高校档案信息化建设路径研究

李海瑛

摘 要：信息时代，高校档案信息化建设已成为发展趋势。文章提出高校档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势，是高校长足发展的必要途径。但当前高校档案信息化建设仍存整体水平有待进一步提升，建设标准有待进一步统一，基础设施有待进一步完善及人才队伍有待进一步优化等四大问题。立足当前问题，笔者提出提升整体水平、统一高校标准、完善设施配备及强化隊伍建设四大建设路径。

关键词：档案;高校档案;档案信息化;信息化建设

当前，档案信息化建设已成为大数据时代档案发展的必然趋势，高校系统档案是档案行业的一个重要分支，承担为高校师生提供信息服务的重任，推动高校档案信息化建设已成为提升高校档案服务质量、提高高校档案利用效率的重要途径。当前，全国高校档案信息化工程正在稳步推进，取得了一定的成效但仍存在发展空间，笔者分析了高校档案信息化的必要性，立足高校档案信息化建设存在的问题，探究促进高校档案信息化进程的有效路径。

一、高校档案信息化建设的必要性

第一，高校档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势。2014年，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》发布，其中明确“加快推进传统载体档案数字化，各地区各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息会建设整体规划”;2019年10月《中华人民共和国档案法（修订草案）》提请全国人大常委会审议，修订草案新增第六章“档案信息化与电子档案管理”共8条，对档案信息化进行整体部署，以法律形式将档案信息化建设确定为国家整体布局。在这一背景下，高校档案信息化建设就成为国家战略部署的一部分，是积极践行国家战略方针的重要体现。

第二，高校档案信息化建设是高校长足发展的必要途径。高校档案服务高校师生，为教学、科研、学工、人事及后勤等各项工作提供信息服务，意义重大。高校档案信息化建设整体遵循“存量数字化，增量电子化”的战略，传统载体档案数字化，一方面减少了档案用户对原件的利用频率，对档案原件形成好的保护;另一方面，可以通过档案管理系统在线利用档案，档案利用效率得到很大程度的提升，特别是对已毕业的学生，通过档案利用平台实现档案异地利用。高校档案的价值与服务水平得以体现。此外，各大院校开展智慧校园建设，将档案系统与学校OA、教务、科研等系统等实现全面对接，运用大数据技术，对数据信息进行搜集、筛选、分析、评价，辅助学校决策，提升决策的科学与客观性。

二、高校档案信息化建设的问题分析

高校档案信息化建设是一个系统工程，不能一蹴而就，需持续推进，当前，高校档案信息化建设已取得一定的成效，但仍存在一定的问题，具体体现为以下几个方面：

1.整体水平有待进一步提升

当前，档案信息化建设已成为各大高校事业发展规划的一部分，但从实际情况来看，仅部分高校将档案信息化纳入智慧校园建设进程，实现档案管理系统与各大系统的全面对接。从整体上分析，信息化程度和水平相对较低且发展不平衡，从高等教育内部系统来看，相比于本科院校，高职院校的档案信息化建设仍有较大的提升空间，部分高职院校的档案信息化仍处于起步阶段，对档案信息化建设缺乏正确客观的认识，没有意识到档案信息化管理的重要作用。下一阶段，高校系统应在相关法律法规、制度规章的指导下有序推进档案信息化建设，实现高校档案在服务高校各项工作上的价值。

2.建设标准有待进一步统一

档案信息化建设本身是一项复杂工程，需要规范统一的标准来指导开展，而高校档案工作主要服务师生群体，档案涉及范围广、服务内容多，具有“高校特点”。其档案信息化建设在遵循相应标准的前提下，还应充分考虑高校档案工作的实际特点，开发属于高校系统档案信息化建设的标准。但当前，大多数高校在信息化建设中根据自身的需求确定标准，缺乏统一的标准，建设进程存在速度慢、周期长、效率低等弱点，建成的档案管理系统也存在弊端，需进一步完善统一。高校档案信息化建设应遵循已颁布的相关标准，如《纸质档案数字化规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《档案信息系统运行维护规范》、《录音录像档案数字化规范》等。

3.基础设施有待进一步完善

高校档案信息化建设需配备完善的硬件与软件设施，但高校往往更加关注学校的教学与科研，容易忽视档案基础设施的建设，因此导致很多高校档案管理设施简陋，无法满足当前档案信息化建设的发展需求。档案信息化建设常用的硬件设备如数字拍摄机、扫描仪、恒温恒湿控制设备、防磁柜等，更为先进的如工程图纸缩微数字一体化设备、纸质档案缩微数字化一体工作站、缩微数字扫描仪等，设备花费高、后期维护成本高，对于档案工作投入不足的高校而言，档案信息化建设难以推动。而从软件的角度来看，市场档案管理软件多但缺乏统一的使用标准，影响高校系统信息资源的整合与共享。此外，档案网站建设内容苍白、功能单一，网页制作的技术需改进，融入创新元素，体现特色发展。部分高校档案管理信息资源开发过于单一，只停留在数字化扫描上，虽然具有数据库，但是没有发挥出数据库的作用，形同虚设。

4.人才队伍有待进一步优化

高校档案信息化建设是一项兼具专业性与技术性的工作，对高校档案工作者提出了新的挑战，既需要档案工作者具有系统的档案专业知识，又需要其掌握必要的信息技术。但实际上，部分高校缺乏专业的人才队伍，非档案专业工作者占比较大，这在一定程度上影响了档案工作的开展。此外，信息化建设对档案工作者的计算机能力提出更新的要求，缺乏必要的信息知识影响档案工作利用信息技术服务师生的质量和效率。

三、高校档案信息化建设的路径分析

1.提升档案信息化整体水平

高校档案信息化建设是高校长足发展、整体规划的一部分，提升整体水平，首先，应提升档案意识。高校领导层意识到档案信息化对推动学校各项工作长足发展的重要意义，将档案信息化建设作为智慧校园的重要组成部分来推动。档案部门则应提升服务意识，用优质的服务来彰显档案工作的重要性。其次，应加大投入。档案信息化建设是一项系统工程，前期建设与后期服务均需投入大量的资金，档案机构应积极争取学校经费支持，为档案信息化建设提供充足的物质基础。再次，注重平衡发展。前文提到相比于本科院校，高职院校的档案信息化建设进程较慢，应从学校实际出发，制定好规划有计划、有步骤地开展信息化建设。

2.统一档案信息化高校标准

缺乏统一的标准不利于档案信息资源的有效共享，为推进高校档案信息化进程，教育主管单位或档案行政机构需牵頭统一建设标准。可以考虑以省为划分单位，研究制定统一标准或建设开发档案信息平台，如湖南省教育厅开发省内高校档案管理平台，各高校作为参与单位加入系统平台，按照相对统一的标准开展档案工作，有利于档案信息资源的有效共享。当然，出台高校标准并非易事，需联合档案行政机构、教育主管部门、各高校共同探究，此外，还应遵循已出台的法律法规及相关标准，如《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《档案信息系统运行维护规范》、《录音录像档案数字化规范》等。

3.完善档案信息化设施配备

配备档案信息化建设设施包括三个方面：一是硬件设施。常见的办公设备，电脑、打印机、复印机等;档案数字化设备，如恒温恒湿控制设备、纸质档案扫描仪、数字拍摄机、缩微数字扫描仪等。二是软件设施。高校系统可以考虑以省为单位开发规范统一的档案系统管理软件，如湖南省教育厅开发的高校档案管理系统，能够实现各校档案信息资源的有效配置和共享。此外，各高校的档案管理系统应纳入智慧校园建设规划，实现与各系统特别是OA系统的有效对接，对电子文件形成有效管理。三是档案网站。档案网站是展示档案信息化成果的窗口，完善档案网站，根据不同的用户群体设置不同的板块栏目，开通在线利用功能、在线互动服务等，为用户提供全方位优质服务。

4.强化档案信息化队伍建设

高校档案信息化队伍建设应从以下几个角度着手：一是完善人才录用机制。在人才引进阶段，注重考查人才的专业背景，积极引进具有档案专业背景或计算机专业背景的人才;在工作分工阶段，根据人员的专业背景合理分工，譬如，计算机专业类人才更适合负责数据挖掘、数据分析、档案系统维护、档案管理软件完善等工作。二是健全人才考核机制。制定科学的岗位目标责任制，充分调动档案工作者的积极性，注重信息服务的效率和质量，为高校各项工作提供优质服务，提升档案工作在高校中的地位。三是建立人才培养机制。鼓励档案工作者继续深造完善理论知识体系以更好地指导实践。同时，积极参与档案行政主管部门组织的业务培训、档案行业组织的前沿讲座、高校档案系统举办的学术会议等，多途径提升工作者综合素养，以更好地适用档案信息化建设的需求。

参考文献：

[1]轩双霞.新媒体时代高校档案信息化建设策略探析[J].计算机产品与流通，2019

[2]贺国理.高校档案管理信息化建设的思考和探讨[J].信息记录材料，2019

[3]孟祥富.大数据环境下的高校档案信息化管理探讨[J].档案管理，2019

（作者单位：海南热带海洋学院档案馆）