基于归档文件整理规则的电子档案档号编制方法探究

王吉垒

摘 要：给归档文件编制档号是档案整理工作中的重要内容之一。随着电子档案保存单套制的呼声越来越高，如何对电子档案进行档号编制已成为当前档案工作的一个现实问题。本文阐述了档号编制的作用与意义，分析了《归档文件整理规则》中档号结构设置的缘由，提出了作为文书档案保存的电子档案档号结构和编制方法，以供参考。

关键词：单套制;电子档案;档号

档号之于档案相当于身份证之于公民。《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）详细规定了归档文件档号的结构，并明确“归档电子文件的组件（件的组织）、分类、编号、编目，应符合本《规则》‘5 一般要求’的规定”。随着社会信息化步伐的不断加快，业务活动中形成的原生电子文件越来愈多，实施原生电子归档、单套制保存是必然的趋势。在此前提下，电子档案的档号编制方法可以参考《归档文件整理规则》有关条款并根据实际做出适当调整。

一、档号编制的作用与意义

1.固定档案排列的顺序

《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000）中档号的定义为：“以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码”，其中“用以固定和反映档案排列顺序”是功用性描述，“一组代码”是档号的性质。究其本质而言，档号就是按照来源、年度、机构（问题）、保管期限等一级一级对档案分类、排列之后结果的反映。经过有序化的整理以及编制档号之后，档案的位置就被固化下来，为后续查找利用提供便利。

2.揭示档案的基本属性

档号中各级代码都有具体的指代对象，档案工作人员或熟悉档号结构的业务人员，即便不查阅档案内容，通过档号也可以了解档案的部分基本属性，如全宗、形成年度、形成机构（内容问题）等，体现了档号反映檔案基本信息的功能。

二、归档文件整理规则建议的档号结构

2015版的《归档文件整理规则》较之于2000版，在遵循档号编制唯一性、合理性原则、稳定性原则、扩充性原则的基础上，明确提出了文书档案档号结构，建议为：“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”，上下位代码之间用横线“—”链接，同一级代码之间用间隔号“·”连接。对此，标准主要起草者之一丁德胜给出的解释是，一是便于馆室衔接;二是考虑到机构（问题）为档号结构中选择项，可以保持档号结构的易辨识度（固定项尽量放在档号结构的左侧，保证前段一致）。以上解释主要站在国家各级综合档案馆接收档案和档案信息资源在全国范围内实现规范统一的角度给出。站在立档单位工作实际的角度，笔者认为，除了上述两条原因以外，还有以下两方面原因：一是文书档案基本以年度为单位进行归档，这种归档方式事实上已经按时间对归档文件进行了分类，因此放在了档号第二级;二是在年度下以保管期限进行分类，使保管期限一致的文件归置在一起，便于保管期满档案的批量抽取、鉴定与销毁工作，一定程度上减少了保管期满档案销毁带来的倒架工作量。因此，保管期限被放在了档号结构中的第三级。最后是机构（问题）和件的流水排列号。

通过以上分析不难看出，归档文件整理规则给出的档号结构既是纸质档案实体管理的客观需要，也是带有强烈手工整理痕迹的突出表现。

三、单套制保存前提下电子档案的档号结构及编制方法

1.电子档案档号结构

2018年12月底，国家档案局以14号令的形式对《电子公文归档管理暂行办法》进行修改，其中第七条修改为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。”虽然《暂行办法》仅适用于“各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据”，但也给其他社会组织在办公自动化系统中形成的电子数据归档工作提供了重要依据。

2019年4月26日，国务院颁布《关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号），其中第十二条规定：“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。”以上表明，电子档案单套制保存已无政策规范方面束缚，立档单位完全可根据自身实际进行实施。

在上述前提条件下，参考《归档文件整理规则》，结合工作实际，建议作为文书档案保存的电子档案的档号结构可以为：“全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）代码—件号”或“全宗号—年度—保管期限—问题代码—件号”。归档文件较少的单位，可以为：“全宗号—年度—件号”。以上3种档号结构都删除了“保管期限”这一代码，理由如下：

（1）原生电子文件以年度为单位进行归档时

在纸质实体档案保存的条件下，保管期限是为了档案件、盒排架不得不设置的一级分类，而电子档案并不涉及物理实体排架问题。归档文件经鉴定确定保管期限后，可由电子档案管理系统按照保管期限结合机构（问题）、文件形成日期按规则生成档号。给定电子档案档号即可固化其在电子档案管理系统中的排列方式，并以条目的方式直观展现。档案保管期满由电子档案管理系统自动提醒，经档案工作人员鉴定不再保存后在电子档案管理系统中直接销毁，不再予以显示。无需考虑档案保管期满批量抽取、鉴定和销毁之后带来的倒架问题。因此，保管期限完全可以仅作为电子档案的一个元数据项，在电子档案管理系统中由人工进行著录，而不必刻意体现在档号结构中。

（2）原生电子文件实时归档时

若办公自动化系统每天定时向电子档案管理系统推送归档文件，需要对归档文件实时编制档号时，则无法按上述方法，将一年度电子档案按照著录的保管期限进行分类之后，再按规则生成档号。此时可对当前接收的全部档案，按照文件形成日期等规则生成档号，不再考虑先排永久，再排长期、短期。这种编号的弊端是保管期满档案鉴定销毁之后，文书档案之间会有大量的跳跃断号。但如前文所述，电子档案已经无需考虑物理排架问题，因此，即便如此，对实际工作也不会造成任何困扰。且无论是以年度为单位进行归档，还是实时归档，两种方式下都可以有效减少一级档号结构，使档号更加简洁。减轻档案工作人员整理工作量的同时，更容易实现立档单位全部档案档号结构的统一。

此外，“全宗号—年度—保管期限—问题代码—件号”这种建议档号结构中去掉了档案门类的代码，主要是考虑部分企业以全部档案为对象按问题进行分类，此时可不再设置档案门类这一级代码。

2.具体编制方法

（1）全宗号

对于入馆单位而言，按照档案馆给定的全宗号编制即可;对于非入馆单位，建议全宗号为4位英文字母组合，既可以是单位简称的汉语拼音首字母，也可以是单位英文简称。如中国长江电力股份有限公司的全宗号可以编制为“CJDL”或“CYPC”，更便于直观理解档案全宗的构成。

（2）机构（问题）代码

《归档文件整理规则》中给出的机构（问题）代码为汉语拼音首字母缩写，如“BGS”。机构或问题只分一级的话，并无不妥。但如果需要对机构或问题进行复分，比如在部门下复分处室，或者在党群下复分共青团，此时，使用汉语拼音首字母就显得字段较长。因此，建议机构（问题）代码使用1位或2位阿拉伯数字表示，如“1”或“01”，同级代码可以使用“.”进行连接，如“1.1”或“01.01”，以有效解决分类向下延伸时字符长度过长问题。

其他代号参考《归档文件整理规则》保持不变。

四、结束语

档号的结构和编制方法需要结合立档单位的实际进行制订。本文仅是基于归档文件全部为电子文件时提出的一种编制方法、思路。若立档单位归档文件形式多样，既有纸质又有原生电子时，则需要另行研究。但不管何种方式，相信随着原生电子文件在归档文件总量中的占比不断提升、电子档案单套制保存条件的逐渐成熟，档号编制规则中的手工痕迹会越来越淡化。

参考文献：

[1]丁德胜.《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求（之三）.[J].中国档案，2017（12）：11-18.

[2]DA/T 1-2000档案工作基本术语[S]

[3]DA/T 22-2015归档文件整理规则[S]