立足本职不断创新—全面提升行政事业单位档案管理工作水平

郭莉

摘 要：随着社会的发展，档案管理工作也越来越被行政事业单位所重视。当前行政事业单位档案管理出现了一系列新的变化，档案管理工作作为行政事业单位中的重要环节，档案管理人员应立足本职不断创新，通过提升档案管理水平以更好地推动用人单位健康发展。档案管理工作对于行政事业单位的可持续发展具有非常重要的作用。

关键词：不断创新;立足本职;档案管理;全面提升

行政事业单位领导要意识到，在工作改革过程中，要充分了解本单位日常管理工作和档案管理信息。行政事业单位制定不同的档案管理目标将会直接影响到日常管理活动，因此，行政事业单位如果想要获得长期健康的发展就需要设置更加合理化、科学化的档案管理目标，了解众多行政事业单位当前所拥有的档案状况，为行政事业单位提供更加优化的档案管理提供重要参考。

1 行政事业单位档案管理中存在的问题

1.1 行政事业单位缺乏对档案管理工作的重视

目前多数行政事业单位对档案信息管理的认识不足，传统的档案管理方法仍然是主流，计算机技术未能在档案管理工作中得到广泛推广和应用，工作方法缺乏创新性，目前的档案工作方式都使用比较传统的保存途径，实现档案信息管理还有很长的路要走。行政事业单位档案管理工作普遍存在三个问题，一是设施水平不高，档案信息基础设施和信息资源建设不足，档案管理人员技术水平达不到要求，导致档案管理工作存在诸多问题，需要通过多种手段加以改进。二是部分档案管理人员责任心不强，档案场所管理不规范。三是档案文件信息利用率不高，一些单位虽然建立了比较完善的信息档案管理系统，但在共享方面没有发挥应有的作用。

1.2 当前行政事业单位档案信息存在的伦理问题

目前多数行政事业单位档案信息自身的安全性较弱，经常出现档案信息被破坏的问题。信息技术系统的收集、检索、处理、重组和传播等信息处理对个人隐私产生影响，使一些人更容易获取他人的保密信息，如何保护档案信息安全是衡量档案管理人员道德问题的重要标准，这就要求档案管理部门要严格遵守有关法律、法规和职业道德，要求档案管理人员对安全问题有深刻认识。当前，随着档案信息量的不断增加，档案管理部门应更加注意保护个人隐私，加强档案信息安全建设，避免个人保密信息泄露给他人的威胁。

1.3 行政事业单位档案管理工作方法缺乏创新性

行政事业单位档案管理质量问题，直接影响行政事业单位档案管理工作的顺利进行，而且有可能给单位造成巨大损失。当前行政事业单位档案管理主要采用收集和登记的方式来获得档案第一手所需内容，这同时也会导致行政事业单位所拥有的档案在收集上比较机械、在保管上比较分散、在抽检上比较随机、在内容上比较保守。行政事业单位档案积压现象不断出现，长此以往对行政事业单位档案管理水平必将产生非常不好的影响，不利于其稳定长远发展。要实现档案管理的功能，必须充分依靠现代信息技术的支持，但目前我国行政事业单位档案信息化建设普遍水平较低，业务信息融合程度低，数据不准确、不完整。

1.4 檔案管理工作人员素质有待提高

行政事业单位档案管理工作的主要内容是对档案材料的收集、保管、传递和利用，档案管理工作人员往往局限于满足自己的归档工作，缺乏足够的管理能力。档案管理工作受档案管理人员素质和能力低下的影响，难以适应行政事业单位的机构发展。我国在档案管理上缺乏科学性，对于档案管理人员的培训也缺乏专业化，不能将档案管理人才与档案发展合理安排于一体，在一定程度上导致了我国档案管理事业发展的落后，给行政事业单位的发展形成了很大的制约。同时，由于现代档案管理人员培训力度不足，引进档案管理专业人才数量过少，大多数工作人员没有基础的档案管理理论知识与丰厚的实践操作经验，缺乏科学性的工作知识。

2 提升行政事业单位档案管理水平的相关措施

2.1 从根本上加强对档案管理工作的重视程度

行政事业单位要想做好档案管理工作，首先单位领导要提高对档案管理的认识与重视，多措并举，完善档案管理工作。一是要设置积极的工作氛围，积极的工作氛围可以促进工作人员对档案管理工作的认识和理解，更好地将档案管理理念融入具体的工作中。二是要设置宣传标语，在工作中将这些标语对工作人员进行落实，让工作人员之间、工作人员与单位管理层之间兴起浓厚的档案管理氛围。三是要组织举办档案管理宣传大使的竞赛活动，在单位醒目的位置建立宣传栏，把近期档案管理值得大家学习的事迹、图片、工作方法等相关知识进行展示，对不利于档案管理实施的问题进行批评并要求改正，大家互相学习。只有行政事业单位管理层明确了内部档案控制的方向，明确了内部档案控制的功能，才能改善档案管理制度。在这方面，管理层应努力提高其自身文化水平，并根据行政事业单位目前的发展，制定长期发展的工作计划，建立薪酬和制裁制度，这是可行和有效的，要求单位管理层向每个部门的工作人员通报档案标准化建设进程。

2.2 提升档案管理的信息化手段

信息化技术已经应用到了各个领域，所以行政事业单位档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐，在档案管理过程中实施信息化管理，与传统档案相比，信息档案具有许多优势，符合未来发展的趋势。档案信息化建设需要投入大量的人力、财力，如果单位领导不给予足够的重视，档案信息化建设的进程必然是缓慢的。实施档案信息管理的单位应当建立健全有关规章制度，为实现档案管理标准化，保证档案系统之间的联合沟通和信息交流畅通，还应建立本系统内各单位的信息收集、信息利用和安全保护等相关制度。确保档案资源的共享和利用，引进先进的多媒体设备，加强硬件设备的投资，有效地实施信息化技术的引进和应用，是档案管理信息化建设的基础和保障。

2.3 引进新型的档案管理人员

档案管理人员关系到行政事业单位档案管理工作的有效性，笔者认为用人单位不仅要引进新型的管理人员，还需要对档案管理人员进行培训与教育，要保证档案管理人员具备良好的档案管理意识，在日常工作中要有责任心与耐心，能够遵守相关的规章制度，掌握相应的专业知识。从另外一个角度分析，档案管理工作要从本质出发，从根本上实现对档案信息的全面应用，对档案管理工作的重要意义加以分析，在潜移默化中调动每一位档案管理人员的积极性。只有如此，才能真正打造一批高素质高修养的档案管理人员，真正提高档案管理的完善性与全面性。

3 结束语

总的来说，随着社会经济的快速发展，行政事业单位的档案管理水平也要进行全面的提升。社会各界的档案资源越来越多，给档案管理人员带来巨大的挑战。同时，信息技术的成熟为档案管理提供了新的视角，档案管理信息化建设和伦理化建设对我国档案管理具有重要意义。

参考文献

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