煤炭企业档案数字化建设途径探究

刘本珠

摘 要：煤炭企业是老牌企业，应对信息时代的需求，开展档案数字化建设成为必然举措。本文从政策支持、技术辅助、标准参照及研究支撑四个角度分析了煤炭企业档案数字化的可行性，指出当前煤炭企业档案数字化建设面临的四大困境即重视程度、设施设备、信息安全及人员素质，据此提出解决困境的具体措施：提升重视程度、完善设施设备，强化安全性能及提升人员素质。

关键词：煤炭企业;档案;煤炭档案;数字化

全国档案事业发展“十三五”规划纲要明确提出到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。煤炭工业企业档案类别丰富，是企业宝贵的财富，煤炭企业办公自动化逐步普及，电子文件的数量与日俱增，传统的档案管理模式已经不能满足信息化工作的需求，档案的数字化建设十分必要。煤炭企业如何紧随档案工作的需求，立足本企业实际，探究档案数字化建设的有效路径，助力档案管理工作长足发展值得探究。

一、煤炭企业档案数字化建设的可行性分析

1.政策支持。当前，档案数字化建设已经成为顺应时代发展的重要举措，2016年，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，其发展目标提出“档案管理信息化。全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化……”这为档案的数字化建设指明了方向，提出了政策依据。此外，档案法的修订也将档案信息化建设纳入考虑范围，等到其正式公布，档案数字化建设即有了法律依据。

2.技术辅助。档案数字化建设是一项系统工程，包括传统档案的数字化、电子文件的管理、档案信息系统管理及數据输入输出等各项工作，需要强有力的技术辅助。当前，数据挖掘、数据统计、数据分析等大数据技术为档案的数字化建设提供了便利，此外，行业领域的各类档案数字化设备也为煤炭档案数字化建设提供了有力的辅助，譬如，2018年在第四届煤炭行业档案馆馆长论坛上，成者科技公司的CZUR扫描仪产品得到了与会人员的一直赞赏，该公司为煤炭企业档案数字建设定制的CZUR M3100和M3300煤炭工业版专用扫描仪，能够快速完成煤炭企业科技、财务等各类档案的扫描。

3.标准参照。档案数字化建设是档案行业的整体规划，需要一定的参照标准，当前，国家已经出台一系列档案数字化建设标准，如《文献档案资料数字化工作导则 GB/T 20530-2006》《纸质档案数字化规范DAT31—2017》《电子公文归档管理暂行办法》《企业数字档案馆（室）建设指南》《电子档案管理系统基本能功能规定》《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范DA/T77—2019》等等。上述国家标准和规范化文件从不同的角度对档案数字化建设做出了明确的规定，煤炭企业档案数字化建设应遵循上述文件，确保档案数字化建设的合理性和规范化。

4.研究支撑。目前，部分煤炭企业实务工作者结合工作实际对煤炭企业档案数字化建设进行了经验分享，部分学者也已经关注该主题的研究，取得了一定的成果，并为煤炭企业档案数字化建设提供一定借鉴。譬如，郑凤梅介绍了福建煤电股份公司档案数字化建设的路径，包括强化电子档案建设、完善档案机制建设、注重档案信息安全、提升档案人员素质等。又如，陈爱瑾立足大同煤矿有限责任公司档案数字化建设的实际，提出要运用现代技术保护档案原始材料、建立档案信息传输平台、强化档案基础管理及档案信息网站集群建设。总之，无论是实务工作者的经验介绍还是学者的理论研究，都是基于煤炭企业档案工作的实际而进行的系统探究，煤炭企业档案数字化具有共性，已有的相关研究成果能够有效推动此项工作的有序发展。

二、煤炭企业档案数字化建设面临的困境

1.重视程度有待进一步提高。煤炭企业档案数字化建设不仅需要管理部门的重视也需要档案从业者的积极配合，但从当前煤炭企业特别是中小型煤炭企业来看，对档案数字化建设的重视程度不够。从管理部门的角度来看，档案数字化建设是一项长期的工程，前期的数字化基础建设和后期的系统维护均需要投入足够的财力、物力和人力支持，对于注重追求经济效益的企业而言，数字化建设投入多、见效慢，这就导致企业领导对于档案数字化建设信心不足。此外，企业重生产轻后勤的惯性思维在很大程度上阻碍了档案数字化建设进程。从档案从业者角度来看，煤炭企业是老牌企业，其档案从业者年龄偏大，引进的青年从业者由于缺乏经验暂不能独当一面，从业者更倾向于沿用传统的档案管理模式，面对新兴的数字化管理兴趣不高。

2.设施设备有待进一步完善。档案数字化建设需要完善的设施设备来支撑，包括常用的现代化办公设备，如电脑、打印机、复印机等等，还包括智能化档案库房，包括智能密集架、温湿度控制系统、除尘设备、防磁柜、消毒柜等等，此外，还需购买档案管理系统、符合煤炭档案数字化需要的高性能扫描仪等。总之，档案数字所需设备多，对档案从业人员的要求高。一般情况下，大型煤炭企业档案数字化采取业务外包的形式，因为部分受损档案、档案扫描成像后需要专业技术人员进行处理。

3.信息安全有待进一步强化。首先，大部门煤炭企业特别是大型企业因档案资源多，数字化建设采取业务外包的形式，这就存在一定的安全风险，如何保障涉密档案在数字化过程中的安全值得探究。其次，如何正确处理公开与保密的关系。档案数字化是为了更好地利用，随着数字化进程的推进，档案利用的频率随着提升，为了确保档案用户的知情权会将部分档案公开，如何界定公开与不公开的范围，需要企业领导深思。再次，档案数字化还包括档案网站建设、档案系统开发，档案利用将以线上为主，黑客攻击、系统奔溃、网络瘫痪等问题均会对档案信息的安全造成极大的威胁，正确防范十分重要。

4.人员素质有待进一步提升。由于重视程度不够，部分中小型煤炭企业的档案管理工作主要由行政人员兼职管理，并未设置专职人员从事档案工作，兼职档案者并非档案专业，对于档案业务知识掌握不足，专业理论知识难以满足档案专业工作的需求。档案数字化建设对档案从业者提出了更高的要求，不仅需要熟练掌握常用的办公软件，还需要能够操作档案管理系统，准确录入数据信息、准确定位用户所需档案。此外，还需要具备一定的大数据技术，如数据分析、数据挖掘，研究用户的信息习惯，主动为用户提供定制个性服务。

三、煤炭企业档案数字化建设的发展路径

1.转变观念，提高重视程度。开展档案数字化建设对于提高企业工作效率、减少劳动成本、提升企业经济效益具有重要作用，但当前煤炭企业对档案数字化建设的重视程度不够，需要转变观念，意识到档案数字建设的价值，从而推动进程。从管理者层面而言，应将档案数字化工作纳入企业整体规划，将档案数字化建设经费纳入年度预算，为数字建设提供资金支持。从档案从业者而言，要更新工作观念，重新定位档案工作在信息时代面临的机遇与挑战，明确自身存在的不足，积极学习新的专业知识、提升信息技术以应对数字化建设的需求。

2.加大投入，完善设施设备。完善的基础设施是开展档案数字化建设的物质保障，在设施的选择、购买上要具有前瞻性，要充分考虑单位档案工作的实际，根据档案的种类、数量等合理选择性能良好的硬件设施。同时，要注重软件的更新升级，由于信息技术发展迅速，终端设备更新速度快，如果档案管理软件不能即时更新升级会导致数据无法读取，因此更新升级十分重要。此外，煤炭企业档案具有其独特性，在档案信息开发和购买阶段，煤炭企业应与软件开发企业加强沟通交流，针对煤炭企业的个性需求开发高度契合煤炭企业档案数字化管理的系统。而煤炭企业档案网站建设则应由专人设计维护。

3.规范管理，强化安全性能。信息安全是档案数字化建设需要考虑的重要问题，加强安全性能既包括档案实体的安全，纸质档案数字化过程中要确保原始档案的完整性与安全性，做到不损页、不缺页。档案数字化还应确保档案信息的安全，特别是涉及煤炭企业机密的档案，因此，档案从业者应具备高度的保密意识，采取档案业务外包的企业应与外包企业签订保密协议以确保信息的安全。而对于档案数字化后期的安全保障，一方面要运用计算机加密技术、定期杀毒等措施防范黑客或病毒的侵扰，另一方面，注重管理软件的更新升级，做好数据迁移工作，以避免因数据兼容问题造成的数据无法读取等问题。

4.重视培养，提升人员素质。煤炭企业档案数字化建设，人才是关键，应对档案数字化建设的需求，培养复合型人才十分必要，煤炭企业要充分认识到人才对于数字化建设的重要性，多途径培养，提升人员素质。首先，注重专业知识的培养，如档案管理的基本流程、档案的保管期限、档案的分类标准、电子档案的归档管理等等。其次，注重计算机技术的提升。实施档案数字化管理，基础的信息技术必不可少，通过相关培训提升从业者的信息技能以更好地管理系统。最后，煤炭企业可以通过引进专业人才来充实档案队伍以更好地应对信息时代档案数字化管理的需求。

参考文献：

[1]国家档案局关于印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的通知[EB/OL].[2020-02-10].https：//www.lawxp.com/statute/s1833193.html.

[2]民族品牌助力煤炭工业企业档案数字化[EB/OL].[2020-02-10].https：//www.sohu.com/a/272850538_100159857.

[3]鄭凤梅.煤炭企业档案管理信息化数字化研究[J].中国煤炭工业，2018

[4]陈爱瑾.煤炭企业档案数字化技术应用措施[J].中国煤炭工业，2017

（作者单位：山西汾西矿业（集团）有限责任公司）