加强物业企业档案管理的重要作用分析

张春荣

摘 要：基于对加强物业企业档案管理重要作用的研究，首先，阐述加强物业企业档案管理的重要作用。然后，分析物业企业档案管理的重要作用。最后，为确保物业企业档案管理工作的顺利展开，给出加强员工档案管理意识、完善档案管理制度等措施。

关键词：物业企业;档案管理;教育培训

在如今社会的不断发展中，物业企业已经成为我国发展的重点与关键，如果物业企业想要在激烈的市场竞争当中，实现自身更好发展，同时增强市场竞争力，要加强档案管理工作。通过档案管理工作的展开，不仅能够提升企业服务质量与服务水平，同时能够提升资源利用率，避免资源浪费情况产生。所以，本文将针对加强物业企业档案管理的重要作用相应内容进行阐述。

1 物业企业档案管理基本概述

1.1 内涵

档案作为一种信息资源，作为企业生产、经营、技术和科研等活动的真实记录和一项基础性工作，同时也作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面积极地发挥着应有的作用。例如：每年公司领导多次强调的重中之重的《年度物业管理、安保及食堂托管项目》投标工作中，档案资料发挥了极其重要的作用。这得归功于平日对各类档案资料的收集、整理和归档。

1.2 性质

企业档案是企业发展的真实记录和见证，全面、真实地反映着企业整体发展状况和经营成果。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。同时，企业档案也是企业文化的重要组成部分。通过企业档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。例如：那一张张抗风抢险的照片，一段段灾后复电的影像，一份份表扬和感谢的文件，一方面让员工产生了归属感、凝聚力和向心力;另一方面也有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定了坚实的基础。

2 物业企业档案管理重要作用

如果将物业企业视为生产企业，那么物业企业管理服务就是企业产品，档案管理就是物业企业管理服务说明书。物业企业档案主要记载的内容是，企业实际发展内容以及工作人员服务内容等。与此同时，还包含合同约定、环境绿化、安全保卫、物业基础设施、设备的维护、保养以及管理等。管理者与领导者通过加强对档案信息内容的利用，实现对企业资源的科学合理配置，避免出现资源浪费等情况的产生。实际物业企业档案管理的重要作用，主要体现在以下几点中：

档案在法律方面的作用。档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据，能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害，明确各方职责，减少不必要的纠纷[1]。例如：在公司與某些员工之间的劳资纠纷中，档案管理工作起到了重要的凭证作用。

档案在培训方面的作用。档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高培训效率和培训效果。

3 加强物业企业档案管理有效措施

3.1 加强员工档案管理意识

为更好实现物业企业档案管理工作，要保证物业企业内工作人员能够具备较强的档案管理意识。工作人员只有具备较强的档案管理意识，才能及时做好档案收集与归档等各项工作，确保物业企业档案管理工作的有序进行[2]。在加强员工的档案管理意识中，可以从以下几点展开：第一，企业领导者与管理者在企业中，要加强宣传工作，宣传的主要内容就是有关档案管理工作的内容。通过宣传工作的展开，促使工作人员能够对档案管理工作有正确认识，从而在未来工作的开展中，可以端正工作态度，认真对待各环节档案管理工作。第二，加强对工作人员的教育培训工作，通过教育培训工作的展开，能够不断提升工作人员的专业素养与综合能力。提高工作人员的职业道德修养，避免在实际档案管理工作的开展中，出现一系列弄虚作假等违法或者违规行为。在这一过程中，管理者与领导者要将各环节工作落实到实际工作人员身上，确保档案管理工作可以有专门工作人员负责，防止出现工作混乱等情况产生。

3.2 完善档案管理制度

在物业企业档案管理工作的开展过程中，除了要加强员工的档案管理意识，同时还需要完善档案管理制度。在档案管理制度的完善中，可以从以下几点展开：第一，积极鼓励档案管理工作人员以及企业基层工作人员，参与到档案管理工作中，使得档案管理制度的完善性与合理性得到保障。第二，加强对档案目录的完善，每个季度要结合档案目录内容对档案资料进行催收，同时加强对档案资料的核实与检查[3]。如果在检查工作与核实工作的开展中，发现在其中存在资料不完整情况，要及时联系相应责任人，对档案资料进行调整与完善。如果错误问题较为严重，那么可以适当给予责任人一定惩罚，促使工作人员能够对档案管理工作有正确认识，对其他员工起到一定警示作用，保证档案管理工作的有序进行。第三，在企业传统档案管理工作的开展中，会制定相应的档案管理制度，但是制度的完善性无法保障。基于此，物业企业可以在传统档案管理制度的基础上，不定期进行档案管理制度的修订与补充，从而实现档案管理制度的不断完善，增强档案管理制度的可操作性。第四，对其他企业的档案管理制度进行借鉴，然后结合物业企业自身实际情况，制定相应的档案管理制度，确保档案管理制度的科学性。在档案管理制度得到完善后，要将其落实到实际档案管理工作中，将档案管理制度的作用与价值充分发挥，不断提升企业档案管理水平，增强物业企业在市场中的影响力与竞争力。

4 结束语

综上所述，在物业企业的发展过程中，档案管理工作的展开对于企业的更好发展而言具有重要作用。基于此，物业企业应该将档案管理工作作为重点与关键，不断提升档案管理工作人员的综合素养与专业能力，促使工作人员能够主动参与到档案管理工作中。加强对档案管理工作的重视程度，及时发现物业企业档案管理中存在的问题，针对问题给出有效解决措施，确保档案信息内容的真实准确与齐全完整，避免出现档案信息错误等情况产生，从而实现对企业信息与资源的合理配置企业的可持续发展。

参考文献

[1]姚娟，刘琳琳.哈尔滨物业供热集团积极做好企业合并重组后档案管理工作[J].黑龙江档案，2018（05）：39.

[2]王侃.浅议住宅小区物业档案的管理[J].上海房地，2018（09）：34-36.

[3]詹敏青.浅议如何做好物业电气设备档案管理工作[J].办公室业务，2016（21）：89.