加强档案信息化建设 提升档案管理水平

尤永玲

【摘要】2014年，“全国两会”李克强总理提出“互联网+”以来，互联网与各个行业的结合度进一步深化，档案管理的信息化水平显著提升，不仅提高了档案管理的成效，而且还更好拓宽了档案的服务范围。为此，各地档案管理部门一定要充分认识档案信息化建设的重要性，明确档案信息化建设的基本意义，从各个层面切入，提升档案管理的信息化成效。

【关键词】新形势下;档案;信息化;管理水平

新形势下，传统的档案管理方式已经无法适应当前社会发展的实际需要，各种类型的档案资料不断涌现，只有借助信息化建设，才能实现对档案资料的科学、高效管理，也才能更好地发挥其参考价值作用。结合实践来看，档案信息化建设，硬件设备的添置完善需要跟上，现有的档案管理人员需要树立信息化意识，加大对档案管理人员的信息化教育培训，确保他们熟练操作各种信息化设备，这样有助于档案信息化建设的规范化、有序化进行，对于档案管理水平的提升具有重要意义。

一、信息化建设需要遵循的三个基本原则

档案信息化建设，是一个复杂的系统工程，并不是单纯的添置各种信息化设备，而是需要真正领会信息化的基本内涵，与档案管理基本需要结合起来，实践证明，必须要遵循以下三个原则：

（一）规范性原则。随着现代社会的快速发展，档案管理的传统方式已经无法满足各个领域档案资料查阅大批量、快速化的基本要求，档案管理的现代化需要进一步加快。对于传统的纸质档案资料，可以借助信息扫描、摄像等技术手段转化为计算机能够有效识别和深层次处理的数字化档案资料，为了有效保存传统档案资料，也为了加快档案信息化建设，应当制定明确的规定，确保档案信息化的基本内容、方式等明确清晰，以此来推动相关工作的有序开展，这样档案信息化的价值也才能更好地体现出来。

（二）安全性原则。在科学技术的推动下，当前数字化、网络化、信息化正在成为社会发展的大趋势，更是为档案信息化建设创造了千载难逢的机会，但是，信息化具有明显的

“双刃剑”特点，在方便档案资料查阅，海量存储档案信息的同时，也会受到各种病毒、黑客等的攻击，一些非常重要的档案资料就有可能会被窃取，从而带来非常严重的影响。为此，在档案信息化当中，一定要注重安全保障系统的建设，提高档案信息化对各种风险问题的应对能力，以此来保障档案数据的完整性、安全性。

（三）效益性原则。由于以往纸质档案资料数量太多，不可能所有的都实现档案信息化，为此，就需要对效益予以考虑，档案信息化，需要多个部门的参与，应用到的专业技术也非常多，更是需要大量人财物力的投入，在档案信息化上，要优先向那些价值大、查阅率高的档案资料倾斜，这样不仅体现了档案信息化的作用，而且还能更好地服务社会群众。

二、档案管理信息化的作用及意义

信息化，是整个社会发展的大趋势，档案管理也不能例外，加快档案管理信息化，有助于档案资料价值的更好体现，对于拓宽服务范围，提高社会对档案资料的重要性认识具有极大意义。

（一）有助于资源共享的实现。传统纸质档案资料，实际服务对象有限，这也降低了档案资料的内在价值。档案管理信息化，则打破了传统档案信息使用的闭塞现象，让更多的人可以借助互联网对档案信息进行查阅，档案资料的开发、利用、保存于传递进一步加快，对于实现档案资源的更高层次更宽范围的共享具有直接影响。

（二）实现档案管理新发展。传统的档案管理，成效比较低，已经很难适应当前飞速发展的社会需要，档案管理人员一定要深层次认识档案信息化的重要性，摒弃传统的档案管理思维，深挖各种影响档案信息化的问题，制定更加符合档案信息化的工作结构，这样也有助于档案管理与整个社会发展更为紧密地结合起来。

（三）满足改革发展的新要求。在以往，对于档案的管理主要是靠人力来完成，不仅容易出错，而且整体的工作效率还不高，一些重要的档案资料在管理中容易出现残缺、丢失等问题，档案库房还容易受到各种自然灾害等的影响，容易出现很多宝贵档案资料大批量损毁的情况。档案管理信息化，则很好地解决了这些问题，信息化实现了档案资料收集、整理的高效化、保存的海量化，通过异地备份等还有效防范了档案资料丢失等情况的出现。

三、提升档案信息网络化管理水平

（一）有效配置各种硬件设备。当前，科学技术快速发展，各种高性能计算机等电子设备广泛应用，档案管理部门应当结合实际需要，适时添加配置，满足纸质档案资料信息化的基本需要，同时，更加方便快捷、安全地为社会群众提供各种档案资料查询等服务。

（二）加快档案信息化探索。传统纸质档案向现代化过渡，需要一个过程，档案管理部门应当结合自身实际，制定档案信息化的规章制度，分类推动档案信息化，总结经验，分析问题，以此来推动档案工作整体的信息化。

（三）加快数字化档案的建设步伐。数字化，在当前档案管理中应用范围进一步拓宽，对于传统纸质档案的现代化具有直接影响，为此，需要切实推进各种类型档案电子文件的规范化管理，更好地满足不同社会层面对档案的需求。

（四）提升档案管理法治意识。在法治中国建设推动下，围绕着档案管理的法律法规建设也在加快，这对于提升档案管理人员的现代化意识，维护档案资料的完整性、安全性等都起到了非常好的作用，更为档案现代化建设夯实了基础。

四、落实好档案信息化建设的保密工作

档案资料，包含的内容多、涉及范围广，尤其是一些科技领域，实际产生的档案资料价值非常高，这些档案资料直接关系着一个行业的兴衰，甚至影响着整个国家建设、社会发展，为此，对于档案保密工作必须要给予足够的重视。结合国家档案工作要求，成立专门的档案保密工作领导小组，加大对档案保密工作的指导，以档案分类为原则，对涉密档案资料，划分成不同的保密等级，明确这些类型档案资料的查阅权限。加快档案资料保密机制建设，明确不同类型保密档案资料的保管责任，一旦出现泄露、丢失等情况，一律按照法律法规严格进行责任追究，倒逼档案管理人员提高保密安全意识。

五、构建与现代化相适应的信息化档案管理体系

在现代社会发展推动下，档案管理正在由传统型向现代化快速转变，现代化的实现离不开标准化作为支撑，实践证明，在深化以计算机为核心的档案信息化上，各项档案管理业务工作的开展必须要以标准化为指导，档案管理工作的标准化，是档案管理信息化的基础和关键。

（一）加快档案保管安全体系的建设。严格按照国家档案管理要求，对档案保管库房进行标准化建设，有效提升库房的抗震防火防潮防水能力，有效控制库房的温度等，在条件允许的情况下，还可以建立库房自动控制系统。同时，加大安全系统的建设，通过防火墙技术、病毒防治技术、防窃听技术等的应用，实现对各种安全风险的有效预测。

（二）提高档案保护质量水平。坚持分类保管原则，对一些重要的、瀕危的档案资料借助微缩、裱糊等手段进行保护性抢救，这样可以提高重要传统档案资料的保存时限，这也是档案信息化优先考虑。

（三）加快档案信息化人才队伍建设。首先，是对原有的档案管理人员进行教育培训，帮助他们转变传统的档案管理思维，融入信息化管理当中，对各种计算机管理技术手段进行了解、熟悉、掌握，从而加快档案管理的信息化。其次，结合当前档案资料综合利用实际需要，引进各个专业的人才，充实到档案管理一线，以此更好掌握档案资料的收集、整理、立卷、归档等各个工作流程，推动档案管理的信息化。

六、结束语

新形势下，各个领域的建设不断加快，形成的档案资料不断增多，档案管理的重要性在各个层面充分体现了出来，信息化是档案管理的一个基本方向，对于档案管理水平的提升，档案参考价值的体现具有重要意义。通过对档案管理信息化三原则、作用意义等的分析，充分认识到了档案信息化的复杂性，进而从档案信息网络化、保密工作、安全体系等方面进行了探索，这对于加快档案信息化建设，提升实际管理水平具有深刻影响。

【参考文献】

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[2]姚艳蓉.深化信息化建设提升档案管理水平的研究[J].卷宗，2018（10）.

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