档案管理信息化建设的方法研究

任宁

摘 要：目前，信息技术的不断发展，各种新兴的网络技术工具不断涌现出来，极大的提高了档案管理的效率，为档案管理的开发利用功能奠定了优良的基础。本文分析了档案管理信息化建设的意义，探讨了档案管理信息化建设中存在的问题，并针对如何更好地开展档案管理信息化建设给出了相应的建议。

关键词：档案管理;信息化建设;方法研究

一、档案管理信息化建设的意义

档案信息是一种非常重要的信息资源，网络信息技术工具的涌现使人们的生产生活发生了很大的改变，同时也有效推动和提高了档案管理工作效率。档案管理信息化建设和发展是时代发展的需要，是实现数字化办公的迫切需求。

1.档案储存环境优势

传统的档案资料管理工作大多是依靠人工进行分类保存，在资料整理收集的过程中难免出现搞错资料等各种问题，使得工作效率低下。纸质档案易受外界环境的影响，若是保存环境不好，这些资料就有可能会被损毁，影响正常使用。为了有效开展档案管理信息化建设，打破传统档案管理的局限，提升档案管理效率，就要引入网络设施，加大资金投入，完善档案管理信息化技术工具，优化相关的软硬件基础设备，将相关资源信息统一规整到网络平台上，更好地满足人们对于档案管理工作的需要，推动我国档案管理行业的发展和进步。

2.有效提高档案管理的效率

构建以互联网信息技术为代表的档案管理模式，使档案管理和信息技术有效融合起来，实现了以电子信息技术为载体的管理模式，有效提高工作效率。在信息技术模式下， 档案管理工作能够使得信息资源的共享成为现实，同一份资料可以突破时间、地点的限制供多人查看，借助于网络工具，档案资料的传输和接收也变得更快，能够有效提高信息资源的利用率，实现信息资源共享，提高管理效率。

二、档案管理信息化建设面临的问题

1. 档案管理意识淡薄

档案管理工作是一项相当重要的工作，它包含着许多有价值的信息资料。目前，有些单位的领导信息化管理意识比较薄弱，没有及时认识和了解信息化技术工具，信息技术管理意识比较薄弱。为了有效开展档案管理的信息化建设，提高档案管理效率，单位负责人应当及时更新管理理念，优化管理模式，才能推动档案管理工作向前发展。

2.档案管理模式有待完善

信息化背景下，传统的档案管理服务模式已经不能有效满足发展的需要。档案管理信息化建设，对于管理者的专业素养要求更高，档案管理工作模式有待更新。从档案管理现代化建设发展来看，档案管理体系不够规范，信息技术的安全性能需要进一步加强，为充分发挥互联网信息技术的优势，有效整合各种信息资源，使得信息的交流和使用更加方便，就要注重更新档案管理工作体系。目前，有些单位已经设立了电子档案管理体系，对内部的各种数据资源实现了数字化管理，但是从计算机信息化管理的方面来看，很多单位引进的设备比较落后，相应的信息安全工作落实的并不到位，安全管理力度不够，这种情况下很有可能造成档案资料的原始数据丢失，影响单位的正常运营。

3. 档案管理信息化专业人才不足

档案管理信息化发展和建设，需要专业的技术人才进行管理。但是很多单位都忽视了人才培养工作，档案管理的工作人员计算机水平不高，专业化水平不够，很难发现网络社会下各种潜藏的问题，其专业素养有待加强。如果档案管理人员的专业技术不过关，综合素养不高，那么在面对一些网络病毒时，就无法及时处理，很有可能造成内部的网络瘫痪，更有甚者还有可能导致一些核心的数据资料丢失，给单位造成一些无法挽回的损失，影响单位的经济效益。为此，为更好地应对和处理网络环境中各种不安全的因素，在信息化档案管理建设过程中，应注重引进和培养专业的技术人才，不断强化档案管理工作人员的网络安全意识，有效识别和应对档案管理中的各种风险，从而推动单位的有序经营和发展。

三、档案管理信息化建设方法

1.规范管理体系，推进管理工作有序进行

为了提高事业单位档案管理工作效率，完善档案管理工作体系，对相关的机构档案进行管理。事业单位档案管理相关负责人在信息化建设过程中，一定要规范档案管理工作流程，将各种档案资料根据其类型进行划分，便于工作人员进行查找和翻阅。建立完善的档案管理体系，要注重引进最新的档案管理技术设备，还要注重将具体的档案管理责任落实到个人，使得档案管理工作人员能够明确自身职责，做好监督和管理工作，调动他们的工作积极性。信息化技术背景下，各种海量的信息资源被汇聚到一起，这些数据资源很多都是一些企事业单位的重要的机密文件，一旦丢失或者泄露将会给其发展带来严重的后果。所以，完善档案管理工作体系，还有一点非常重要，就是要做好档案管理的保密工作。企事业单位应当注重档案库房的建设，做好相关的安全防护工作，使得档案管理工作的相关资料安全性能得到强化。

2. 提高档案管理信息化建设意识

现如今，信息技術的高速发展，给人们的生产生活提供了强大的便利。很多新兴的档案管理工具层出不穷，给人们提供了更多的选择。在新环境下，档案管理人员要学习较为先进的管理理念，熟悉掌握和运用信息化的档案管理工具，由此才能指导和引领档案管理工作的发展。信息化技术背景下，对于档案管理工作人员的计算机技术水平需求更高，为了提高事业单位档案信息化管理的信息化水平，为单位节省更多的人力、物力和资金，较为重要的一点就是要重点提高档案管理工作人员的计算机技术，使之成为一个掌握现代化技术的、专业的档案管理人才。档案管理层要定期组织和安排全体的档案管理工作人员学习，熟练运用各种新型的档案管理技术软件，有效提高档案管理工作人员专业化的技术水平，从而可以及时应对和处理工作中遇到的各种难题，进一步提高医院档案管理工作效率。除此之外，事业单位的档案管理工作人员还应当丰富完善自己的知识体系，加强自身修养，努力提高自己的综合素质，充分发挥个人价值，以饱满热情的态度投入到档案管理工作中。为此，为了全面推进档案管理信息化的建设工作，事业单位应当注重培养信息化的管理人才，提高档案管理信息化建设意识。

3.注重引入先进的管理设备

信息技术档案管理建设中，先进的技术设备能够给档案管理工作提供强有力的支撑，是保障档案管理工作信息化建设的重要力量。对于信息技术工具来说，无论是软件还是硬件支持，单位都应综合考虑现代化建设发展的新技术、新成果，及时引进和更新管理技术。在信息化技术建设和发展中，应当根据自己的实际情况，设置对应的权限，提高对应的管理系统的兼容性。此外，还需要进一步完善和提升安全管理的防护力度，单位内部的机密资料信息最好可以设置只有在内网环境下才能查看，若是在外网环境中操作，就需要做好相应的安全防护工作。为此，在档案管理信息建设过程中，要注重引进各种高新的管理设备，不断创新管理方式，加强机构队伍建设，完善管理制度，适当改善工作条件，推进信息化建设和档案管理，有效提高档案管理效率，给单位工作人员提供更加优质的服务。

4.提高档案管理人员专业水平

档案管理工作归根到底也是对人的管理工作，档案管理工作人员的专业水平直接影响着档案管理效率。单位可以综合考虑档案管理工作的发展需要，结合自身工作的实际情况，定期对档案管理工作人员开展业务培训，进行不定期的测试和考核，从而充实和提高档案管理工作人员的水平，全面提高档案管理工作人员的综合素养。在培训过程中，管理层可以邀请那些行业内的专业人才开展讲座，也可以选择单位内部那些经验丰富的员工进行分享，帮助更多的档案管理工作人员处理档案资料收集和管理过程中的各种难题，继而提高管理人员的专业化水平。学习借鉴、取长补短，并以此为契机，不断提高档案管理人员的思想认识，創新工作形式，有效提高档案管理工作人员的专业素养。除此之外，事业单位内部还要建立起来相关的档案管理约束制度，用来指引和规范档案管理工作人员的行为，营造一个良好的工作环境，进一步提高档案管理的效率。

做好企事业单位的档案管理信息化建设工作，领导人员应当不断优化档案管理模式，规范档案管理工作流程，及时引入先进的档案管理设备，定期对档案管理工作人员开展培训，提高档案管理工作人员的专业水平，促使档案管理工作朝着更加专业化、现代化的方向发展。

参考文献：

[1]阚泽微. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 科学技术创新，2017

[2]姚保华. 加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J]. 企业改革与管理，2017

[3]蔡俏冰. 事业单位档案管理信息化建设对策研究[J]. 办公室业务，2017

（作者单位：西安市园林研究所）