新图书资料数据库，用全方位的信息化管理实现图书资料的资源共享。以当前图书资料档案管理的现状为切入点，详细分析信息化管理的优势并提出若干有助于信息化管理实现的路径方法，力求为图书资料档案管理工作的提升增添助益。

关键词：图书资料档案;信息化管理;优势分析;路径方法

在大数据背景下，信息技术在潜移默化中渗透至各行各业并取得了可喜的成果。信息化管理颠覆了原有的管理理念和工作方式。图书资料档案管理在信息化的推动下大大提升了工作效率，使得资料查找变得更加方便、快捷、准确。图书资料档案信息化管理能大大节约原有的管理时间，减少对管理工作人员的使用，使图书资料存储更加科学、有序。信息化图书资料档案还能节省纸质资料的存储空间，避免因保存不当而造成的珍贵资料损毁，是图书资料档案管理工作发展的大趋势。

一、图书资料档案管理的现状

1.图书资料档案使用不足

很多企业、高校图书馆都将图书资料档案管理的重心放在收集、整理、保管上，不重视图书资料的使用，更不会对文献的内在价值进行深层发掘，使得很多珍贵文献的作用无法实现最大化，很多瑕疵点被掩埋。部分图书资料档案管理部门受各种因素影响还未能实现完全信息化。现代化设备的缺失使得很多管理工作还在由手工作业向智能化过度。受档案性质影响，很多部门严格自信封闭化管理，使得眾多档案成为了管理员一人的财富，在一定程度上造成了档案资源的闲置和浪费。

2.档案价值不清晰、数字化进程缓慢

很多档案管理部门没有专职的档案价值鉴定人员，收取图书资料时不对内容的真伪和价值进行鉴定，只按性质进行分类存放。随着资料的不断增多，管理使用的难度越来越大。部分规模较大、资金充裕的档案管理机构引进了现代化设备，加快了档案管理和利用的数字化进程，但很难与档案资源现代化开发保持步调一致，不利于档案的程度开发。部分小型的档案管理结构还停留在纸质化管理阶段，用户在查找信息时极度不便。

3.管理制度不完善

很多档案负责人对档案管理工作不够重视，使得实际档案管理工作缺少规范化和制度化，严重阻碍了资料收集工作的开展。图书资料档案管理是一项系统化的工作，需要多个部门相互配合完成。在实际工作中，很多部门对图书资料的归档范围模糊不清，常常造成资料收集不全和归档不及时的现象。图书资料管理制度的不完善，使得对相关部门和个人的约束力严重不足，直接影响了档案资料的完整性，降低了档案的质量。

4.管理观念落后、档案意识淡薄

图书档案管理观念是图书馆未来发展方向的指引。受单位体制影响，部分管理人员的思想意识严重滞后，仍秉承传统的管理理念。随着社会经济和科学技术的快速发展，档案资料数量大幅增加，管理工作的内容和压力不断增大，老旧的管理观念会给图书馆运营增添额外的负担。只有摒弃传统的管理理念，保持与时俱进，才能保证资料档案管理工作与时代发展同步。

随着信息技术的进步，很多图书资料档案管理机构都引进了各种现代化设备。但总体来讲，图书资料的归档方式还不够先进，过于闭塞，创新意识和创新方式严重不足。档案资料包括纸质和数据信息等形式，其中以纸质为主，纸质档案保存往往要占用大量的空间，还要保证良好的环境条件，无形中提升了档案管理的成本，降低了档案的使用效率。图书档案资料的重要性不言而喻，直接反映图书管理工作的成果。档案意识的淡薄使得很多相关工作人员工作意识存在偏差，对档案管理的重要性体会不足，在资料收集的过程中缺少积极性和主动性。

5.工作人员信息化能力不足

由于长期从事高重复性的工作，图书馆工作人员在实施管理工作时岗位意识严重匮乏，仅按照国家的相关政策法规，不愿学习新理念和新技术。当前，国内图书馆多为事业单位，工作人员具有终身性，这使得工作意识懈怠严重，不求上进，在学习信息化管理的有关内容时敷衍塞责，专业技术掌握不牢，仅能满足简单的操作需求，限制了信息化技术功用的发挥。

二、图书资料档案实施信息化管理的必要性

档案是第一手的信息资源，是庞大的信息库存。图书资料档案将各种零散的信息碎片按相关需要整合到一起，能更好地发挥档案信息的价值和作用。档案信息化管理是档案管理工作的重要构成，是信息化背景下档案管理工作未来发展的趋势，有助于降低图书资料档案保存和归档的难度，提升档案资源的使用效率。当前，数值化和共享是时代所提倡的发展理念，图书资料档案的信息化管理是实现馆藏资源数字化和共享的基础，能满足更为广泛的服务需求。相关部门应积极制定完善图书资料档案信息化管理的标准，积极开发相关软件，将纸质文档转化为电子文件和电子档案，保证电子档案的完整、规范，提高保管的安全性，在全国范围内建立共享平台，实现档案资源互通。相关负责人要将档案信息化管理看成一项长期性工作。为夯实管理基础，要制定出台科学合理的管理模式，提升档案管理工作的有效性。此外，还要注意提升档案的活性，充分发挥档案信息的价值。

三、图书资料档案信息化管理的优势

随着信息技术的快速发展，传统的档案管理模式已严重制约档案资源价值的发挥，正逐渐被时代抛弃。在信息化的背景下，图书资料档案管理必须实现现代化和信息化。当前，实施图书资料档案管理信息化的各项条件已相当完备，主要优势体现在以下几点：

1.有效提升图书资料的利用效率

受传统档案管理体制和形式影响，一直以来，图书档案管理工作效率低下，全人工管理的工作模式已与时代发展脱节，无法满足现代化工作需要。从一般意义的角度看待档案管理，不利于档案信息功能的发挥。当前，多个领域都实现了网络信息共享，信息化建设和信息化管理都取得一定成绩。用集成化管理的模式管理图书资料档案信息能有效提升文献资源的使用效率，增加图书档案信息的活性，为档案管理工作奠定夯实的基础，实现档案使用价值的最大化。截止目前，我国颇具规模的图书馆超过2000所，藏书量近10亿，这些图书馆均配备了现代化设备。其中，高校图书馆往往藏书更多、数字化设备更先进。在信息化管理出现之前，很多高价值的图书资料因各种原因被冷落于仓库，使用价值大大受限。信息化管理破除了图书馆封闭管理的状态，扩大了文献资料的服务范围，提高了图书馆资源的使用效率。

2.信息化管理能提升图书馆的自身建设

信息化管理提升了图书馆的服务功能和自身建设，使其能够发展壮大。信息化是当代图书馆不可或缺的管理手段。当前，网络发展进入了5G时代，信号已覆盖国内的各个角落，计算机和各种移动设备与网络的融合能使图书资料资源实现全面共享，进而提升管理工作效率。档案管理服务的是社会各个阶层，资料共享能加强各界联系，提升人们的素质素养，推动整个社会的文明进程。

3.更好地保存纸质文献

传统的图书资料管理工作主要是负责纸质资料档案的租借，其中很多纸质档案珍贵、稀有，在租借过程中难免出现损毁，不仅影响档案资料的价值，还需要耗费大量的人力、物力进行修复、保养。为保障档案资料的完整性，图书馆不得不将珍贵稀有的文献资料封存，影响其价值发挥。借助信息技术管理图书档案资料能有效弥补传统管理模式的漏洞，满足社会公众对珍贵文献资源的需求，使原始图书档案得到妥善保管。信息化管理的实施让人们只需通过网络便可获得所需资料，大大节省了资料查找的时间成本和空间成本。此外，人们还可以借助网络分享交流自己对文献的疑惑见解，增强图书资料的影响力。网络的使用大大节省了纸张的使用，既能做到节能减排，又能提高已有文献的保管效率，与国家的绿色环保发展理念不谋而合。

4.实现资源共享、促进公众精神文明发展

当人们离开学校后，图书馆便成为了获取知识和信息的重要渠道。随着网络和信息技术的普及，人们获取知识的渠道更加丰富，图书馆的使用频率逐渐降低。网络信息具有种类多、渠道广的特点，给传统图书馆造成了巨大冲击。图书馆要想在激烈的市场竞争中占据不败之地，就必须与时代发展保持同步，用现代化的科学技术武装管理工作，利用信息技术为图书资料和读者提创建有效的沟通平台，全面实现信息互通，促进公众精神文明稳定发展。信息化系统的建立，加大了图书资料档案信息的有效性和共享性，拓展了信息资源的服务范围，图书资料在网络平台上更易于需求者查找和使用，使需要者可快速在网上完成检索、浏览。除服务使用者外，还方便工作人员按需浏览，可随时调取存储，大幅提升原件的使用效率，方便资源整合，实现图书资料档案信息的资源共享。

5.节约人工成本、提高服务质量

图书馆具有馆藏资源巨大、能满足各阶层社会公众需求的特点，管理工作重复性高，单调乏味，工作效率难以提升，需要用到大量的管理人员。计算机信息技术的应用，不仅能提升管理工作的工作效率，还能有效改善管理人员的工作环境，减少对工作人员的需求，降低运营成本。使用信息化手段处理图书资料档案后，图书资料以电子目录和文档的形式归档，使用者只需输入关键词便可通过查询系统找到所需资料，极大地缩短了信息获取的时间，提升了信息查询的准确性。信息化管理完成后，能将档案管理人员从繁琐的高重复性劳动中解放出来，优化了工作条件。工作人员在组建完善电子档案信息时，只需输入规定指令就能自动完成录入，减少了人为操作的错，大大提升了工作效率、节约了人力资源成本。信息化系统的建设方便工作人员自行查询各种信息，并保持与使用者间的良好沟通，有助于为使用者提供更加方便快捷、个性化的服务。信息化还能加深工作人员对档案信息的掌握，使用者会对服务更加满意。

6.激发潜在的社会效益

要想实现图书资料集成管理，就必建立图书资料档案的信息化。让各种图书资料通过网络平台集成电子信息。信息通道的形成，能让具有不同功能的部门、环节突破时间、空间和环境的限制，使信息资源实现自由流通。图书资料档案管理的信息化，能有效提升档案管理工作的整体水平，激发出潜在的社会效益。

四、提升图书资料档案信息化管理的策略

1.加强信息化意识培养、提高信息技术水平

只有提升档案管理人员的综合素质，才能为档案管理工作提供更为优质的服务。信息化管理离不开人的因素，各相关管理人员要摒弃原有的管理理念，建立正确的信息化认知，推广普及信息化操作技能，争取打造一支高素质、高水平的档案管理队伍。档案管理人员只有掌握了最为先进的管理技术，了解与档案管理相关设备的性能和使用方法，才能提升图书资料管理工作的水平。用不断提升的信息化意识和信息技术水平扩大图书资料档案管理的深度和广度。提升工作人员信息化管理水平的方法主要有以下几点：一是定期开展工作检查，加大考核力度，迫使工作人员提升责任感。二是通过摸底考核发现当前工作中存在的问题，积极制定应对策略，帮助工作人员查找自身不足，方便日后改进。三是定期组织培训学习，帮助工作人员树立正确的工作认知，自觉地提升業务能力，掌握各项规章制度，更好地提升服务质量。

2.提升图书档案管理的信息化

当前，国内各级图书馆都在积极开展信息化建设，实现网络化与档案管理工作的渗透融合。但受技术局限，多数图书馆的信息化管理仅停留在资料扫描、登记、上传，维持信息化管理的初始局面，降低了馆藏资源的功效性。图书馆的领导层要对信息化建立正确的认知，将信息化工作内容由资料上传、管理延伸至利用动画技术对档案资料进行加工修复，使其成为符合信息化管理需求的格式，实现图文结合的新状态，使图书资料档案管理工作保持与时俱进。

3.加速图书馆的信息化建设

前面提到国内的图书馆多为事业单位，其生存、发展主要依赖地方财政支持。要想加快图书馆的信息化进程，地方财政就要加大投入，通过资金扶持全力支援信息化建设。中央财政的统一划拨制度为地方图书馆的建设提供了良好的契机，各图书馆应对自身条件进行科学评估，按实际需求申报建设资金，积极开展信息化建设。

4.提高文献资料的共享性

资源共享是我国重要的战略发展理念，也应是档案管理未来的发展方向。我国图书管理形成的时间悠久，在漫长的岁月中逐渐细化为儿童图书馆、科技图书管等模式，不同的图书馆间交流沟通较少，很多重要资源长期处于闲置状态，不便于使用者选择。信息化管理后，各类图书馆可通过网络平台进行资源共享，让各种图书资料相互传递。此外，还应建立使用者数据库，实现个性化定制，提供按需服务。

5.资源信息社区化

我国公民享有平等的接受教育的权利，随着经济的快速发展，人们对知识的极为需求，图书馆应发挥其公益性的功能，满足各阶层的需求。馆藏资源的信息化能让各项文献资源进入社区，为社区百姓直接提供知识服务。图书资料资源的社区化有助于地方精神文明的建设。在政府加大公共投入的同时，也可鼓励社区群众捐赠，在丰富社区群众的业余生活的同时满足社区群众的知识需求。

五、结束语

终上所述，图书资料档案是城市发展、知识传承的载体，是增加人们知识储备的重要工具。信息化管理的实施能增强图书资料的活性，全面实现资源共享，更好地发挥其功用，为国家精神文明建设贡献力量。

参考文献：

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[2]聂云莲.大数据时代背景下图书资料档案工作实施信息化管理的若干途径分析[J].经营管理者，2019

[3]卞平原，王 杰.信息时代图书资料信息化管理的优势分析讨论[J].科技创新导报，2019

[4]李昊生.图书资料档案实施信息化管理的优势探讨[J].中佳木斯教育学院学报，2019

（作者单位：福建平潭综合实验区图书馆）