浅谈实现档案工作规范化管理的路径

2016-11-23姚岚

人间 2016年24期

关键词：档案工作规范化

摘要：当今市场经济日益剧烈的时代，伴随着信息化、网络化的快速发展，如何能使企业的档案管理工作规范化，跟上时代的步伐，是体现企业管理水平的指标之一。本文围绕档案工作规范化的重要性进行分析，然后结合实际工作进行规范化管理的路径探究。

关键词：档案工作；规范化；路径

中图分类号：G273文献标识码：A文章编号：1671-864X（2016）08-0295-01

引言

档案管理工作的规范化是实现企业档案管理现代化的重要一环，企业管理档案工作既要做好硬件设施的建设，同时做好软件工作的规范，如何实现规范管理，首先从档案的源头环节把关，即做好公文处理工作是实现档案管理工作规范化的重要基础。

一、档案管理工作规范化的重要性

随着改革开放和现代化建设的不断深入，企业管理愈发正规，档案工作作为企业管理的一环，也发生重要的变革，具有十分重要的地位和作用，为发挥档案工作在服务经济转型升级中的基础性作用，我们把档案标准化建设作为建设社会主义核心价值体系、积极推进企业品牌建设的重点工作，使其在推动创新企业文化理念中发挥独特作用。

二、档案管理工作规范化的路径

（一）行政公文的起草和制发是推进档案工作规范化的基础，档案的源头是行政公文，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的工作基础。

首先，公文的书写、排版标准要统一、规范，符合国家的有关规定；其次，制发公文按照审批权限、同一的流程，内容格式要一致；

再次，使用文种要合理，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

（二）相近的公文重复性存档与杂乱无章的立卷是制约档案工作规范化的障碍，所以需要采用“以我为主”的归档原则，推进档案工作规化，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，在实际工作中需要解决三个问题：一是准确定位文件立卷归档工作的时效性，做好现行文件整理归档工作；二是明晰档案归档范围和保管期限，对档案归档工作明确合理的分工；三是坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

（三）提升归档文件的质量，归档材料收集的是否完整，是决定和影响档案存在价值的重要因素，因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，一方面要注意做好立卷方法，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意做好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

（四）加快数据准备，推进档案信息化管理。

在原始档案管理基础工作的各个环节中，信息化、网络化已逐渐凸显其重要性，对于馆藏案卷多、年限久的归档材料使用信息化手段加以管理，可以提升档案的利用效率，但是突显的问题是量大且复杂的档案录入工作可谓是一项大的工程，如何做好信息化管理，需要做好以下工作：

1.分清录入工作的紧急程度。

在推进信息化管理的过程中根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序，将公开的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先整理。

2.分层级的录入，提高效率。

可以将案卷分为三个层次进行著录，即将单一或查考价值低的档案进行案卷级著录；对一卷内几个文件涉及同一内容且须放置同一位置的档案进行文件组合级著录；而对重要或庞杂的文件则进行文件级著录。

3.分清类别，充分利用档案原始基础。

对于案卷基础好又具备全引目录的案卷，在著录时直接在全引目录上面分类标引，而对特殊形式的档案则可将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后统一制定出分类号。

三、结语

档案管理作为企业基础管理工作的重要组成部分，必须有良好的、规范性的标准，这样的档案管理才符合企业发展的需要，档案才能成为企业生存发展的基础，档案之路才会越走越宽。

参考文献：