新医改背景下医院档案管理分析

2019-11-25吉林安图县中医医院档案管理马艳

办公室业务 2019年23期

文/吉林安图县中医医院档案管理马艳

医院日常运营中积累下的档案资料中详细记录了有关于医院的各项工作信息、发展历程以及医护工作者的先进事迹，这部分资料将在医院管理体制改革、党建以及医护人员思政教育等工作中发挥强有力的推动作用。再者，汇总医院档案资料也可以重新审视过去工作中存在的问题，进而避免在后续工作中出现同样的错误。因此需要提高对于档案管理工作的重视程度，并不断推进实际管理流程的优化改革，而解决问题则是革新其管理流程的首要前提，对此需摆正认识。

一、新医改背景下医院档案管理工作需要遵循的原则

具体来说，新时期医院档案管理工作应落实好以下原则：动态与静态管理相互结合的原则。医院档案管理人员在开展工作时必须要遵循一定的原则，要以明确档案管理目标为前提，在制度的约束下开展档案管理工作，进而为各项工作的落实实施打好基础。在此基础上，还需要细化管理职责，即确保参与档案管理的工作人员都可以明确自己所负责的工作的意义和往何种方向努力才能够提高工作质量。实际工作中，无论哪一个环节出现偏差或疏漏，都需要第一时间追究直接负责人的责任并让其拿出系统的问题解决方案。此外，我们需要在情况允许的范围内完善档案管理人员的薪酬福利制度，保障其合法权益，进而培养并激发其工作热情。职责与权益兼顾原则的关键在于让其在制度的约束下开展工作，并通过完善的人力资源管理及薪酬福利保障制度为其解决工作中的“后顾之忧”，激发其工作热情。

二、现阶段医院档案管理工作中暴露出的问题

（一）尚未认识到医院档案管理工作的重要性。医院的本职工作是“救死扶伤”，而新医改也主要关注的是医院的经营管理体制方面的改革，对档案管理工作始终没有给予足够的关注及重视。所以尚未针对档案管理工作制定完善的管理制度，也没有明确相关人员的工作职责，最终便造成了档案管理工作流于形式的局面。因为分管院领导没有认识到档案管理工作的重要性，所以下级员工自然产生了很多懈怠或“应付了事”的心态，具体表现为相关档案、文件资料在用完后没有及时送往档案室，这类问题在无形中便造成了很多原始资料的缺失。加之档案管理人员专业素质参差不齐，因此相关工作的实际质量以及档案资料的利用率根本无法保证。新医改背景下，医院档案管理工作的重要性显而易见。以病例档案的管理为例，加强这部分档案资源的优化利用可以为疑难重症患者的诊断与治疗提供参考。医学是充满不确定性的学科，任何情况都会出现特殊性，因此借助于档案资料的回顾分析必不可少。再比如基层医护人员的先进事迹档案资料，医院发展的各个阶段都会出现很多具有代表性的优秀人物，他们的精神就是医院发展的灵魂，是面对未知环境勇于探索的核心驱动力。医院档案是记录这类先进人物事迹的直接媒介，而对其进行开发整合利用则是将这份精神传承下去的关键，对此需摆正认识。

（二）缺乏科学严谨的管理制度，工作方式落后。综合实际调查结论分析，眼下国内大部分医院其实并没有建立起完善的档案管理制度，因此档案资料的收集、整理以及开发利用等工作中便出现了很多问题。少部分医院中虽说已经建立起了严谨的档案管理制度，但因为岗位职责划分尚不够细致、规范，所以实际工作效率同样无法保证。再者，当前国内很多二三级医院中仍在沿用以手中管理为主的档案管理模式，整体信息化程度较低，所以实际管理效率以及对于档案资料的开发利用效果仍难有提高。

（三）档案管理人员专业素质参差不齐。档案管理人员专业素质、档案管理意识薄弱的问题也在影响着各项工作的有序推进，而且由于人为疏忽造成的资料丢失、损毁的问题也不在少数。现阶段，国内医院中负责这部分工作的员工大都属于“非科班出身”的业余人员，因为没有经过系统的学习，所以缺乏应对档案管理工作的理论知识，更不知道该以什么样的标准完成档案资料的收集、整理、归档和开发利用。因此大都只能以“一边学习、一边摸索”的方式被动地开展工作，所以工作效率根本无法保证。在薪资福利待遇无法大幅度调整的情况下，我们无法通过招聘的方式选择专业的档案管理人才负责这方面的工作，所以需要在人才培养环节的工作中下足功夫。要求在岗的档案管理人员搭建起学习提高的平台，并强化其内部的沟通交流，从而为相关工作的落实创造出新格局。此外，针对某些工作人员因为档案管理意识薄弱造成的资料丢失、损毁的问题，还需要加强监督并规范管理流程。

三、新医改背景下优化医院档案管理工作的具体策略

（一）提高对医院档案管理工作的重视度，强化档案管理意识。新医改背景下，想要做好医院档案管理工作首先应提高对这部分工作的关注及重视程度。这方面院领导需要发挥好带头作用，应当以正确认识其重要作用为前提给予相关工作人员必要的支持，进而帮助其扫清工作中遇到的障碍。在条件允许的情况下，应当将与档案管理工作有关的资金及硬件设施投入落实到位，并通过相关主题的培训活动改变院内各科室工作人员对这部分工作的认识，之后还应当教给档案管理人员正确的工作技巧。医院档案管理工作需要全员参与，所以相关主题的培训教育活动是必不可少的，这将进一步提升其利用率。如果各科室医护人员能够在用完档案之后按照页码顺序进行整理，并通过检查确保每份资料都可以满足完整，就能够给档案管理人员减少很多工作上的阻碍。这时档案管理人员只要利用计算机软件并在现代化的管理理念的引导下完成对档案资料的整合开发利用即可，因此提高了工作效率。

（二）完善管理制度，创新工作模式。实际工作中，在提高重视度的基础上，还应当进一步完善档案管理制度，并推进工作模式的优化创新。具体来说，要着重完善档案管理中各项细节工作的实施细则，并通过相应的监督管理约束措施使其可以得到切实有效的落实。其次要根据实际工作内容针对档案管理人员建立起完善的绩效考评和激励制度，以调动负责人员的工作积极性，提高其工作效率。如果条件允许，还需要以院领导为中心，成立档案管理领导小组，目的在于及时发现其中存在的问题并给予解决，这也是顺应新医改背景下医院发展趋势的重要体现。

（三）做好人才培养，提高相关工作人员的专业素质。新时期，我们需要通过人才培养工作的优化改革提高相关工作人员的专业素质，进而为医院打造一支高素质的档案管理队伍。具体来说，需要将档案管理人员专业素质的培养提升纳入整体医院人才培养计划，为其提供必要的学习资源、渠道，加强同岗位工作人员间的沟通交流。这方面的培训培养重点应放在计算机操作能力、信息获取整合能力以及档案管理工作涉及的理论知识等内容之上。可以尝试与本地高校签订有关于档案管理专业毕业生的人才输送协议，这一系列的措施既可以为他们提供实践锻炼的平台，又能够为医院档案管理队伍注入新鲜血液，更可以促进整个行业的发展进步。此外，还需要加强职业道德培训，引导其正确认识这部分工作的重要性，让其在完成日常工作的基础上不断提高创新和服务意识。实际工作中，要肯定他们为医院正常运营及改革作出的贡献，激发并提升其工作热情。