大数据时代高校档案管理理念的转变

摘 要：在当前大数据时代模式下，高校若是想要充分做好档案管理工作，便需要对高校档案管理理念做出转变，并进行系统性的考量分析，随后依照其中问题产生的因素来定制相应的改善措施，从而全方位保证我国高校档案管理工作的质量。

关键词：大数据;高校档案;管理理念

针对高校毕业生来说，档案具有极为重要的意义，上面记录了学生在小学、初中、高中、大学中的所有档案，其中包括学生学习情况、获奖情况、政治学习情况、成绩情况、毕业情况等方面信息。同时档案也直接关系到高校毕业生在参加工作之后的就业安排、转正定级、工龄考核等内容，在一定程度上来说，档案也可以成为用人企业对于高校学生审核的标准之一。基于此，便需要在高校档案管理工作中投入更多的精力，给予档案管理工作一定的重视，同时优质完成该项工作，为大学生以后的发展保驾护航。然而，在当前大数据时代模式下， 高校档案管理理念也发生了一定的转变，所以便需要对其转变的方向做出系统性的分析与探索，随后定制相应的高校档案管理措施，确保档案管理工作的质量得到全方位提升。

一、大数据时代下高校档案管理理念变化趋势

1.高校档案管理理论体系的变化

当前，在大数据时代背景下，大数据在社会上的各行各业都取得了广泛的应用，同时也为各行各业的发展提供了充足的源动力。而在此期间，高校档案管理工作的理论体系便发生了一定程度的变化，这种变化使高校档案管理工作的质量得到一定的提升。在大数据背景下，全数据的概念也逐渐产生，即：一切数据都有用，也就是说在大数据时代中认为一切数据都具有价值。基于以上思想，可以将档案看作成为数据，在需要调取期间可以被检索到。而正是这种理论体系的出现导致高校学生档案管理工作出现一系列的革新，同时也令高校档案管理工作质量更高。

2.档案数据资源体系发生变化

所谓的档案数据资源体系也就是数据的来源、内容以及数据采集方式等三个方面。在大数据时代当中，档案中的数据各方面都来自于网络、社会、生活等方面，同时在档案内容方面也得到了拓展，数据种类更加丰富，同时应用大数据对于数据进行处理也让数据处理速度更快。从数据采集方式的方向来说，高校档案管理部门更加重视档案，同时在档案的收集方面也更加积极主动进行挖掘，力求使自身所掌握的档案更加的精确与全面。通过以上方式，便使高校档案管理工作更加精准，同时全校师生每个人都有一个自己的档案数据库，并且伴随着其个人的不断成长逐渐丰富档案数据库的内容。

3.档案利用服务体系产生变化

当前，在大数据时代模式下，档案利用服务体系产生变化也是其中一项重要的转变。与此同时，社会化、多元化方向都是档案利用服务工作的重要发展方向，高校、学生、社会等对于档案的重视程度也开始逐年提升，并且档案利用服务体系所产生的变化也可以在高校档案服务模式、高校档案管理力度等方面体现出来，即，档案已经从传统意义上记录一个人的学习进修情况转变为评判一个人对社会价值贡献的重要依据，同时档案上面的数据也将直接应用到用人企业对于毕业生的价值评判，从而确定是否给予录用。

4.档案安全保障体系产生变化

档案的安全保证体系产生变化也是在档案管理工作中的一项重要转变。在此阶段，由于数据种类以及数量的增多，使档案的信息化程度不断增高。在此基础上，档案资料在保存管理条件、关键技术、安全保密方面的行为也出现了相应的变化，这更突显出在大数据时代模式下的档案安全保障在我国也成为了一項重要的工作，并且随着后续的不断发展，档案安全保障工作必将成为当前工作的重中之重。

二、 当下高校档案管理思想弊端分析

1.档案管理工作人员信息化思想与技能缺失

高校档案管理工作人员信息化思想与技能的缺失导致高校档案管理工作存在一定的弊端，同时该问题也是影响到高校档案管理工作实效性的重要因素。在实际工作阶段，由于高校档案管理工作人员对信息化技术的认知程度不足，自然便致使其信息化思想缺失。并且，以上情况的出现也导致高校档案管理工作人员在工作期间的信息化技能不足，继而在工作期间无法通过信息化手段来解决所遇到的问题，从而影响到整体高校档案管理工作的质量。

2.缺乏完善方案管理机制

在高校档案管理工作中，缺乏完善的档案管理机制同样是其中最为重要的一项问题，由于该问题的存在，致使高校档案管理工作存在局限性，甚至在严重的时候还会导致高校档案管理工作中出现混乱的情况，从而浪费了所投入的人力、物力、财力。在实际工作阶段，由于大数据时代的到来，对高校档案管理工作提出了更高的要求，而以往的高校档案管理机制显然已经不适应在当前大数据时代模式下的档案管理工作，从而导致高校档案管理工作常常产生效率低、质量差、实效性受损等问题。

3.档案管理手段落后

大数据时代模式下，高校档案管理的主要方向便是数字化与信息化，然而由于高校档案管理手段的落后，便导致该项工作成效受到影响。例如，在当前的高校档案管理工作中，仍存在部分高校采用手工操作的管理方式，这种档案管理方式在一定程度上存在局限性，管理工作的效率也比较低，同时在工作期间还会受到工作人员的影响，一旦工作人员出现工作上失误或者疏忽的情况，便有可能会导致高校档案管理工作的准确性受损。由于档案管理工作中的工作量比较大，在此期间一旦出现人工误差，便有可能会导致多方交叉错误的产生，从而使高校档案管理工作的质量受到影响。

三、大数据视角下的高校档案管理思想转变策略

1.强化档案管理工作人员信息化思想与技能

为了提高强化高校档案管理工作的质量，便需要强化工作人员的信息化思想与技能，这样才能够有效提升高校档案管理工作人员的工作质量，更加优质的完成本身岗位上的工作。与此同时，强化档案管理工作人员的信息化思想也可以端正工作人员在工作期间的态度，确保其能够更加优质的完成各个环节的档案管理工作。在实际工作期间，可以通过定期开展高校档案管理工作人员的培训大会，在培训大会上对工作人员的工作技能做出培训，同时向高校档案管理工作人员讲解相应的信息化管理知识，从而有效补足档案管理工作人员的知识盲点。也可以使其在后续工作期间将理论知识与实践相互结合，进而找到两者之间的差异性，通过自己的努力可以更好的平衡两者之间的差异，进而确保高校档案管理工作的质量更佳。同时，为了充分保证档案管理工作的质量，还可以依据本次培训的内容定制相应的考核措施，这种考核可以以卷面的形式也可以以一对一问答的形式，只要是能够对其工作技能做出考核即可。高校还可以依照考核的结构制定相应的奖惩机制，对于考核成绩突出的工作人员可以给予其一定程度的奖励。例如，现金奖励、大会表彰、增加年终奖等;对于考核成绩不合格的工作人员需要给予一定的惩罚。例如，减少绩效提成、日常考核等方面的惩罚，同时还要让考核成绩较差的工作人员停止工作，责令其重新学习，待到考核成绩合格后方可回到岗位继续工作，针对多次考核成绩不合格的工作人员，可以将其淘汰。通过以上措施，便能够有效提升高校内档案管理工作人员的专业素质，优化档案管理工作人员的信息化理念与专业技能，确保其更加优质的完成本职工作。

2.建立大数据档案管理机制

针对当前档案管理机制来说，其中存在诸多不足之处，若是想要提升该项工作的质量与效果，便需要基于数据来构建起全新的档案管理机制，在此期间，需要对高校档案管理工作中的各个环节做出细化考量，充分分析其中每一项工作，从而确保该项工作能够更加优质的完成。与此同时，还需要工作人员掌握大数据方面的知识，且能够将大数据应用到高校档案管理工作中，随后便可以构建起档案管理机制。还需要确保高校档案管理机制更加契合当前大数据时代的高校档案管理工作模式，使档案管理机制全面且完整的覆盖到高校档案管理工作各个方面，这样才能够充分保证高校档案管理工作的质量，从制度层面对于高校档案管理工作做出约束，确保其中各项工作的规范性，全方位保证高校档案管理工作的质量。

3.基于大数据完善档案管理手段

在高校进行档案管理工作期间，为了有效提升高校档案管理工作的质量，便需要将大数据应用到其中，同时促使两者之间有效融合，从而确保高校档案管理工作更加优质的完成。在实际工作过程中，需要对大数据时代的模式以及特征做出系统性的分析与探究，明确大数据在实际应用中的要点，同时还要对高校档案管理工作做出细致的分析与考量，明确在哪个环节可以应用大数据技术，定制在工作开展期间大数据技术的应用策略，保證大数据技术能够完美的契合在高校档案管理工作中。与此同时，通过大数据技术还可以对于高校档案管理工作做出统计与分析，找出其中的不足之处，从而及时采取措施做出改善与调整，保证高校档案管理工作可以更加优质的完成。通过以上措施便可以有效优化高校档案管理工作的质量，也可以令该项工作更加有条不紊的开展，确保高校档案管理工作的实效性。

四、结束语

综上所述，在大数据时代模式下，高校档案管理理念产生了一定的转变，同时传统方式上的管理措施已经不适应大数据时代模式下的要求，基于此，便需要对当前高校档案管理工作存在的弊端做出细化分析，明确产生问题的因素之后，便可以具有针对性的定制改善措施，全方位保证高校档案管理工作的质量。

参考文献：

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[2]张虹.大数据时代高校档案管理理念的转变探讨[J].办公室业务，2018，301（20）：146-147.

[3]周向东.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].中国管理信息化，2018（7）：138-139.

作者简介：李婷（1978-），女，中共党员，中级职称，陕西宝鸡人，研究生，供职于西安翻译学院，研究方向：档案管理。