探析行政文件管理信息的电子化应用

李立

行政文件是国家各级行政机构的重要文件，是反映各级行政机构的行政能力和行政信息的一个重要保障和体现。行政文件在我国各个阶层的行政机构都有着巨大的作用，是提升行政机构工作效率和工作质量的重要条件之一。各级行政机构不但要定期对行政文件进行检查，查阅和审视，还要不定期对其进行分类和规划，以方便工作人员能够及时对行政文件进行查看和信息传达，是行政企业信息传递的重要途径之一。由于行政文件众多，所欲每个部门、每个科室都建立属于本科室的文件分类，以方便人们查阅。在进行文件传阅的时候，由于传阅文件大部分都是纸质的，所以这将对纸张造成巨大的浪费，对环境也造成了破坏。

一、行政文件管理信息的电子化应用优点

（一）便于使用和检索，避免浪费，办公效率大大 提高

现如今，随着社会经济的高速发展，人们的生活水平得到了巨大的提升。互联网时代已经来临，互联网已经普及到各家各户之中。网络电子信息文件是在计算机上建立信息文档，然后通过网络实现对其的传播和管理、规划。由于互联网的发展，网络信息文件还可以做到手工搜索，自动分类，人工分类等一系列功能，这样不但可以提升工作效率还可以减少对纸张的浪费，保护环境。

现如今，光盘、U盘的出现能在极大程度上减少对纸张的使用，将电子信息文件存储在光盘和U盘之中可以有效的将其携带，避免携带大量纸张，减轻了携带上的负担。与此同时，建立电子信息文件还可以有效地提升人们的工作效率，减轻人们的工作负担。

（二）提高了行政文件传输的快速、安全和准确性，实现资源的共享

在过去没有网络的时代，人们在进行信息传递的时候都是依靠纸张来进行传递，例如飞鸽传书，这样往往要花费许多的时间和精力，而且传递的成功率还较低。然而网络时代的来临就大大解决了这一问题。比起传统的人力传输、动物传播，网络传播更具有速度快，准确性较高的特点。在以往的行政文件传播的过程中，人们往往要通过查找，审批才能对其进行信息的传递，这严重影响着人们的工作效率，如果文件未能够及时送达，这将严重影响着人们的时间和办事，导致事件延误。电子信息文件可以有效的解决这一问题，各行政机关可以通过网络实现对各级机关的控制和信息的下达，网络的速度可以做到信息瞬间的传递，所以这将提升人们的工作效率。与此同时，各级领导在发布信息的时候也不需要针对每一个人进行信息的传递，可以将其发送到网络平台上，各职员自行前往查看，实现资源的共享，提升工作效率。

二、行政文件管理信息的电子化应用缺点

（一）行政文件管理软件没有信息管理功能，缺乏安全性

由于行政文件管理信息化應用还不被普及，所以在应用方面还存在这许许多多的弊端。在各级别行政部门所配备的设备不同，所以导致相关APP不能通用，进而不能互相协调，导致信息文件管理不能实现同步和公用，严重约束了文件管理进程，缺乏相应的安全性。

（二）标准化、规范化工作有待提高，兼容性问题大

行政文件管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，行政文件管理业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个单位或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了行政文件管理信息工作电子化。

（三）行政文件管理人员的素质有待提高

由于目前我国信息化电子行政文件管理正处于初期发展阶段，所以各级行政机构的执行能力和人才管理能力都大有不足，从当前的行政管理工作人员来看，很少有人能真正懂得如何执行行政文件管理信息的电子化应用，计算机使用能力不足是当前行政文件管理人员的通病之一，尽管现代设备在不断的变得先进，但是使用人员技术能力不足，也无法对其进行充分的发挥。

三、针对电子文件的缺点解决措施

（一）针对安全性问题

在行政部门文件传输的网络中设置隔离路由器或应用混合秘钥技术。技术人员要根据实际情况，设置隔离路由器，通过屏蔽不在范围内的IP地址这个简单的隔离方法，电子文件就会在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。应用混合秘钥技术：把需要传输的电子文件加密后传到服务器，在服务器端由需要使用文件的人员完成文件的解密和验证就可完成文件的安全传输。

（二）人员知识结构变革

在行政文件管理信息的电子化应用的过程中，人工因素是不可缺少的一部分。专业的人员可以保证技术的专业性。技术的专业程度将导致应用项目的成与否。人员知识结构变革，不仅涉及到了专业技术人员，还包括了项目管理人员、特种作业人员、后期维护人员等大大小小几十个专业人员组成的团队共同协作。每一个专业人员都是在这条项目链上都是不可缺少的一部分，他们将影响整个项目推行的始与终。人力资源作为当今社会上最重要的资源之一，对整个人员知识结构变革项目的顺利进行起到不可代替的作用。各级行政部门应该定期的对员工进行培训，与此同时该企业还需要不定期的对员工进行考核，根据相关技术的专业程度进行划分，采用优中选优的办法对技术人员进行项目安排。

（三）解决电子文件兼容问题

行政部门要统一软件使用标准，引进先进的计算机信息技术，不断提升行政文件电子化管理的水平。技术管理人员需要构件资源共享平台，加强文档管理，实现内部信息的共享， 提升管理的效率，为工作的具体开展创造良好的条件，为制定科学合理的决策提供重要的参考依据。

四、结语

行政文件管理信息的电子化应用将行政部门推向了一个新的时代，信息时代的来临促进者一代又一代人们不停前行，虽然我国行政信息化管理还处于发展阶段，但我相信在不久的将来，我国行政文件信息化应用管理一定会走向世界，发展成为世界一流的管理模式。

（作者单位：宁夏天鹰电力物资有限公司）