打通海外档案管理的最后一公里

齐媚

摘 要：随着一带一路的顺利推进，顺应国家“走出去”的方针政策，越来越多的企业把视线放到海外、大力提倡海外发展。在企业海外发展面临的诸多管理难题中，档案管理是不可或缺的一环。对于已经具备一定规模，发展稳定的海外公司来说，档案管理工作基本已经进入了正轨，但对于尚处在起步阶段的公司来说，这项工作仍然面临许多难题亟待破解。

关键词：海外;档案;管理;最后;一公里

中建巴基斯坦有限责任公司（以下简称“中巴公司”）长期坚守巴基斯坦。当地形式复杂，政局多变，文化多元。面对与国内完全不同的政治、社会、经济环境，以及巴基斯坦国家薄弱的基础设施和安全条件，公司的档案管理面临重重困难。我们现在就来分析一下，摊开困难找方法，共同探寻解决之道。

1 内外条件影响导致档案管理规范化受限

公司的海外项目处于复杂的政局、经济环境中。在以一线为中心的大局观管理思想指导下和巴基斯坦项目条件制约下，档案管理工作难以被重视和得到必备发展条件。一是海外员工流动频繁，缺少长期稳定、有经验的档案管理工作者;从事相关工作的人员多为兼职，未能接受全面培训，档案专业性不强，遗漏时有发生，影响归档资料的完整性;尚未将档案管理在日常工作考核中明确，缺乏量化标准和问责制。

二是建立专门的档案室有较高的硬件要求，受限于当地的物资条件，配置有难度。也不具备随时跟着项目走的灵活性和机动性，在公司当下的发展阶段并不适用。以上内外因素导致公司虽有档案管理办法，但实际规范性不强，档案管理工作往往流于形式。

2 海外项目工程竣工档案要求各不相同

每个国家在建工程监理制度的权限不尽相同，竣工资料规定要求也各不相同，从国内带来的一整套标准化的项目归档目录及要求有时并不适用。例如巴基斯坦政府规定项目竣工只要通过业主方验收即可达到交工要求，一般在项目签订工程合同之初便与业主方商定工程资料的收集范围、交付清单。因此巴基斯坦每个项目的竣工资料清单都因业主方的要求不同而存在差异。各个项目的竣工资料档案内容都不一致，无法形成工程档案管理清单的标准化、统一化。

3 工程档案过程管理属地化运用不充分

海外在建项目的中方管理人员严重不足，属地化管理人员在档案管理工作中的运用不充分。如果从项目开工之际就做好属地化管理人员的工程档案培训，将资料收集的前端触角延伸到每一个业务系统的属地化人员，加强他们的资料收集意识和规范化标准，定期移交给各业务系统专门指定的资料员或档案保管员。不仅能大大提高资料的完整性和准确性，也能减少企业管理成本。

4 海外项目档案信息化建设迫在眉睫

档案保管集中少，分散多，各个系统档案管理水平参差不齐;工作活动所产生的大量档案材料均由经办部门或经办人分散保存，一般利用普通档案柜存放档案，保管条件不足;人员调动工作移交、办公场所迁移极易造成资料遗失;巴基斯坦通讯、网络条件差，易受限制。如何将庞大数量的纸质档案运回国内是一大难题。如果结合中建数字档案馆系统，推进档案电子化建设，加大软件技术支持，打通最后一个站点，就能直接通过扫描数字化实现纸质档案的电子化管理，降低高额的运输成本和管理压力。

5 海外档案的密级管理亟待加强

5.1 提高思想认识，充分认识档案工作的重要性

首先要提高认识，在公司日常运营中要逐步纠正重建设、轻管理，忽视档案工作的思想。要深刻认识到档案工作在夯实公司基础管理、規范日常管理中起到的重要作用。

中巴公司（PKM项目）现阶段已经成立了档案管理工作的组织机构，由分管领导全面主抓，项目负责人即为项目档案工作第一责任人，部门负责人为各业务系统档案第一责任人。但相关重视度和参与度仍然有待提高，进一步建立健全档案管理制度体系，确保档案管理工作落实到日常工作中去，将档案意识提高到思想认识中去，将档案规范操作深刻到每个人心中去。

5.2 完善工作机制，落实部门档案的管理责任

逐步将海外档案工作纳入机构职能配置中，纳入绩效考核范围中去。只要公司在运营，就必须明确各个部门涉及档案工作的责任和义务，使档案工作有人管、知晓如何做，提高每一个员工对档案的认知和重视;制定完善的管理制度，包括涉密管理，特别是外籍高级管理人员，必须签订保密协定，加强密级约束，确保没有泄密事件当地

发生。

5.3 加大信息化的运用，提高电子档案的使用开发

通过数字化扫描实现纸质档案的电子化管理，并建立目录与原文的对应关系。除非重要并需要永久保管的档案资料必须保管纸质件外，其他普通且保管期限为定期的档案，可直接保管电子件，不再留存纸质件，以节约档案存储空间;及时将所有资料上传到中建数字档案系统，做到随时建档随时录入，充分利用信息化，打通网络最后一里路。

5.4 加强档案基础工作，提高档案工作的过程管理

在公司、项目机构调整和人员变动时，要把文件档案资料交接作为一项规定动作，且必须办理交接手续，纪实留痕，确保文档资料去向清楚，把最后一棒交接到位。从每一个项目的开工之初就加强属地化管理人员的运用，从最源头开始做好每一步档案基础工作。

5.5 加大档案学习培训，提高档案人员的创新能力

海外档案工作作为公司海外发展策略的重要支撑，是一项充满挑战的新课题，在其管理过程中面临经验不足、专业人员匮乏、档案管理信息化、属地化等诸多难题。在巴基斯坦政府普遍工作流程长、效率低的情况下，我们必须加大对档案管理工作的高度重视，发挥出档案管理的重要作用，疏通最后一公里，打通最末枝端。在人事档案、税务稽查、合同结算、产权变更及安全运营方面提供完整准确的信息，在不断探索中形成符合公司长远发展利益的管理模式，充分保证海外人的基本权益，保障公司的合法利益。

参考文献

[1]任嘉.多元化经营视角下的海外工程档案管理[J].城建档案，2017（12）.

[2]张群.境外工程项目档案管理存在问题与对策[J].机电兵船档案，2017（1）.