试述档案利用服务的两个前提和四项原则

张晓培

摘 要：档案利用服务是《档案法》所规定的档案馆向社会提供的一项公共服务。做好这项服务的前提，一是心中有数，二是态度端正。同时须遵循：牢记法律法规，违法违纪的事情不能做。明确服务边界，超范围的事情不要做。熟知档案特性，以信息共性掩盖档案特性的事情慎做。认同档案利用的有限性，有违档案利用规律的事情不提倡做四项原则。

关键词：档案;档案利用;利用;利用服务;前提;原则

一、前言

档案利用服务是《档案法》所规定的公共服务之一，但在我国现行《档案法》中并没有明确的法律条文规定。学界对此有不同表述，并没形成统一的认识。

在我国，档案利用服务是指“档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式和方法，直接提供档案信息为社会各项事业服务的一项业务活动。”这个定义强调的核心要素分别是档案保管部门、所收藏的档案、提供档案信息，为社会服务。“在西方是指档案工作人员按照利用者的要求以其所管理的档案提供的各种服务。”这个定义强调的核心要素则分别是：档案工作人员、所管理的档案、按照利用者要求、提供各种服务。虽然在表述上有所不同，但都对档案服务的主体（档案保管部门和档案工作人员）、范围（所收藏的档案和所管理的档案）、类型（提供档案信息，为社会服务、提供各种服务）进行了界定。在档案利用服务中，档案服务主体档案保管部门的档案工作人员居于主导地位，在档案服务中起着举足轻重的作用。而档案工作人员想做好档案服务，需要满足一定的条件。本文将这些条件归纳为两个前提和四个原则。

二、两个前提——心中有数、态度端正

如何作好档案利用服务，归根结底就两条：一是心中有数，二是态度端正。这两条既是档案利用服务的要求，也是做好档案利用服务的前提条件。

1.心中有数。所谓“心中有数”，专业术语谓之“熟悉馆藏”，就是指档案保管机构（档案馆、档案室、档案中心等）的档案工作人员，应当清楚所在机构保存档案的情况。“心中有数”至少包括三个内容。首先是要清楚机构（档案馆、档案室、档案机构）所藏档案的起止年代与保管范围。其次是要清楚由于机构改革造成的机构所藏档案结构变化及流向。这方面又包括外部变化（立档单位的裁撤、拆分、合并、设立、更名）和内部变化（内设机构的裁撤、拆分、合并、设立、更名）。再次是所藏档案的具体门类、内容、库房分布、保存位置等等。心中有数，既是档案工作人员应当具备的基本功，也是一名档案工作人员是否称职的最低标准。

但长时间以来，在档案利用服务研究中，熟悉馆藏，作到心中有数的占位一直不够高。作者对1980～2019年知网数据库全文涉及熟悉馆藏、态度、端正态度文献数量与档案利用服务文献数量和占比进行了统计，其中熟悉馆藏文献与档案利用服务的年占比最高15.38%，平均只占3.17%。从熟悉馆藏、态度、端正态度文献与档案利用服务文献占比趋势（见图1）看，这是一条明显的下滑线，呈萎缩之势。这表明30年来，档案利用服务研究中涉及熟悉馆藏的内容呈现明显的下降趋势。这种趋势对档案利用服务产生的负面影响没有得到应有的重视。

2.态度端正

所谓“态度端正”，专业术语谓之“明确职责”。这里没有用常用的态度要好，而用“态度端正”。是因为态度好的“好”是个相对标准，并没有可以度量的恒定标准。而态度端正的“正”，是有标准有度量的。态度好强调的是感官舒适，而态度端正，不仅包括了感官舒适，还强调从内心明白档案工作者为利用者服务的初心与本分。如果说，态度好是为了提高“查询率”，用舒适的感官体验吸引更多的利用者来查档，那么态度端正则是为了提高“查准率”、“查到率”，用高效准确的查询完成和满足“利用者的要求”。

表1可见，全文中涉及态度的文献数量远高于涉及熟悉馆藏文献的数量，规模上是熟悉馆藏文献的8倍多，数量总体上呈扩张型。趋势上从图1中的趋势线看，是一个上升趋势，与熟悉馆藏趋势正好相反。这说明在档案利用服务研究上，研究者对服务态度的关注要高于对熟悉馆藏的关注。

进一步观察表1中的数据发现，涉及“态度端正”的文献数量，与涉及“态度”的文献数量相差较大，总量还不及涉及“态度”文献的零头。说明研究者对档案利用服务“态度”的关注度高，而对档案利用服务“态度端正”的关注度不高。虽然说研究文献中反映出的倾向，未必能完全反映实际工作的情况，但至少这种研究导向，应当引起我们的注意。档案工作者应当将“端正态度”放在档案利用服务的重要位置。

三、档案利用服务应遵循的四项原则

档案利用服务有四项原则必须遵循。这四项原则是：明确法律边界，违反法律法规的事情不能做。牢记职责范围，超越职权的事情不能做。熟知档案特性，以信息共性掩盖档案特性的事情慎做。认同档案利用的有限性，有背档案利用规律的事情不提倡做。

1.依法-牢记法律法规，违法违纪的事情不能做

档案利用服务是由《档案法》《档案法实施办法》《档案馆工作通则》等法律法规，《会计档案管理办法》《高等学校档案管理办法》等部门规章以及各项地方档案法规、各级人民政府规范性文件所规定的档案服务行为。这一行为，具有法定性。因此，档案利用服务必须在法律法规规定的范围内进行，不得随意和超范围提供服务。做到这一点，其实就是要求我们在档案利用服务中“守法”。要“守法”就先要知法、懂法，熟悉档案利用服务中的相关法律、法规、规章及各级政府及上级本级的规范性文件，在档案利用服务工作中，时时刻刻提醒自己遵纪守法。

2.有度-明确服务边界，超范围的事情不要做

抽象的档案利用服务可以是无限的，但具体的档案利用服务是有限的。具体到某一个档案保管机构，其所能提供的档案利用服务边界就是“其所管理的档案”所涉及的范围。

3.档本-熟知档案特性，以信息共性掩盖档案特性的事情慎做

当前有一种以信息共性替代档案特性，进而将用于其他信息集合体的利用方式、方法，盲目地应用到档案利用上的倾向。最典型的就是将一般信息利用规律搬到档案利用服务上。理由一：信息就要利用，利用越多，信息就越有价值。档案信息是信息，所以档案利用越多越有价值。这种观点实质上是一种基于图书馆思维的观点——传播的越广越好。理由二：信息越开放，信息就越有价值。档案是信息，档案也应该开放，档案越开放，就越有价值。这种观点实质上是一种基于情报学思维的观点——获取越便利越好。理由三：政府信息必需公开，文件是政府信息，档案又是由文件转化而来，所以档案应当公开。这种观点实质上是一种基于逻辑混乱的观点——随意偷换概念。这些观点，如果仅仅作为个人学术观点，是可以存在和讨论的。但是，如果要运用到档案利用服务中，就必须谨慎对待。不可以盲目采信，更不可以将学术观点当作操作规范。必须将学术研究、学术讨论与具体工作规范严格区分开来。以档为本，坚持“档本”是每个档案工作者都要谨记在心的。

4.科學-认同档案利用的有限性，有违档案利用规律的事情不提倡做

抽象的档案利用服务可以是越多越好，服务范围越大越好，利用率越高越好。但具体的档案利用服务并不是这样。档案既不是利用越多越好，服务范围也未必是越大越好，利用率也不一定就是越高越好。档案利用有其内在规律，这些规律归纳越来就是刘东斌提出的档案利用五定律。既档案利用的用少性、时效性、区域性、专一性和一次性。这“五性”，概括成一句话就是：特定档案馆的利用范围是有限的，通过改变利用方式及利用手段无助于提高档案利用率。期望通过改变利用方式、方法、手段提高档案保管机构所保管档案的利用率，有违档案利用规律，也无法达到提高档案利用效率的目的。因此，这种有违档案利用规律的事不提倡做。

参考文献：

[1]张 妤.基于档案工作技术革命的档案学理论创新问题研究[D].天津：天津师范大学，2008

[2]黄霄羽.国际档案大会关于档案开放和利用研讨之述评[J].档案管理，1996

[3]刘东斌.档案利用和档案价值的反思[J].档案管理，2004

（作者单位：郑州大学档案与校史馆）