新时期高校效能型机关建设刍议

2020-07-14王超李军王竹君

办公室业务·上半月 2020年6期

王超李军王竹君

【摘要】本文阐述了对高校效能型机关内涵的认识，论述了效能型机关建设对于新时期高校建设的特殊意义，深入分析了高校效能型机关建设目前存在的问题及内因，从组织机构、制度机制、人员素质等多方面，提出了建设新时期高校构建效能型机关的途径与方法。

【关键词】新时期;高校;效能型机关;创新管理

高校机关是承接学校党委、行政与各教学科研二级单位的中心枢纽，肩负着学校教学、科研、宣传、组织、财务等各方面工作的策划、组织、协调、指导与落实的职责，是沟通上级部门、协调二级学院、联系政产学研等单位不可或缺的载体，是学校对外开展交流合作的形象窗口。高校机关工作直接关系到高校教学、科研、社会服务和文化传承四大社会功能的实现，关系到学校教育事业的改革与发展的总体进程。随着新时期国家高等教育事业的飞速发展，对高校机关管理工作提出了新的更高的要求。高校机关要不断适应高等教育事业发展的环境与需求，着力提升管理服务工作水平，为教师、学生及社会提供更优质高效的服务。

一、新时期高校效能型机关建设的深刻内涵

效能是效率、效益、质量和能力的总称。高校机关管理效能，是指高校机关管理的效率、效益、质量和能力，是高校机关服务质量、管理水平、工作绩效的集中反映。建设效能型机关，就是要根据高校机关工作面临的新形势、新问题，不断创新服务与管理的措施、制度、办法并严格落实，实现机关部门运转协调、工作流程科学规范、人员办事高质高效以及管理活动的优化配置，实现优质高效的管理目的。效能建设的好坏，小则关系到有关事务的办理，大则关系到学校改革与发展的进程以及学校整体水平的提升。高校效能型机关的建设与学习型机关、服务型机关、创新型机关的建设是辩证统一的、相辅相成的。学习型、服务型、创新型是机关效能建设的目标，又是实现机关效能的基本前提、基本途径和基本要求;而效能又是不断学习、创新，不断服务好、管理好的基础和评价依据。效能型机关建设，涉及机构岗位设置、工作流程、人员素质、学习培训、人员能力、工作作风、监督考核、绩效激励以及工作软件、办公自动化等多方面因素。

二、新时期高校效能型机关建设的重大意义

（一）构建效能型机关是实现高校发展目标的要求。目前中国已经进入了由高等教育大国向高等教育强国转变的关键时期，高校在学科建设、办学规模、人才培养、队伍建设等有了新的变化。很多高校提出了建设“国内知名的教学研究型大学”“世界一流研究型大学”“世界一流大学”等奋斗目标。高等教育的发展面临着国际国内等多方面的新形势，高校之间在生源、人才、科研等方面的竞争也日趋激烈。面对新的形势，高校要实现发展的目标愿景，一方面要确立符合国情校情的发展思路，另一方面必须提高自身管理效能，不断改革创新，增强应对新的复杂局面的能力。在这样的背景下，高校机关作为高校基本职能的直接实施者，建立办事高效、运转协调、行为规范的管理体系，成为高校机关必然而又迫切的需求。

（二）构建效能型机关是高校在新时期发挥好四大功能的要求。人才培养、科学研究、社会服务和文化传承作为高校的四大社会功能，每一项功能的组织实施都与高校机关的工作息息相关，包括学科建设、教务管理、宣传教育、学生工作、就业政策、科技管理、对外交流、人事管理、后勤保障等诸多方面。高校机关的工作成效将直接影响四大功能的实施效果。

（三）构建效能型机关是科学、民主、依法治校的要求。科学、民主、依法治校，是学校师生及社会对高校办学的要求，更是高校贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义教育思想的基本要求，是推动学校全面、协调、可持续发展的根本保证。高校机关是科学、民主、依法治校的具体执行者，它需要不断优化管理，改善作风，全面贯彻执行教育法律法规，规范、高效、公平、公正地行使办学权利。构建让学校师生满意、满足学校科学发展需要的效能型机关势在必行。

三、新时期高校效能型机关建设存在的问题

（一）创新环境不支持、改革精神尚缺乏。创新是一个民族进步的灵魂。对于高校机关管理来说，管理改革与创新是保证学校事业健康发展的灵魂。随着新时期高等教育发展需求的变化，很多影响学校发展的深层次的瓶颈问题开始显现。目前高校已经从过去注重硬件设施投入的外延式发展，向注重提高质量的内涵式發展转变。很多高校机关工作人员缺乏一种与时俱进、锐意进取的精神，对国家发展重大政策不敏感，对影响学校有关事业发展的深层次问题研究不够，管理创新与改革能力不强。大多数机关管理干部经常忙于机关日常管理事务，无暇考虑管理工作的创新。有的即便在工作中发现很多深层次问题，但由于认为不属于自己的工作职责范围、感觉人微言轻等原因而不愿提出。

（二）机构设置不合理，部门职责不清晰。我国在新中国成立以后至改革开放以前，高等学校的管理体制一般是参照苏联模式进行改革发展的。后来又历经机构多次周期性的“精简-臃肿-再精简-再臃肿……”，各高校机关机构设置都有其自身的独特性。新时期高校发展环境有了新的变化，高校机关管理工作也面临着新的挑战。高校机关机构设置未能及时与时俱进，存在机构设置不合理、部门职责不清晰等情况，具体表现在部分部门之间职能交叉重叠、具体工作相互推诿、不愿承担责任等，部门之间协调困难，师生“事难办”;部分管理职责甚至出现“管理真空”，相关事务找不到人办理等严重现象，一定程度上影响了学校的发展。例如实验室管理职能，就涉及科技处、实验室与设备处和国有资产管理处等多家机关处室。

（三）管理方式不先进、工作流程不合理。高校机关工作的开展，很多沿用了旧的现有的工作程序。很多管理方式、工作流程程序已经不能适应学校的发展，更不能满足学校师生的要求。一些手续审批过程繁琐，新的形势下仍没有优化改进。一些管理方式落后，管理制度不完善不科学，但仍然沿用。信息网络化利用管理方面还有所欠缺，很多能用智能化管理的仍然用人工管理等。一些部门网络化建设滞后，业务联系紧密的部门之间数据库无法实现对接共享。例如科技经费的管理，需要科技处和财务处的数据库信息充分共享和衔接。

（四）业务素质水平低、管理服务意识弱。机关工作人员的业务水平、组织协调能力、服务态度、责任意识、合作精神、奉献精神等素质都是事关学校事业的因素。一些岗位需要针对管理职责范围学习更新自身的专业知识，还应该具备现代心理学、教育学、管理学、计算机、外语的基本知识。目前高校针对机关人员的业务技能培训较少，加上一些机关人员不重视学习及业务技能的提高，人际交往能力較差，仅凭已有的不科学的方式、自己的想法办事，直接导致工作效能大打折扣。高校机关人员就是学校的“公务员”，全心全意为学校师生服务是第一要务，管理是为了更好地服务。一些机关干部思想认识不到位，服务意识、责任意识差，缺乏服务与责任意识，以管理者自居，工作作风漂浮、办事效率低下、服务质量欠佳，有些甚至对于群众的问题不予重视。

（五）监督机制不健全、考核激励不科学。高校机关作为事业单位的党务行政管理机构，由于其工作性质属于管理服务，工作考核难以量化，一直是个大难题。学校对机关工作的评价标准难以掌握，加上监察督查巡查的工作机制不是很健全。一些机关工作“大锅饭”“铁饭碗”平均主义等现象仍然存在，这是事业单位人事制度以事业编制为抓手的人员管理的老问题。监督考核机制的不健全，直接导致了奖惩、激励、待遇等机制的不健全。与高校教师相比而言，机关的待遇整体上相对较低，导致一些业务素质高、技能强的机关干部人才流失。

四、新时期高校效能型机关建设的途径

效能型机关的构建是一项长期动态的工作，是伴随着时代的变化、新形势的出现而不断发展的动态的过程。高校必须从指导思想、组织机构、体制机制、制度措施等不同方面着手不断改革创新，多方位齐抓共管，构建适应高校发展的效能型机关。

（一）全员解放思想，全员创新进取。高校效能型机关的构建，需要包括从学校领导、机关处室领导以及一般管理人员的共同努力。高校要加强组织领导，贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义教育思想，构建“全员思想大解放、全员开创新事业”的工作环境，不断紧跟时代发展步伐，摸清高校发展环境及规律，学习国内外先进的管理经验与技术，实事求是，大胆改革创新，锐意进取，从思想层面保证效能型机关构建思路的持续进行。中国石油大学（北京）在近两轮的教育部巡视整改工作中，都把通过各种学习培训、务虚研究各种形式来解放思想放在整改工作的首位。

（二）优化机构设置，科学分配资源。优化组织机构的设置、科学分配管理资源是构建效能型机关的基础保证。高校必须根据学校新的发展情况科学分析，理顺部门职能关系，坚持“精简、统一、效能”原则，整合行政管理资源，细化工作分工，明确职责，实现机关管理部门的准确定位和科学优化配置，解决部门之间的职能交叉以及部门分散、割裂、封闭和无序、甚至出现的管理“真空”等状态，构建一个适应学校发展要求的有序、高效的行政管理系统。中国石油大学（北京）为了紧跟国家、行业、地方和学校发展的步伐，适应建设石油石化学科领域世界一流研究型大学的要求，经认真调研和论证，2011年和2016年先后对部分机关处室设置进行了整合调整，明确了各部门的职责，解决了“多头管理”“管理真空”等问题，实现了机关整体管理资源的优化配置。

（三）加强制度建设，创新管理机制。1.完善管理制度，优化办事流程。管理制度是机关进行管理服务的基本依据和保障。高校必须针对新的发展形势，调研国内外先进管理经验，坚决摒弃不合时宜的管理制度，进行修改完善;高校还应从制度建设上，明确每个管理人员的岗位分工与职责，不断创新办事流程、办事方式方法，在保证工作质量的前提下简化办事程序，提升管理服务水平。2.法制体制机制，公开公正公平。目前我国的政府部门在公开服务承诺、提供优质服务方面做得比较完善，包括公开服务事项、办事程序、申报材料、承诺时限和收费标准等都有明文规定。高校要进一步健全职能部门事项告知、服务承诺、限时办结等管理服务体系建设，并以制度确立下来;高校要加强机关作风建设，要有“机关工作人员就是服务员”“服务就是机关工作人员的天职”的理念，还要有主动服务的理念，提高机关整体工作水平，展现良好的精神风貌;高校要加强机关人员工作考勤的管理，杜绝师生找不到人办事等情况的发生，同时要构建群众对机关工作的意见建议征询机制，倾听师生对机关管理服务方面的意见，认真落实整改并向师生反馈。3.科学监督考核，合理绩效激励。服务与管理活动的进行，必须在一定的约束下进行才能保证预定目标的达到。高校机关应不断创新建立各种行之有效的监督考核评价方式，保证师生监督反馈渠道的畅通，探讨利用现代化电子信息技术对机关工作进行评价，有条件的可以建立专门的监察督查巡查机构，切实履行对机关效能建设的监督职能。高校要根据国家针对事业单位改革的统一部署，以职员制改革和绩效工资改革为契机，实行竞聘上岗、责任考核追究的行政体系。高校机关应逐步实现优胜劣汰、能上能下的良好环境，健全以岗位责任书为依据、以服务对象满意度为基础的考核办法，将考核结果作为人员岗位评聘的基本依据，充分发挥奖惩制度的激励和约束作用。4.加强学习交流，营造和谐文化。一个和谐、友好的环境是调动工作人员的积极性和创造性，增强组织凝聚力、协调性，保证组织活力的重要保证。高校机关要经常组织各种形式的交流活动，形成一种机制，增进了解，相互学习，打破传统上机关工作环境“沉闷、压抑、闭塞”的局面，为和谐的机关工作氛围创造条件。中国石油大学（北京）机关党委近年来组织了午间文化沙龙、集体观看电影、专题辅导讲座和主题实践活动等多种形式的学习交流活动，极力营造机关和谐相处、积极向上的文化环境。

（四）加强组织引导，促进素质提升。高校机关人员的素质，包括思想政治素质、管理业务素质、办公技能水平、管理服务态度、组织协调能力、合作奉献精神以及身体心理素质等。高校效能型机关建设，应有计划地组织有关素质提升的进修培训、深造学习，积极开展党支部学习、工会学习、网络学习等多种形式的学习活动。另一方面要引导全体机关工作人员解放思想、与时俱进、善于学习的理念，关心国家有关政策方针，不断学习与工作有关的专业技术、国内外先进管理措施与方法，提高计算机及网络应用水平，学习心理学、教育学等方面知识，提升人际交往能力。同时要做关注与引导机关人员身体及心理素质的提升，为服务做好健康的身心准备。

（五）加强信息建设，提升办事效率。信息化与办公自动化建设是构建效能型机关的必备条件。高校机关要根据新的工作要求，征求广大师生的意见，利用最新的网络技术，加强校园网站、各机关处室网站以及各种网上管理系统的优化更新，包括适应高校国际化发展建设学校相关网站外文版等。高校机关应不斷完善校园门户系统、OA办公自动化系统，实现科研财务人事国资等多系统对接互通，建设真正意义上的数字化校园，从而提升办事效率，同时满足学校人才培养、科学研究以及社会服务所需的网络信息的需求。

五、结语

“没有一流的机关管理，就没有一流的大学”，构建效能型机关是高校实现持续健康发展、整体水平提升的必由之路。新时期高校要不断与时俱进，加强组织领导，从组织机构、制度机制、人员素质等多方面进行建设，尽快构建利于高校发展的效能型机关，才能更好地支撑和保障高校教育事业的科学、可持续发展。

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