推进档案信息化建设提升档案管理水平

王仟

摘 要：档案信息化建设是档案工作顺应信息时代发展的必然趋势，是服务互联网政务和开发利用档案价值的必然要求。推进档案信息化建设的主要目标是利用现代信息获取、处理、传递、存储、检索等技术优化档案部门信息化管理，做好电子文件归档移交和接收工作，持续推进案卷级、文件级机读目录数据库建设，搭建系统的档案资源体系，最大限度地开發利用与合理配置档案资源，稳步实现信息资源的社会共享。

关键词：档案信息化建设;信息技术;开发利用

1 档案信息化建设概述

档案信息化建设是指运用现代信息技术，对档案信息资源进行精细化、规划化管理增强服务能力。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，依托互联网+政务网平台，开发档案信息服务的新渠道，新形式，全面提升档案工作专业化、数字化、网络化、社会化服务水平。搭建档案信息化基础平台设施，完善档案信息化标准规范体系和档案信息安全保障体系。

2 档案信息化建设现状及面临的问题

1）信息技术的广泛应用给档案事业的发展带来了前所未有的机遇和挑战，档案信息化建设既是档案事业发展的重要组成内容，也是社会信息化的重要基础性工作，积极推动档案信息化建设已经成为加强档案事业发展的一项战略性任务。从2010年开始档案信息化进入体系建设阶段，在管理规范方面和在技术标准方面国家档案局相继印发《电子档案移交与接收办法》、《电子公文归档管理规范》等8个规范性文件和《数码照片归档与管理规范》、《电子档案管理基本术语》等十几项技术标准，为规范开展档案信息化建设提供了保障。档案信息化建设加快推进了档案信息资源体系建设跨越式发展，有序推进了档案管理系统整体管理水平和服务能力，档案信息化建设成就显著，已建成16家国家级数字档案馆、7家全国示范数字档案馆和2家全国示范数字档案室。在不断推进档案馆数字化的同时，国家档案局还编制了《档案移动服务平台建设指南》，管理制度、技术标准日臻

完善。

2）档案信息化建设是各级部门协助合力攻坚，多环节配套的复杂系统工程过程。现存档案主要以传统的纸质文案保管为主，各类信息化资源存储载体不一致，相对分散，技术衔接困难。缺乏统一的规划、统一的软件、统一的信息资源管理平台、统一的系统数据，相关纸质文档案不能直接转化成数字档案被档案管理系统接收，造成新的档案信息资源不能共享，加大了检索成本和难度。因此，如何运用“软”“硬”信息技术管理这些信息资源，需要在档室信息化建设中进一步破解难点积极探索。

3 推进信息化建设的策略

1）建立电子文档归档制度及管理规范标准。电子文件归档保存工作是档案信息化建设的关键环节。首先，结合本部门实际情况按照电子文档归档与电子档案管理规范确定电子文档收集归档范围、收集归档要求、收集归档方法、收集归档方标准，统筹电子档案移交与接收工作相关规定建立电子文档归档程序。

其次，规范不同信息化资源系统建设、信息化成果利用的标准，确保档案资源信息能够有效的传递，实现档案信息资源共享，实现信息化硬件设备与档案管理系统的技术衔接，整合档案信息资源、实现文档一体化。将现行文的产生、归档的过程收入到一个管理系统，有效减少重复劳动，提高文档管理效率，完成各系统的对接。

2）建设档室信息化发展需要的专业化队伍。档案信息化建设需要不断地采用现代信息技术管理、开发档案资源，极大地提高档案管理的效率和信息服务能力;需要档案管理人员重新思考档案管理的新情况、新理论，同时也与时俱进，紧跟技术发展趋势，静心沉潜信息化知识，精准吃透重要环节的紧密衔接和各个业务功能模块的功能，对相关现代信息技术管理运用学以提能，理清网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

3）建立完善的安全和保密制度。系统集成的信息化建设制度是档案信息化建设的基本遵循，可以对档案管理工作起到规范的作用，防止重要信息被恶意泄露、传播造成重大损失，产生不良影响。建立无缝对接式的电子文件载体保护方法与安全管理制度，严格控制温湿度，全面加强防尘、防磁、防震。建立长效监管机制防止档案实体受损、丢失，定期监督、检验归档电子文件是否被正常读取，发现感染计算机病毒或损坏，立即要对该载体内存储的全部信息资料进行检验，并采取措施修复损坏的文件，及时更新档案数据的读取、处理设备，确保电子文件和数字档案完整、真实、准确、可读。同时，在网络环境中，采用能保密保安全的大众身份认证系统、数据加密技术、网络安全检测、“公用密钥数字签名技术”防火墙等措施来保证网络安全，确保信息传输的保密性、数据交换的完整性。

4 结束语

档案作为一种信息资源，随着信息公开政策的要求和信息技术的发展，积极推动档案信息化建设，用活档案信息，实现档案资源共享，将逐步成为档案工作的根本出发点和落脚点。与此同时深入研究档案资源更好为国家改革、发展和精神文明服务，充分挖掘档案资源的和现代价值，探讨档案资源开发利用新策、新方法已成为在新时代赋予档案工作者的新目标、新要求。