大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

摘 要：科技的迅猛发展推动了大数据时代的飞速来临，并为各个领域增加了新的竞争力与活力。因此高等院校档案管理人员，如何在大数据时代下对自身的管理理念与模式进行完善与创新，已经成为其应当重点研究的问题。本文主要对高校档案管理工作使用大数据的重要意义进行分析，对高效档案管理工作模式的变革与优化进行讨论，以期在帮助管理人员提升管理成效与工作质量的同时，推动我国高等院校各项管理活动的更好开展。

关键词：高等院校;大数据时代;档案管理;优化途径

档案管理作为高等院校十分重要的工作内容，能够在更好对本校人员档案进行调剂与管理的同时，为学校高层管理人员提供更有方向性的决策意见。大数据时代的来临不仅对档案管理工作的管理理念进行了革新，也对管理模式进行了相应的创新与优化，才能使高校档案管理工作更好地适应不断变化的时代发展。因此，只有高校档案管理人员可以在紧抓大数据具体内涵的同时，对自身的档案管理工作模式进行创新，才能在有效利用、整理各种档案数据资源的过程中，切实保证管理工作的有序开展。

1 高校档案管理工作使用大数据的重要意义

信息社会的迅猛发展，使各种海量的数据呈爆炸式的增长呈现在互联网中，使人们利用传统的数据处理技术很难对信息资源进行有效抓取，因此利用非常规软件完成对海量数据处理的大数据时代悄然来临，并同时具有处理效率高、处理数据类型多样以及可以对海量数据进行处理的特点。随着高校档案管理人员所需要处理的数据信息日益增长，如何在打破陈旧管理理念对自身桎梏的同时，选择一种能够在大数据时代背景下，符合发展要求的管理模式，逐渐成为广大高校档案管理工作人员不断研究的问题。因此，大数据的使用可以帮助档案管理人员完成对有用信息的快速抓取，通过实时整合与分析，帮助其快速完成对档案的分类以及管理工作，并能够在满足服务对象个性化、多样化需求的同时，切实完成档案管理效率与工作质量的双重提升，从而达到保证高校档案管理工作高效开展的目的。

2 高校档案管理工作在大数据背景下进行模式变革的具体途径

2.1 变革管理理念

不少高校档案管理人员在开展管理工作时，受陈旧管理理念束缚较深，工作主要精力依然投放在对档案保管、档案收集、档案利用以及档案鉴定工作中，来完成档案管理以及为档案需求者提供服务的工作。这种疏忽用户服务满意度的管理理念，不仅很难提升管理人员的工作效率，也严重与不断发展的信息化时代相脱离。这就需要高校档案管理人员能够在大数据时代中，意识到传统的纸质载体已经难以满足不断增长的信息资源，需要通过对自身管理理念的变革，意识到数据价值的重要性，才能打破陈旧档案管理流程的同时，完成对档案存贮载体的建立，使档案管理人员在树立管理理念与服务理念并重的同时，保证档案管理工作的顺利开展。

2.2 增加资金投入

传统的档案管理工作需要管理人员以人工作业的方式完成对档案的整理与分类，因此高校很少会考虑到增加档案管理资金投入，导致管理工作很难在不断变化发展的信息化时代取得更好成绩。因此在大数据时代背景下，为了使本校的档案管理工作，能够为领导层人员提供更加精准的决策参考意见，高校需要增加相应的资金投入，保证档案管理工作能够在资金、人才以及高端设备的支持下，帮助档案管理人员对管理模式进行变革。只有这样，才能在提升档案整合、利用效率的同时，使管理人员更加科学的完成对档案发展战略计划进行规划，达到推动高校更好发展的目的。

3 高校档案管理工作在大数据背景下进行模式优化的具体策略

3.1 对信息化建设进行优化

首先，科技的迅猛发展使各种新兴技术以及设备的更新速度加快，因此高校需要预留出一定的设备养护、更新预算，为信息化档案管理建设提供较好的基础设施，才能保证档案管理信息化建设活动的有序开展。

其次，由于高校档案主要由本院校内的各个院系与部门提供资料，所以高校需要通过持续性策略加强本校档案管理信息化建设，鼓励档案管理人员通过参与定期培训，不断提升自身的信息化管理素养与能力，以达到推动档案管理信息化建设更好发展的目的。

最后，大数据更重视服务端管理工作的信息化建设，因此高校档案管理人员需要在开展工作活动时，定期对相关的管理软件、设备以及搜索引擎进行优化，以保证档案管理模式可以在大数据背景下获得更好创新与发展。

3.2 优化管理人才队伍

大数据时代的迅猛来临要求高校档案管理人员在参与工作活动时，能够对自身管理理念进行革新的同时，结合本校内的实际情况与受众需求，对管理模式进行优化，才能保障档案管理工作的顺利完成。这就需要高校能够重视优化管理人才队伍对提升档案管理工作成效的重要性，通过各种培训活动的开展，培养信息技术型管理人才。

首先，大数据时代要求档案管理人才的管理模式更倾向于网络技术管理，因此高校应该注意引进和培养具备高信息技术素养，以及网络专业知识储备较为丰富的人才，以达到优化管理人才队伍的目的。

其次，传统的档案管理模式已经逐渐落后于时代的浪潮中，因此具备数据挖掘技术、专业管理素养、网络专业知识以及二次处理技术的综合性档案管理人员已经成为不少高校急切渴求的人才。这就需要学校定期开展培训活动，使档案管理人员的实践技能以及综合素养获得有效提升，并通过对管理模式的创新与优化，保证档案管理工作质量的有效提升。

最后，为了更好完成对本校内档案管理人才队伍的优化，学校可以与本区域内的其他高校以举办交流会的形式，鼓励档案管理人员在相互之间的不断互动交流中，既能够不断学习新的管理经验，又可以与其他管理人员共同探讨在参与工作活动时遇到的问题，以达到解决实际管理困难的目的。

4 结束语

总而言之，新兴科技的迅猛发展使高校图书管理人员需要在大数据时代的引导下，完成对自身管理工作的创新与优化，并不断通过对电子信息技术与各种网络技术的学习，构建出符合本校实际需求的档案数据库，通过各种信息化管理模式的应用，既保证管理效率的提升，又能够在最大程度降低档案数据泄露概率的同时，更好地提供服务工作，进而达到推动高校档案管理工作有序开展的最终目的。

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作者简介

韦琳（1983-），女，壮族，广西科技大学鹿山学院，硕士，档案馆员，研究方向：档案学理论与实践。