中学人事档案与办公室人事工作的相关性分析

张惠

摘 要：文章论述了中学档案与办公室人事工作之间的关系，并说明人事档案的重要性，分析开展中学人事档案管理存在的问题和不足，最后提出解决这些问题的方法，思考完善中学人事档案管理的途径，为中学开展办公室人事工作奠定良好基础。

关键词：中学档案;办公室人事工作

1 引言

对于中学来说，教职工的管理工作是开展日常管理的重点，而在学校开展教职工的管理工作，主要是进行办公室人事工作，而教职工的资料，包括他们的人身经历、能力水平、工作表现等，是开展管理工作的基础，而这需要档案资料的配合进行。[1]人事档案是开展办公室人事工作的基础依据，也是记录教职工原始资料的凭证，中学档案与办公室人事工作之间存在紧密的联系，本次就对此进行分析，探究人事档案的重要性，研究如何提升人事档案管理水平。

2 中学档案与办公室人事工作的关系

对于中学办公室人事工作的具体内容，主要涉及全校教职工的调资、晋升、绩效工资的核算及发放;教职工的退休审批，及在职教职工的三险一金（养老、医保、工伤、公积金）的申报征缴;新招聘教师的入编及工资办理，教职工人事聘用合同的签订及到期续签;全校教师的职称聘任、职称工资挂钩、岗位设置及岗位变更、变更后工资挂钩，到办理完后全部收集、整理、归档。从这些业务不难看出都离不开档案管理，离不开对档案资料的收集和应用。比如办理社保项目，就需要掌握教职工的身份、职务、性别、出生时间、参加工作时间、参保时间、身份证件号及工资基数等资料，需要个人承担的保险费用进行每月工资扣除，统一缴纳统一完税。这些业务意味着，中学档案与办公室人事工作之间关系紧密，档案是开展办公室人事工作的基础资料，每个人都有自己的人事资料，办公室人事工作的工作结果，就是要把每人的人事材料归纳到档案中去，形成更完善的档案资料。比如某位教师职称晋升后，就需要把本人晋升职称的材料再收集整理入档。而且随着老一辈教职工的退休和新教职工的入职，具体工作都由办公室人事工作负责，同时相应的档案资料都要有所变动，对应人事工作的开展。[1]

3 中学人事档案的重要性

中學人事档案涉及的内容较多，比较复杂，进行管理的流程较多，还需要多个职能部门的参与和帮助。人事档案代表的是某个人的个人身份，出生时间、参加工作时间、教育履历、工作履历、家庭情况、籍贯、居住地等，还有本人的道德品质、能力表现、工作成就、教学荣誉等。人事档案是个人的原始资料，录入了基本上从出生到现在的人生经历。对于学校来说，人事档案涉及教职工的入职、职务晋升、教育经历、教育表现、社保等内容，是进行人事管理的基础资料。学校对教职工进行考察、评价、安排等，都需要建立在人事档案的基础上，是学校挖掘优秀人才、发展师资力量的重要参考依据，也是学校对教职工进行任免、晋升、奖励、调动等工作的合法依据。学校进行人才引进、薪资安排、岗位轮换等工作，都需要根据真实可靠的人事档案作为依据。[1]而需求的人事档案信息的获取，离不开人事档案管理工作的进行。所以充分挖掘人事档案价值，提升人事档案管理水平，对于中学管理工作开展有积极意义。

4 中学人事档案管理中存在的弊端

4.1 对重要性认识不足

中学领导人员和档案管理人员不重视人事档案管理，对其的重要性认识不足。学校更重视教学工作的开展，忽视了对人事档案的归档和管理;档案管理人员在进行管理时不够认真仔细，敷衍了事，影响资料归档;部分教职工不能真实准确的填写档案资料，导致档案收录的信息真实性和完整性较差，存在很多错漏;在互联网的冲击下，越来越多的职工表现出思想倦态与参与积极性不高的问题，不能主动配合人事档案管理工作的开展。[1]

4.2 管理制度不规范

我国一直坚持推进人事档案管理工作，建立了相应的管理制度和办法，但因为中学人事档案管理工作涉及的内容丰富，涉及面广泛，政策性较强，变动较高，标准要求也较高，因此现有的管理制度和管理程序不太适合。目前正处于新旧人事档案管理制度的交替时期，管理模式表现出旧制度的突破以及新制度的不足，所以导致整个人事档案管理工作标准化和规范化不足，虽然学校教职工的人事档案是随人走的，但也不利于人才流动，人事档案的归档、分类管理以及销毁等都存在一定不足。[1]

4.3 管理实效性不强

中学人事档案资料比较空洞，内里价值不高，很多就是教职工的基础资料，没有什么利用价值;部分学校认为人事档案没什么用，所以对新入职教职工建立档案时比较随意和马虎，很多资料填写不全，学历、职称、工龄等记录不完整，与实际情况不匹配，影响到办公室人事工作的开展;档案资料的保存工作不到位，档案室设置不先进，导致部分档案资料受损。[1]

5 如何完善学校人事档案的管理

5.1 推进规范化管理

中学人事档案管理要注重实现规范化管理。学校需要收集其他学校进行人事档案管理的标准和规定，实现统一管理;严格按照《档案法》规定，针对学校人事档案的特点，建立科学的档案归类、整理、保存和利用程序和标准，实现规范化管理，保证档案资料完整、及时收集，同时进行定期检查，对档案资料和教职工人生轨迹进行查对，出现伪造要及时追求相关人责任。[1]同时建立保密制度，要求档案管理人员严格遵守，禁止无关人员进入档案室，禁止将档案资料带出档案室，禁止向无关人员谈及档案信息，在每天下班前进行全面检查，做好安全防护。[1]

5.2 提高信息化管理意识

中学要认识到信息化手段对于档案管理的作用，积极引进先进的信息技术和设备，实现信息化档案管理。学校档案管理人员可以借助信息技术，对档案内容进行详细分类，分析不同类别档案的作用和价值，在此基础上进行管理;重视档案信息的网络安全水平，尤其是学校的电子档案资料数目庞大，对于安全保存和保密有更高要求，需要重视网络防护手段的提升。将档案信息化建设纳入学校整体信息化建设的框架中，配合学校信息化建设工作的开展，建立人事档案信息化管理系统，提供对档案信息的实时更新、录入、查询等服务。[1]

5.3 重视档案管理人才建设

中学要重视档案管理人员水平的提升，以及对教职工资料了解程度的提升，使其不仅要有丰富的档案管理理论知识，还要有熟练的档案管理技能和计算机操作能力，可以熟练应用软件进行人事档案管理，还要掌握自己学校每位教职工的人事变动信息，及时进行入档更新和保存，同时可以档案内容对应，避免出现差错。[1]中学要提升档案管理人员的档案信息化管理意识，让他们认识到这项工作对于学校发展的积极意义，从而能够认真对待人事档案，自主进行保存和整理;另一方面提升档案管理人员的档案信息化意识，认可信息化管理模式的应用，结合本单位学校的特色，思考如何有效进行信息化管理。加强对信息化管理方面技术的培训和提升，提高信息化水平和能力，能够根据不同的档案类型进行信息化管理。能够跟随学校教职工的变动，注意进行资料收集和整理归档，重视人事档案的实时更新。

6 结语

中学档案与办公室人事工作的开展息息相关，联系紧密，中学要重视人事档案的重要性，提升人事档案管理水平，推动人事工作的开展。

参考文献

[1]何玉辰.学校档案与办公室人事工作的关系[J].办公室业务，2012，（6）：126.