事业单位人事档案管理策略探讨

张蓟红

【摘 要】事业单位的人事档案是选拔人才、考核员工的重要依据，加强对人事档案的管理是新市场形势下事业单位发展的需要，同时也能够有效提升工作效率和质量。本文对事业单位人事档案的管理策略进行探讨。

【关键词】事业单位；人事档案；管理；电子档案

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2016）08-0261-01

人事档案管理是对人事档案进行各种管理的一种工作，从档案材料收集到保管鉴定再到统计和内容分享等都是人事档案管理的范围。目前，事业单位的人事档案管理中还存在一些不足，如档案管理未制度化、管理人员不够专业化等，因此，探索事业单位人事档案管理的策略具有重要意义。

一、提升领导的重视程度，加强档案管理

在事业单位的管理中，领导在管理决策中扮演着重要的角色，因此，加强对人事档案的管理，需要提升领导对档案工作的重视程度。一方面，从提升领导对人事档案管理意识的角度来看，需要领导加深对人事档案管理重要性的了解，并经常到一些在人事档案管理上做得比较好的单位学习参观。另一方面，从管理水平的角度来看，首先，管理制度化是提高效率、规范管理的关键步骤，加强对人事档案管理制度化的建设是档案管理中不可或缺的内容。其次，人事档案管理人员的能力在档案管理中的地位也很重要。事业单位的领导在选拔人事档案管理工作人员时，需要加强对管理者各方面能力的考核。第三，领导还应重视人事档案管理部门场所、人员的配置，可定期组织档案管理培训。

二、加强管理员的选拔、培训，提升管理能力

人事档案管理员在整个档案管理工作中占有重要地位，提升其能力，可从以下两点着手：首先，从档案管理员的选拔上来看，领导应严格规范档案管理员的选拔制度，提高选拔要求。如选拔条件中应该有对管理员自身条件的限制，档案管理员应来自与人事档案管理相关的专业，并且要具备基础的档案管理知识和能力，还要具备相应的法律意识和管理创新意识。其次，从对档案管理员的管理制度来看，应严格要求工作态度和作风，制定工作奖惩制度。另外，要定期对档案管理员进行培训，不断提升材料收集、辨别、整理归纳与利用的管理能力，同时还要加强道德素质的培养，力求打造出高素质的人事档案管理员队伍。

三、成立专门的人事档案管理工作室，配备齐全的档案管理设备

人事档案管理的专业化是促进档案管理不容忽视的工作。所谓专业化，即从档案工作管理的场所到管理人员及档案工作制度都应该是适应人事档案管理工作发展的。首先，专门的人事档案管理工作室是档案管理工作的重要场所，不仅能够更好地整理归纳档案，还能够为档案管理员提供一个良好的工作环境。其次，配备齐全的档案管理用具，如资料整理电脑设备、档案归类架及档案材料袋等，能够有效提高档案管理的工作效率。第三，人事档案一般都是纸质档，在保存的过程中具有脆弱性。档案管理工作室应保持适合纸质档案保存的条件，如温度、湿度等；成立专门的人事档案管理工作室、配备齐全的档案管理设备能够为档案整理、保存和利用提供方便。

四、规范档案归档材料，保证材料的真实性

在一些人事单位，由于领导和档案管理员对档案管理工作的不重视，使人事档案归档材料不规范现象频发。档案的归档材料应该依照《机关档案归档与不归档范围》的相关内容，严格规范档案归档材料。档案归档材料作为档案的主要内容，应该保证其真实性和规范性。在事业单位，员工的工作能力很重要，而不论是员工招聘，还是选拔考核，都要以员工的档案作为参考依据，因此，保证档案归档材料的真实性可以为事业单位选拔人才提供有价值的标准。

除此之外，还应注意的一点是规范档案纸质，正规的档案材料用纸应该是16开标准规格的，不应该随意使用A3、A4或其它规格的纸质。同时，针对纸质档案保存容易损坏的性质，应增加电子档案管理。

五、加强对电子档案的管理，促进档案的有效利用

利用电脑和网络技术将档案资料真实、准确地输入管理，将文字资料、图片资料及其它声音与影像资料加工处理，可为上级领导的考核、查阅提供便利，增强档案管理的工作效率。电子档案管理是社会信息化、数据化的需要，也是加强档案管理的需求。电子档案是人事档案管理的又一重要内容。传统的档案管理具有高度保密性，使得档案的资源价值被忽视，而数据网络的发展给了档案管理一个共享资源、充分利用资源的机会。电子档案具有更新及时、可共享的特点，能够在保证档案隐私的同时，促进档案的有效利用。

六、结语

做好事业单位人事档案的管理工作，能够提高事业单位的人员素质，促进事业单位的高效运转，对事业单位的发展具有重要的意义。应提升人事档案的管理意识，提高能力和水平，加强制度化建设及管理设备的投入，注重档案的真实性与可利用性，并壮大档案管理人员队伍，增强创新意识，利用先进的科技手段大力推进档案管理工作，使人事档案管理在事业单位的工作中发挥最大的作用，从而促进社会的发展与进步。

参考文献：

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