档案管理在办公室工作中的重要性分析

王钊

摘 要：在办公室工作中，档案管理不仅可以为部门领导进行科学决策的制定提供参考依据，同时也能够有效提高办公室业务的执行效率。为此，本篇文章有针对性地提出了几点加强档案管理工作的措施建议，供参考。

关键词：档案管理;办公室工作;档案工作

一、前言

档案资料对于单位的可持续发展至关重要，其中记录着各项经营决策与成长经历。通过开展档案管理工作，不仅可以帮助单位针对上一阶段的业务水平展开客观总结，进而对后续经营决策的调整提供参考依据。而且还能够对未来的发展趋势做出准确判断，制定出更加适合可持续发展的任务目标。而在办公室的业务工作中，档案管理同样也发挥出了重要的核心作用，可以有效提升不同阶层经营决策方案的准确性，保证办公室工作的顺利进行。

二、档案管理在办公室工作中的重要作用

1.为科学决策提供参考依据

在当前的时代发展背景中，国有企业的决策层工作任务主要包括如下两个方面：其一是从客观的角度入手来综合分析单位现阶段的运行情况;其二是对未来的发展方向展开科学探讨，从而给出相应地决策方案。而在办公室工作中，档案管理工作可以为各项业务的顺利进行提供重要的参考信息，以此来保证经营决策结果的可行性与科学性。在上文中有所提及，档案资料中全方位的记载了单位在不同发展历程中的重要事件，而办公室工作的主要任务是为单位内的其他部门提供辅助，因此可以与档案管理工作相辅相成、相互补充。

2.有效提高办公室工作效率

在事业单位中，档案管理工作不仅是行政部门的核心枢纽，同时在决策部门中也发挥出了十分关键的指导性作用。档案管理工作除去要完成基本的任务内容以外，同时还需要对现有的档案信息资源进行加工，同时进一步扩大档案管理的辐射范围，深入挖掘档案资源的现实价值。而在办公室工作中，通过逐步完善档案数据网络体系，不仅可以促进办公室自动化建设工作的顺利落实，同时也能够有效解放人力资源，将基本的文稿修改和起草工作进行电子化处理，全面提高工作效率的同时减少人力资源的成本支出。

3.促进单位的良好发展

在档案信息中全面且准确地记录了单位在不同阶段内的发展情况，因此通过加强对档案资源的解读与分析，将帮助单位准确了解自身的综合实力，从而找出更加适合自己的发展方向。由于办公室工作的主要任务是为其他部门提供辅助支持，因此通过加强档案信息管理，将为办公室工作体系的完善提供资源支持。在日后的工作中，档案管理工作的积极价值将体现得更加顺利，尤其是在制定各项经营决策时，在档案资源的帮助下，办公室工作的辅助作用得以明显提高。

三、档案管理在办公室工作中的应用建议

1.协调好工作内容

通常情况下，事业单位的档案整理工作会在每年的年底或年初开展。但在此时，办公室工作也进入了十分繁忙的阶段，每天的工作任务包括工作总结制定、考核方案规划、工作计划完善等，同时还需要整合多方资源来准备各种类型的材料，以此来应对即将到来的各种检查，保证年度会议的顺利进行。针对这一现象，为了能够充分发挥出档案管理工作的积极作用，则必须要提前协调好档案管理与办公室工作之间的合作关系，根据不同工作内容的重要性来分清主次，规划出行之有效地时间表，进一步明确时限。此外，办公室领导也要督促工作人员做好时间规划，避免因工作内容过多而出现纰漏，对后续步骤的顺利进行带来负面干扰。需要格外强调的是，档案管理工作也要牢牢把握住年底工作总结的重要时期，积极整理和归档各种资料资源，做好相应地查漏补缺工作。在这一阶段中，可以更加准确地排查出档案管理工作中所存在的不足之处，并及时做好归档处理。整体而言，如果能够妥善协调好档案管理与办公室工作之间的关系，将能够使得两者相互促进和相互扶持，提高工作效率。

2.合理利用信息技术，尽快实现无纸化办公

在当前的时代背景下，信息技术已经被广泛应用到了档案管理与办公室工作中。相比较而言，传统模式的纸质档案管理不仅占用了很多的空间，同时在分类处理上也存在着很高的难度。为此，在日后的档案管理工作中，需要尽快落实无纸化办公模式，办公室工作人员应当全面提高自身的信息技术水平，需要熟练运用各种类型的办公软件，同时将每次会议的主要内容和传递出的精神编辑成文字，将其存入到电脑中，以此来实现档案信息的电子化处理。不难想象，无纸化办公具有十分明显的优势，不仅可以帮助单位节约存放纸质档案的空间，使得档案资源更加有利于分类、整理、传输，而且还可以方便管理者和编辑者在极短的时间内搜索到所需要的档案资源信息。此外，无纸化办公的安全性也更高，档案管理者不用再担心纸质档案被虫蛀、鼠咬，或者在运输过程中丢失，管理更加高效。

3.做好档案分类，注意保密工作

在上文中有所提及，虽然无纸化档案管理工作的安全等级较高，但仍然不能忽视其保密工作。

相较于纸质档案而言，电子档案所面临的安全威胁在于容易泄露，经常会受到黑客或病毒的攻击。因此，无论是档案管理人员还是办公室人员，都必须要充分认识到电子文件保密工作的重要性，在日常的工作中需要保持12分警惕，严格做好档案分类工作。根据办公室工作的主要要求来制定出保密条例，严格遵守相关条例来进行规范操作。在办公的过程中，对电脑进行断网处理，尤其是对保密级的文件而言，需要进行妥善保管。所有办公室人员都应签订保密协议，做到不传密、不泄密、不卖密。

4.加强日常学习

在信息时代中，各种新型的信息技术层出不穷，知识的更新速度也在逐步加快。为了能够更好地胜任档案管理办公室工作，则必须要利用日常时间来逐步丰富专业知识。每一位档案管理者都要树立起应有的忧患意识，除去要不斷强化自身的业务水平以外，同时还应当积极学习先进的档案管理方法，协调好日常的档案管理与办公室工作。

四、结束语

综上所述，在当前的信息时代中，务必要合理平衡好档案管理与办公室工作之间的关系。积极运用信息技术和先进的管理的念来提升档案资源的应用效率，使得办公室业务得以顺利开展。

参考文献：

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[2]黄玉敏.知识经济时代档案管理工作的几点思考[J].中小企业管理与科技，2016（12）：66.

[3]蒙天池.论档案管理在办公室工作中的重要性[J].办公室业务，2015（16）：10.