医院综合档案室数字化建设的思考

杜秀霞

摘 要：信息化被提升到国家战略高度的今天，为档案信息化的发展提供了良好的社会环境，加强档案室数字化建设是我院综合档案管理的必由之路。本文通过具体论述加强医院综合档案室数字化建设的意义，并根据实际情况提出医院综合档案室数字化建设策略，提升医院综合档案室的服务能力和水平。

关键词：医院;综合档案;数字化建设

大数据环境下，为满足互联网+时代利用需求，对医院各项管理工作也提出了新的挑战。医院档案是医院日常管理中的重要组成部分，所以需要加强医院综合档案室数字化建设，促进医院综合档案室的信息化水平，优化档案资源配置，有效增强医院综合档案管理的实效性。

一、加强医院综合档案室数字化建设的意义

1.有利于汇聚分散保存的档案信息

我院现设有中心医院、南院（肿瘤专科）、北院（儿童医院）、西院（康复医院）和东院（在建）五个医疗区，加强医院综合档案室的数字化建设，以计算机网络为主要依托，建立一个良好的数字化档案管理系统，打破时空限制，各医疗区便能够在权限允许的情况下进入到医院综合档案室数字化管理平台，异地传输，汇聚分散存储在各地的档案信息，实现信息资源的跨库检索和综合开发利用，最大限度提升各医疗区档案资料的整合和共享。

2.有利于保护档案的原件

在以往医院综合档案室的管理过程中，文书档案主要是以纸质的形式进行保管，由于受到温湿度、灰尘霉菌、光线和有害气体等环境因素的影响，以及档案利用时的物理接触等容易受到损坏。而记录在磁带上的声像档案，因磁带老化、利用频繁可能造成失真，甚至无法使用。因此，要保证档案原件的安全，可以通过数字化，制作珍贵历史档案的数字副本，让档案信息生命可以凭借数字方式得以延续。

3.有利于简化档案资料利用方式，提高档案资料的利用率

目前医院综合档案室中，其声像档案主要是照片以及录音带、录像带和DV带等磁介质，这些档案资料在利用的时候具有一定的局限性。首先，能够快速方便的读取这些磁介质档案的管理设备较多，但因为兼容性较低，所以难以满足医院综合档案室的网络化建设需求。其次，在现代社会快速发展的背景下，部分档案资料管理设备逐步被淘汰，而医院综合档案室为了保证这些设备的完好率及正常使用，就需要花费较高的维护成本。所以，加强医院综合档案室的数字化建设，把这些录音、录像档案资料集中起来进行模数转换，简化声像档案资料的利用方式，为提高档案的利用效率创造良好的条件。另外，以往在查阅医院档案资料的时候需要先到综合档案室进行案卷目录查阅，再到库房进行档案查找，借阅者只能够对查阅的档案资料有一个初步的认知，且查阅目录的工作量较大，还无法保证档案资料查询的准确性。对室藏档案资料进行数字化加工，建立数字化档案目录库，可以切实提高档案资料检索的查全率和查准率。

4.有利于推动智慧医院信息化发展的进程

在中国新医改政策的大背景下，现代信息技术的快速发展为医疗服务水平的提升创造了良好的条件。医院日常行政OA办公系统运行多年，已产生很大的能够全面反映医院运行情况的档案资料数据库，且医院即将启用无纸化办公系统，要实现“文件全生命周期”管理，因此，加强医院综合档案室数字化建设刻不容缓，医院急需打造一个功能强大的综合档案数字化管理平台，统筹整合医院档案资源，有利于整体推进智慧医院信息化发展的进程。

二、医院综合档案室数字化建设的策略

1.坚持以数字档案为核心，构建医院档案信息资源库

医院综合档案室的数字化建设是一项全新的工作，也直接代表着医院综合档案管理的发展方向，是档案自动化管理的重要组成部分。档案数字化工作主要包括档案资料的信息输入、处理和输出三个部分。输入是对医院综合档案资料进行数字化转换、接收和归档;处理便是让档案室所开展的各项职能活动能够更好的实现数字化;输出则是对数字化的档案信息资料进行深入开发利用。通过以数字档案为核心，构建医院档案信息资源库，让传统档案管理真正实现数字化、电子文件逐步实现档案化，促使医院综合档案管理方式逐步朝着数字化的方向转变，达到提升医院综合档案数字化建设水平的目的。

2.完善数字信息资源建设，丰富医院档案室资料

在医院综合档案室的数字化建设过程中，档案信息资源数据库建设是非常关键的部分，也是更好的实现医院档案数字化的重要途径。可采取分阶段、分层次和分步骤的原则进行数据库建设。首先，应该建设综合档案室目录数据库，根据各部门对档案资料的利用目的和利用内容，建立医院综合档案基本目录的数据库和各类专题档案的目录数据库。全面分析医院各类档案资料的基本情况，如医院党群类的档案、行政类的档案和业务类的档案等，严格按照资料形成的时间、数量和主题词等基本的档案信息录入到数字系统中，逐步打造起医院基本档案管理的目录数据库，以便能够更好的应用计算机进行档案资料利用。其次，要构建一些专门档案的数据库，丰富医院档案室资料。例如：科研档案资料是医院的一种重要的档案资料，将医院在不断发展过程中所开展的各个科研项目的申报、签订和技术总结以及相关的学术活动过程的档案资料整合起来，充分发挥出科研档案资料的作用，有利于提升医院的医疗质量和科研水平。同时，医院的档案管理工作人员在统筹整理科研档案的过程中需要针对不同的专题，合理进行档案资料筛选，从而促使整个医院的科研业务更好的发展。

3.注重网络环境建设

档案服务除了传统的阅览、复制、出借外，网络服务是目前用户群最广、最有发展前景的服务方式。数字档案室可以利用网络交换机将网络服务器与处理档案信息的计算机网络连接起来所构建的网络环境，充分发挥出档案信息资料的作用，更好的实现档案信息资源的共享。在医院综合档案室的数字化建設过程中，主要是以局域网建设为主，充分采用客户机/服务器等工作模式，逐步将医院综合档案室的软件数据库集合成统一的系统，统筹整合医院档案资料，方便用户利用信息技术快速进行五个院区档案信息资源检索，更好的实现档案信息资源的远程共享和数据通信，切实提升医院综合档案室的数字化建设水平。

4.注重档案业务流程重组

积极转变以往档案室的建设理念，考虑医院档案各环节工作信息化管理和服务手段，服务于医院文件、档案的积累、保管、利用等各项基本工作，注重档案业务流程的重组，实现电子文件归档和电子档案管理的“存量数字化、增量电子化、利用网络化”。

首先，通过将新技术合理的应用到医院综合档案室的组织结构建设中，不断强化档案管理组织的效能，让医院综合档案室的各项管理工作能够更加顺利的进行。同时，需要树立科学的管理思想，运用“文档一体化”的理念，更好的发挥现代信息技术的作用，为医院综合档案室的数字化建设奠定坚实的思想基础。其次，要善于利用科学的现代管理手段，将“全面质量管理”合理的引入到医院综合档案室的数字化建设过程中，树立先进的服务观念，不断加强目标管理考核，保证医院综合档案室数字化建设的效率。最后，统筹整合医院综合档案室数字化建设工作，在档案管理工作中充分利用计算机技术和网络技术、多媒体技术，为医院综合档案室的数字化建设创造良好的条件，促使医院综合档案室数字化建设业务流程重组逐步成为一种趋势，更好的顺应时代发展的变革。

总之，加强医院综合档案室数字化建设，是医院档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速医院档案管理现代化的客观要求，是提高医院智慧化水平的必备条件。要进一步更新观念，解放思想，站在科技发展的时代高度，全面推进医院综合档案室数字化建设步伐，实现医院档案管理的跨越式发展。

参考文献：

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[2]姚春燕.论JCI国际标准医院档案信息化建设的优势条件[J].现代企业文化， 2019

[3]耿 瑛，阎小娟.浅谈医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策[J].数字通信世界，2019

[4]徐 辉.医院综合档案数字化建设的应用与工作创新的几点思考[J].科技视界，2017

（作者单位：郴州市第一人民医院）