学校档案管理信息化建设研究

高斯娜

【摘要】学校档案是对学校发展历史的记录，是改革及优化教学、促进学校管理水平提高的重要根据，落实好学校的档案管理工作十分重要。将信息化建设应用于学校档案管理中，能够有效防止原件受损，在后期进行查询及维护时也更加便利、快捷。在新时代发展形势下，人类的工作、学习以及生活方式发生了巨大变化，对信息化以及网络的依赖性越来越强。因此，各学校也要意识到建设信息化档案管理的重要性，及时更新档案管理理念，积极应用更为先进的技术手段，给予学校档案管理充分的重视。不过，目前学校在建设信息化档案管理的过程中仍存在一些问题，本文就通过对学校档案管理中存在的问题进行浅析，进一步提出行之有效的解决措施。

【关键词】学校;档案管理;信息化建设;存在问题;解决措施

互联网技术的不断发展为学习档案的信息化建设带来了机遇和挑战，同时给学校的档案管理信息化建设提供了技术基础。目前，档案管理的数字化已经日渐成熟，在整理、检索、编目以及统计上基本均实现了数字化，这为升级信息化档案管理模式奠定了基础。学校在开展档案管理工作时必须要以全面建设信息化与协同平台应用为前提，以促进学校档案管理信息化的升级为目标，贯彻规划统一、实用规定以及分级管理的方式，切实落实档案管理系统的开发以及档案管理信息化的创建工作，逐步做到学校档案资源的数字化、电子档案管理的规范化以及信息服务的网络化。

一、目前学校档案管理工作中存在的问题

（一）学校对档案管理的重视程度不足。部分学校缺乏档案管理信息化的相关理念，且不重视学校档案管理的现象不仅发生在管理层中，还体现在档案管理人员身上，作为档案管理人员，没有意识到档案对于学生及学校的重要性，缺少全局理念。许多学校档案管理人员在工作时循规蹈矩、墨守成规，忽略了档案的信息化管理能够带来的利益，妨碍了信息化建设进程。因为思想观念落后于时代，所以一些管理人员仍然按照传统方式实施档案的管理及归纳工作，效率低下且质量不高。如若学校工作人员仍囿于传统观念，不思进取，那么实现档案管理的信息化将会成为空想。

（二）管理模式较为落后。现在大部分学校里仍然采取原有的存放及管理模式，没有利用好信息共享、数据挖掘以及信息提取的优势。首先，传统的档案管理模式严重阻碍了学校档案价值的使用，同时降低了档案管理工作人员的创新积极性，进一步阻碍了档案管理信息化的建设。其次，传统的档案保存方式无法做到直面自然及社会灾害。在发生火灾或地震等自然灾害时，纸质档案容易被损坏，无法保证其安全性。以上这些因素均制约了新时代学校档案管理的信息化建设。

（三）服务模式较为单一。档案管理工作的所处环境通常较为封闭，且容易受到传统观念的干扰。大部分档案管理工作人员的思想理念也较为落后，工作方法也相对单一。目前的利用方法基本是登门造访，一般的档案管理工作仅仅满足于利用档案的数量以及行为，而没有意识到档案本身的实际利用效果，无法成功建设高效的档案利用系统。

（四）档案管理人员的专业素养不足。虽然现在部分学校已经认识到了加强档案管理信息化的重要性，但档案管理人员专业水平较低的问题仍无法在短时间内解决，一些初步接触档案管理工作的新人尚且缺乏管理经验，有资历的老人则面对着由传统模式向新型信息化建设转型的挑战，因此，我国目前的学校档案管理信息化建设仍有一段路要走。大部分学校缺少高素质、拥有专业化水平的档案管理队伍，同时缺少具备信息化技术以及专业管理知识的高素质人才。此外，档案管理工作人员的专业水平低多是由于其在正式从业前没有经历过专业的信息化技术培养，专业的不对口加上不能熟练运用计算机给档案管理的信息化建设留下了隐患。

二、促进学校档案管理信息化的有效途径

（一）增强档案信息化基础建设。要将创建档案信息化归入学校的总体规划里，就必须增强创建档案信息化所需要的相关基础设施建设。在推进整体管理工作时，应该提升学校档案管理工作中计算机网络技术运用的质量与效率，充分发挥出各个档案空间储存信息的作用，然后通过建设及完善校内校园网给学生及教师查阅及浏览相关信息资源提供便利。除此之外，还要链接进入网络系统，以达到档案部门可以利用校园网进行远程管理档案数字化的目的。

（二）创建并完善档案信息化管理的规章制度。要想促进学校档案管理的信息化建设，首先必须要构建出相應的管理体系，规定好档案信息化管理的工作流程，配置好操作平台中有关管理系统的硬件及软件设施，还要创建出档案信息保密系统，只有这样才能做到有章可循。其次，必须要落实岗位责任制以及人员安全管理等工作，做好有关数字文件、电子文件作者名的标注工作，以防止在检索时出现混淆不清的现象。除此之外，还要对用户实施有效的监控，以规避因部分违法操作的发生导致不必要的经济损失，同时要对数字化档案的借阅及归还制度划定统一的标准。相关档案管理单位作为一定意义上的“把关人”，可以在职权范围中对已在传播的信息做出处理，宏观影响档案数字信息的传输、组织以及加工，做好把关工作。

（三）加强对学校档案服务体系潜在价值的挖掘。学校的档案信息与资源二者之间有着密切的联系，许多信息存储于相关档案里，所以要对学校档案的服务价值进行深度挖掘，充分开发出资源的多样化运用方式，为发挥档案价值的作用奠定基础。因此，档案管理工作人员需要具备深层次开发资源的能力，并将其用更佳方式传递给领导及各部门，不断扩充档案服务内容，使其为教育、教学提供更加优质的服务。在实施档案管理的信息化建设时，管理人员应该以学校原始信息的合理引用为依据，对相关信息进有针对性的整理及调整，把原始信息建设成为可以运用的档案信息，也为校领导、外部人员以及相关部门提供一个了解该学校的途径。

（四）提高档案管理人员的工作素质。作为实施档案管理信息化工作的主体，档案管理人员要不断提高自身综合素养，强化自身的业务水平，以促进档案管理信息化建设的进一步增强，真正做到无纸化办公。实现档案管理的信息化是落实无纸化办公的主要途径，因此，工作人员要特别重视计算机相关知识的掌握及运用，进一步拓宽自身眼界，迎合高速发展的社会所提出的新要求，研究出更符合本校的档案管理信息化模式，推进档案管理工作质量及效率的提高。

三、总结

总结来说，推进学校档案管理的信息化建设既可以紧跟时代，还能够提高档案管理的质量及效率，帮助管理人员尽量降低其负担。所以，实现学校档案管理的信息化建设是十分有必要的。建设档案管理的信息化是一个长期、见效慢且投入高的庞大工程，学校要不断为信息化建设提供人力、财力及物力，促进档案信息的数字化转换，进一步促进档案管理的信息化建设。

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