食品药品检验电子档案管理探讨

徐红

摘 要：大数据时代是信息化社会发展的一大趋势，对档案管理工作提出了新的挑战，食品药品检验档案管理工作的发展将会以大数据为基础，电子档案管理为工作方式，以提高食品药品档案管理工作效率和水平，实现档案信息化管理。如何利用数字化技术对食品药品检验档案进行管理成为档案管理工作人员所面临的挑战，本文将分析大数据时代开展食品药品检验电子档案管理的必要性以及现状，探讨如何利用电子档案开展食品药品检验档案的管理措施。

关键词：电子档案;信息化管理;档案管理;食品药品检验

一、食品药品检验电子档案管理的必要性

1.有利于改善食品药品检验档案的服务质量和效率

档案是各项社会活动过程中所形成的的文件资料，记录活动始终的往来记录，反应各项工作的基本情况，是管理工作的基础。食品药品检验档案担负着对检验资料的记载和保存的重要责任。长期以来，大多数企事业单位依旧延续着传统的纸质方式保存档案，传统的档案管理方式有传统的优势，但随着科技的进步，社会的发展，检验数据的不断增多，传统的方式给人们带来了查询效率低、修改流程繁琐、归类归档混乱的现象，影响了档案管理工作的工作效率和质量，而建立电子食品药品检验档案，能够借助信息化技术、网络云技术等方式，更好的将档案资源向社会公开，便于查询、分类管理，提升了食品药品检验档案的管理水平和工作效率。

2.电子档案管理是食品药品检验档案管理工作的必然选择

进入新时代以来，要把我国建设成现代化社会主义强国，科学技术的发展是现代化社会主义强国的关键因素，随着科学技术的发展，现代化信息技术的普及，电子化、集成化在各个领域被广泛应用。食品药品检验档案随着社会的发展档案的种类及数量与日俱增，对档案工作提出了更高的要求，食品药品检验档案管理工作电子化改革迫在眉睫。电子档案的使用是将传统的档案管理工作向数字化信息的方式转变，打破传统档案管理工作的局限性，在方便存储、记录、保管的同时，向公众提供便捷的查询信息服务。因此，电子档案管理是食品药品检验档案管理工作的必然选择，是时代进步的象征，是档案管理工作走向现代化和信息化的必由之路。

3.实现资源共享

食品药品检验电子档案具有占用空间少、处理效率高的特点，传统的纸质档案需要大量的档案柜存放案卷，查找起来非常的麻烦，有时候1-2名工作人员都难以在短时间内查到所需要的数据，而且大部分单位在保管档案时会占用一整间档案室或者一层档案室，大部分档案都是保密的，更别提资源共享。而电子档案可以仅依靠硬盘和芯片的数字化管理，实现精准的档案归档分类，档案资料的存储、收集、检查、查询和统计将更快捷、更节省空间。大众也能够借助对外公布的网络平台，进行相关的食品、药品、保健品、化妆品、生物制药、食物、动物等检验检疫的档案信息进行查询查阅，有效实现资源共享，这是传统档案管理无法媲美的。

二、食品药品检验电子档案管理存在的问题

1.电子档案建设重视程度较低

传统的食品药品档案管理是以纸质版文字的形式记录和保管的，档案管理工作未能紧跟大数据的时代步伐。大部分检验检疫部分将资金投入到业务水平提升和发展，而对档案管理工作的资金投入有限，重视程度较低，使档案管理工作落后于社会发展水平，档案管理工作失去的活力，食品药品档案仅作为档案文件进行保管，未能发挥其功效，这不利于电子档案的建设和发展。尽管，近年来随着信息化时代的进一步发展，很多单位认识到电子档案建设的重要性，但是档案管理工作缺乏电子化办公的经验和方法，对档案的收集仍然停留在手工记录和整理的管理工作方式，而电子档案的作用仅仅是收集和储存，未能实现食品药品检验档案网络化、信息共享化，难以适应时代的发展和社会对食品药品档案信息的需求。

2.软硬件设施不完善

食品药品检验机构的成立时间相对较短，基础工作条件相对不够完善，档案管理工作的硬件配备不够齐全等都是档案管理工作亟需解决的问题。随着时代的发展，智能化、数字化的普及，在硬件设施还不够完善的基础上，又要开发信息化电子档案管理，食品药品检验机构的基础建设工作就会显得捉襟见肘。一方面，电子档案管理工作缺乏健全的电子信息管理系统，一套完善的电子系统，是电子档案工作顺利开展的关键，缺少了电子信息管理系统，就好像缺少了档案管理工作的工具，没了工具，就不能够顺利的开展。另一方面，智能手机的普及、4G网络的广泛应用，5G网络的推广，电子档案管理工作缺乏对手机应用领域的研究和开发，公众暂时还无法实现借助手机平台，查询和了解食品药品的相关档案信息，更别提档案信息的资源共享。此外，食品药品检验档案管理工作团队的人员配置相对落后，跟不上时代步伐，年龄偏大等因素都属于软件和硬件设施不完善，需要进一步提升。

3.电子档案管理人员综合素质有待提高

随之时代的进步，知识领域的相互融合，食品药品检验机构档案管理部门对综合性人才和专业人才的需求逐年上升。在现有的工作人员中，新老交替衔接不上、非档案管理专业人员从事档案管理工作、对一流的电子信息设备不会使用以及对食品药品检验业务不熟悉等现象，这样是无法适应现代档案管理工作的。伴随着大数据时代的发展，食品药品检验机构档案管理工作需要懂计算机技术、懂是药品检验技术、档案管理等相关知识的专业人才。此外，机构缺乏对从业人员的专业培训，无法适应科技的進步，甚至会出现机构推广一种手机应用软件，年轻的同志无法将新应用推广给老同志，使电子档案管理工作停滞，档案管理人员的综合素质有待提高。

三、食品药品检验电子档案管理工作创新

1.加大培训，提升档案管理人员综合素质

人才，是电子档案管理工作顺利开展的关键因素。食品药品检验部门在人才的聘用上要考虑高学历人才，如硕士学历起;其次，要综合筛选人才，跨专业选择。如计算机专业、档案专业、管理学专业、文学专业、法学专业、检验检疫专业等;最后，对现有管理人员进行业务培训。定期开展业务交流和业务培训，更新观念，紧跟时代步伐，与时俱进，老带新快速进入工作状态，新教老，老同事要发扬不耻下问、虚心请教的学习精神，接纳新事物，促进电子档案管理顺利开展。

2.加大电子档案管理投入，提高创新力

领导层要对电子档案管理工作加大关注力度，重视大数据时代档案工作向电子信息化转变，及时解决资金、软硬件、资源共享等方面的问题，提高电子档案管理工作的创新能力。对电子档案管理工作的基础建设从以下三个方面入手：

第一，加大对网络环境的建设。食品药品电子档案管理工作的网络环境可以分为三个方面，内部网络环境、专业網络环境和公共网络环境。内部网络环境是食品药品监督管理部门的内部网络环境，便于部门内部的信息查找和使用;专业网络是负责对食品药品检验结果的验收和信息交付业务，是需要相关业务人员进行核对录入，进行专业分类的;公共网络是面向大众的，将不涉密的检验结果向大众公布公开，便于公众查询，想公众提供查询和浏览服务。

第二，基础设施的投入建设。电子档案管理系统和数字档案的建设和运行是目前食品药品检验档案信息的基本组成。随着大数据信息的需求，要求档案管理硬件要具有高性能、大容量存储设备、流畅的网络服务器、信息资源库、告诉网络家换季、安全设备等硬件设施。

第三，升级软件系统。电子档案管理工作首先要有一套完善的档案管理软件系统，系统软件主要是建立操作平台，便于工作人员按要求录入信息，正确分类归档，适应硬件与系统的配合，完成系统指令。其次是应用软件，在处理档案文件时，会有不同的情况发生，升级应用软件，可以促使电子档案管理工作事半功倍。如图像处理、校对、质量检验等一系列专用软件。

3.整合资源，建立电子档案数据库

食品药品电子档案工作的成效是供公众查询和阅览。经上级部门批准后，档案管理人员将食品药品检验档案进行资源整合，进行文件资料分类管理，建立电子档案库。档案库的建立可以采取招标形式，允许科技公司制作检索系统，食品药品档案部门进行监督管理，也可以档案部门自己编写检索系统，将不同电子文件资源存储在终端服务器数据库中，向公众提供查询服务，从而实现社会主义现代化强国建设的愿景。

综上所述，食品药品检验电子档案的建设与管理，关乎食品药品检验事业的发展，关乎档案事业的发展，创新食品药品检验电子档案管理工作，要加大培训，提升档案管理人员综合素质，要加大电子档案管理投入，提高创新力，要整合资源，建立电子档案数据库。电子档案的开发与利用，有利于改善食品药品检验档案的服务质量和效率，有利于提高食品药品档案管理工作队伍综合素质，有利于我国档案管理事业的发展，实现现代化社会主义强国的愿景。

参考文献：

[1]李 超.新时代食品药品检验档案管理工作创新研究[J].临床医药文献电子杂志，2019

[2]张存智.试论食品药品检验检测档案管理工作[J].办公室业务，2019

[3]叶 萍.新时代背景下食品药品检验档案管理创新工作研究[J].兰台内外，2019

（作者单位：广西壮族自治区食品药品检验所）