浅析电子技术在档案信息化建设中的作用及运用策略

陈红艳

摘 要：伴随我国档案管理模式不断创新突破，“档案信息化建设”作为当下我国档案管理重要的发展趋势，其重要性不言而喻。通过近年来大多研究发现，“档案信息化建设”的稳定性与创新性对医院档案管理质量、效率影响颇大。本次研究将对电子技术在档案信息化建设中的作用及运用分析研究，为下一步工作开展提供依据参考。

关键词：电子技术;档案;信息化;管理质量

“档案信息化建设”是当下我国档案管理模式创新重要核心之一，具有较大的意义影响。然而现阶段有关我国电子技术在档案信息化建设中的作用及运用研究相对较少，基于该问题现状，要求行之有效的方法对其进行分析研究，如完善电子档案管理机制、加强电子技术的研发及应用、推进医院档案管理信息化全面建设、实现档案共享、提升工作人员综合素质等，本次研究对电子技術在档案信息化建设中的作用及运用进行分析，有十分重要的理论意义。

一、“电子技术”概述

现阶段，随着我国科学技术水平不断提升，“电子技术”作为一种应用型技术，其影响颇为重要。电子技术不是片面的简单流程，而是更为科学、具体的系统布局。电子技术在我国发展相对较晚，20世纪80年代末90年代初在我国逐渐兴起，主要以电子元器件为基础核心，对相关设备、仪器等进行电路设计，早期对我国百姓影响较大。新时期下，电子技术发展已经由单一化向多元化转变，并向诸多行业、领域发展延伸，主要包括日常生活、工作生产、商贸经济、信息管理、企业办公等。“电子技术”具有以下特点：第一，复杂性。电子技术从组成到构架都相对复杂，主要是因为电子技术工艺、设备、元件的高端科技性。第二，微型化。当下电子产品及技术指标逐渐向“微型化”转变，精巧、高端、功能的电子产品日益出现。第三，绿色化。基于国家绿色发展的战略布局提出，电子技术应用及产品研发多为环保型、绿色化。第四，集成性。电子技术可以满足多种技术、功能、设备的集成需求，在实际应用过程中将更为安全保障、功能丰富。第五，功能化。功能丰富、功能应用是“电子技术”最大特点之一，也是其技术发展创新的实质所在。

二、传统档案管理模式的弊端

首先，传统档案管理模式的弊端在于其管理效率低下、运行效率低下、管理水平低下。从其“三低”可以看出，传统档案管理模式无法满足当下发展需求，例如，在医院档案调取中需要采用人工方式，在档案室对每份档案进行翻阅、校对，使调取时间持续增长，往往一份病理档案调取需要很长时间，影响了患者治疗，对病情控制造成影响。其次，造成档案信息大量损坏及丢失，传统档案管理模式多为纸质管理，在管理过程中往往会受到诸多因素影响，如外界因素、突发因素、人为因素造成纸质档案损坏、丢失。最后，传统档案模式整体组织机构较为臃肿，存在大量人力、物力投入，但其管理质量、效率却长期得不到提升，部分人员思想松懈，在实际工作中存在应付性、形式化观念，严重影响了医院档案管理工作质量提升。

三、电子技术在医院档案信息化建设中的具体作用

1.对工作效率提升起到促进作用。由于医院工作的特殊性，往往需要对大量档案进行管理、运用，档案管理一直是医院管理科较为棘手、重视的环节之一。通过对本院档案管理工作调查分析研究发现，档案工作管理效率对医院整体工作运行及患者诊治尤为重要。传统档案管理方式多为人工作业，通常工作效率偏低。随着我院档案信息化建设开展以来，档案管理及工作效率明显提升。其中，电子技术功不可没，在档案信息化建设中起到信息集成管理、方便调取、数据库应用等诸多作用，极大提升了工作效率。

2.对信息管理质量起到保障作用。档案管理的重点在于对“档案信息”的保护及调取，医院档案管理不同于企业档案管理，在日常管理中需要对档案信息进行频繁调取及搜索，传统人工纸质管理方法极易造成档案信息损坏、丢失。通过电子技术应用，实现了电子档案管理，对档案信息的安全性、完整性起到积极保障作用。

3.对档案管理水平提升起到推动作用。档案信息化建设提升了档案管理水平，在医院档案管理中需要对诸多工作环节、流程进行掌握了解，相关工作甚至较为繁琐、复杂，通过档案信息化建设，推动了档案的“数据化、集约式”管理，缩短了管理时间、提升了管理效率。工作人员在实际管理中不再局限于传统模式，而是以新姿态、新理念应对管理工作，为管理水平提升起到重要推动作用。

四、电子技术在档案信息化建设中实际运用

1.完善电子档案管理机制。电子技术在档案信息化设计中应该以“制度”形式贯彻执行，结合医院档案管理情况及信息化建设发展，对相关档案管理制度进行建立与完善，具体如下：第一，明确责任制。电子技术在档案信息化建设运用中应该对相关工作进行责任明确，即定岗定位，明确工作职责及义务，深化电子档案管理流程，对工作进行细化、量化。并建立责任倒查机制，保证医院档案管理的各项工作落实。第二，建立监督机制。医院上级管理机构应该对档案管理部门进行有效监督、统筹，基于电子档案管理的影响性，在其信息化建设中应该保证电子技术的应用合理、可行，为下一步工作开展奠定坚实基础。建立风险应对机制，一旦电子档案出现问题，应第一时间对其进行上报，并根据可能造成的影响程度，进行风险等级划分。

2.加强电子技术的研发及应用。医院档案管理信息化建设主要基于“电子技术”，所以，本医院从未来战略发展角度出发，应加大电子技术研发及应用，只有技术的创新与突破才能保障其档案管理工作的时效性、质量性。具体如下：第一，加强对新技术、新设备的引用，保证相关设备及时更新。第二，结合本院档案信息化需求及问题，研发针对性技术，主要以本院档案管理实际情况为主。第三，加大相关资金投入，对档案信息化建设中需要的资金进行扶持投入，保证电子技术研发及应用的顺利进行。

3.推进医院档案管理信息化全面建设。随着网络技术逐渐普及应用，在“大网络、大数据”的时代背景下，本院应该推进档案管理信息化全面建设，而不是局限于医院内部。首先，应该对医院档案信息进行数据库输入及大数据分析，明确档案的精准性及完整性。通过互联网技术应用，构建远程电子档案库、电子档案管理控制中心、远程监管机构三位一体管控平台。并依托政府、社会等相关公共服务资源优势，建立网上档案室。但针对电子档案异地备份问题，本院没有对其工作进行完善，依然在研发与工作开展阶段。加强信息化技术人才培养，从发展大局出发，结合问题现状，提升技术人员实际管理能力，如数据库管理应用、大数据分析应用等。将信息化管理模式的实质作用充分发挥出来。

4.实现档案共享。电子技术在医院档案信息化建设中的最大功效就是实现“档案信息共享”。电子档案管理区别于传统封闭式管理模式，基于医院档案信息的重要性，医院有义务及责任对相关档案信息进行共享，通过档案信息共享可以为患者治疗、病情掌握、临床治愈起到积极推动作用。具体如下：第一，本院将档案进行数据库存储，并利用电子技术对档案信息种类、属性进行分类。第二，将相关档案信息进行资源共享，主要以上傳档案信息、完成共享连接为主。第三，通过档案信息共享连接后，可以对相关问题进行反馈处理，起到共享互动、协同工作的实际目的。

5.提升工作人员综合素质。电子档案管理中的“水平”提高尤为重要，对工作人员综合素质及专业技能进行提升至关重要。医院应该从战略发展规划角度，将工作人员专业性及综合技能提升作为首要工作，具体方法如下：第一，建立科学、完善的人才培养体系，对现有管理人员、招聘工作人员、后备管理人员等进行统一培训，并以“管理水平”为培训考核标准。同时，将新型管理思维与技术掌握作为培训主要内容。通过淘汰制、竞争制对工作人员进行阶段性考核。第二，树立科学、严谨的“职业作风”，电子档案管理不是片面的简单操作，是更为科学、合理、严谨的系统布局，本院侧重于对工作人员的职业道德养成，并不断持续增加职业素养教育。另外，也可以开展“校企合作”方式，通过与高校、职高进行合作办学，为企业高端管理人才储备奠定基础。

五、结论

综上所述，通过对电子技术在档案信息化建设中的作用及运用进行分析研究，主要包括：“电子技术”概述、电子技术在医院档案信息化建设中的具体作用，包括对工作效率提升起到促进作用、对信息管理质量起到保障作用、对档案管理水平提升起到推动作用;电子技术在档案信息化建设中实际运用，包括完善电子档案管理机制、加强电子技术的研发及应用、推进医院档案管理信息化全面建设、实现档案共享、提升工作人员综合素质、传统档案管理模式的弊端性等，从多方面、多角度对电子技术在档案信息化建设中的作用及运用进行阐明，为下一步工作开展奠定坚实基础。

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