新时期如何做好医院人事档案管理工作

文/巴中市中心医院 吕丹

随着近年来科学技术的不断发展、医疗技术治疗不断更新、医疗改革纵深推进，公立医院的管理经营模式需要不断完善。医院发展改革创新需要人才，在人才竞争越来越激烈的今天，医院的人力资源管理已经到了一个非常关键和重要的地位，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求。但是由于目前很多公立医院的管理者对人事档案的管理并不那么重视，使得在医院人事档案管理的过程当中不断出现问题。所以，在新时期我们一定要做好医院的人事档案管理工作，通过总结医院在人事档案管理工作中所存在的问题，去分析问题产生的原因，并采取措施去解决这些问题，使医院人事档案管理工作落后的情况得到改善，同时也通过对加强档案管理的认识来提高医院档案管理人员的综合素质，使医院的人事档案管理工作走上规范化和科学化的道路。

一、网络信息对医院人事档案管理的好处

（一）有利于提高管理人员的工作效率。笔者所在的医院的人员组成数量是巨大的，人员结构也是复杂的，加上在具体的工作过程中有很大部分都是重复性的工作，所以传统的人事档案管理工作就显得很吃力了。而通过运用网络信息化技术可以明显地减少工作量，借助信息技术来取代一些重复性的工作，以最快的速度解决问题，从而有效地提高医院人事档案管理工作的工作效率。

（二）提高人事档案信息的利用率。在传统的人事档案管理工作的实施过程中，通常大多都是以纸质的材料为主来进行信息的记录和保存，这种实物保存的方法非常不方便携带，而且在传递的过程中也存在着很多问题，容易出现损坏或丢失等，并且使用查找档案的时候效率很低。不过，通过借助网络信息化，就能有效地解决这些问题，通过医院人事档案管理系统，我们可以构建出电子化的人事档案信息，再加上备份等技术手段也不会出现丢失、损坏等情况，并且检索、查找非常便捷高效，进而就能够最大程度提高医院人事档案信息的利用率。

二、新时期如何做好医院人事档案管理工作

新时期公立医院也应当顺应时代发展，不断完善档案管理工作，加强档案管理人员的网络信息化管理意识，构建网络信息化的人力资源系统。

（一）建立完善的人事档案管理制度。在医院日常的人事档案工作中，建立健全并完善各种规章制度是档案工作实行依法管理的基础，只有具备健全的制度，才能真正为人事档案信息化管理工作提供一个规范、安全、高效的工作环境，借助法律体系来对人事档案管理资料进行保护，做到依法管理。结合我院实际，档案管理制度主要包括：立卷归档、档案保管、档案保密、档案利用、档案人员岗位责任制等几项工作制度，这些制度对档案的收集、归档、安全保护和库房、设备、保密措施、利用、档案人员的职责等都做出了明确的要求，只要严格按照各项制度进行档案管理，认真执行工作要求，人事档案管理必定就能规范、有序进行。

（二）构建良好的网络信息化人力资源信息系统。人力资源信息本就是人事档案管理过程中的重要组成部分，其对人事档案信息管理质量产生的影响也是非常大的。人事档案工作应与人力资源部门日常工作紧密结合，在开展档案管理、使用的工作过程中，要以人事档案信息系统作为重点，通过数字化的具体管理对现有的人事档案进行整合，来构建更为完善的人事档案信息资源。

（三）不断提高人事档案管理人员的素质与水平。档案是珍贵、有效的信息资源与载体，档案管理人员肩负着管理、保护档案的职责，人事档案管理人员综合素质的高低直接影响着人事档案业务工作的质量以及人事档案的完整、安全和使用效果。1.人事档案管理人员应加强政治素质。档案尤其人事档案工作是一项政治性、机密性很强的工作，新时期开展档案工作必须要保持正确的政治方向，档案工作人员必须有坚定的政治立场。档案工作人员应当关注党和国家的工作大事，围绕医院的重点工作，熟悉相关业务知识，结合实际来开展档案工作。2.人事档案管理人员应具备良好的学习意识，不断强化学习。档案管理人员应该认真学习《档案法》等有关法律法规，熟悉档案业务工作，掌握档案基础理论知识和操作技能。人事档案是医院工作的重要见证、院领导决策的依据和掌握信息的重要来源，档案的重要功能就是服务，服务于医院发展。人事档案涉及面宽，内容繁多，人事档案工作人员须将各种文件材料经过筛选、整理，组成有机联系的档案资料，才能充分发挥其作用。在信息迅速发展的新形势下，档案工作人员应加强继续教育，学习档案管理的新理念、新技术、新方法，以促进其专业能力和综合素质的提升；除了加强专业理论知识学习外，还要加大网络知识、信息技术等学习，以适应新时期档案工作的需要，进而真正做好医院人事档案管理工作。3.人事档案工作人员应当有强烈的事业心和工作责任感，严格遵守档案工作纪律，牢固树立服务意识，并具备创新意识。档案的重要功能即是服务，档案工作人员就应该为医院的发展做好服务工作。同时，新形势下，应当注意提高自己的管理意识，突破传统的思维模式，在实际的工作过程中将网络信息技术合理地应用在人事档案的管理中，促进人事档案管理信息化技术水平的提高。4.重视人事档案安全问题的管理。医院的人事档案记录是人力资源的重要载体，一定程度上属于医院的工作机密。现在的网络信息四通八达，面临网络开放性，这就要求医院档案管理人员不仅要意识到网络信息化给我们带来的高效、便捷，同时也要清醒地认识到其中的弊端。档案管理应做到专人管理，医院应定期和不定期对档案管理人员进行保密工作和专业技能的培训。档案管理人员一定要强化安全意识，加强人事档案信息安全管理，严格执行保密纪律，严格执行登记、审批、借阅、归还等规定和程序，这样就能在很大程度上避免医院人事档案信息资料出现丢失、泄密、损坏、篡改等现象，维护人事档案的真实性，保证档案的安全。档案室应配备防盗、防火等装置，档案使用专用电脑，需加密管理、定期杀毒，重要资料一定要做好备份。除此之外，在实际管理过程中档案管理人员本身也要养成良好的意识和素养，应结合医院工作实际建立、修订应急预案，做好应对各种突发问题的解决措施，进一步增强人事档案信息化管理的安全性和规范性，进一步提高医院人事档案管理工作质量。

三、结语

在网络信息不断发展的环境下，要积极转变观念，加强对人事档案管理的认识，将各种信息技术手段合理地应用在医院人事档案管理的过程中，顺应网络信息化的发展，主动做好医院档案管理工作服务，提高医院的管理水平。还要对医院档案管理工作者进行素质培养，努力培养和造就一批高素质的医院档案工作人员队伍，使医院人事档案工作发展适应未来信息社会发展的需要。