高校档案数字化管理的路径研究

温明明

摘 要：高校档案数字化建设是实现高校档案事业有序发展的必然趋势，文章指出高校档案数值化管理有利于提升利用效率、保护档案原件、配置管理资源，但该项工作仍存在整体水平低、规范标准欠缺、专业人才不足、设施设备缺乏等问题。针对上述问题，可以从四个方面改善：一是提升档案数字化整体水平、二是开发档案数字化高校标准、三是配置档案数字化设施设备、四是注重档案数字化队伍建设。

关键词：高校档案;数字化;档案数字化

一、高校档案数字化管理的重要意义

1.有利于实现利用效率的有效提升。传统的档案管理从收集、整理、保管、检索、编研及提供利用等各个阶段主要依靠档案工作者手工管理，而档案用户的利用方式主要为到馆利用，受到时间和空间的限制，档案利用的效率整体较低。档案的数字化管理包括传统载体档案的数字化和电子文件、电子档案的管理，档案管理的各个阶段实现了信息化管理，效率得到极大的提升。譬如，档案的收集阶段，档案系统与学校OA系统实现有效对接，系统形成的电子档案可以直接完成归档，大大节省了人工成本。又如，档案检索阶段，依靠计算机通过关键词或主题词在档案管理系统中进行信息检索，检索时间短、范围广，极大地减少了档案管理人员的工作量，提升了档案管理效率。再如，档案利用阶段，档案用户通过档案网站提出利用申请，档案机构在线审核、查找档案并提供利用，突破时空限制，档案用户和工作者能够实现即时的沟通反馈，工作效率得以大大提升。

2.有利于实现档案原件的有效保护。从整体上来看，当前高校档案数字化管理的水平相对较低，特别是高职院校，档案的数字化管理仍处于起步阶段，起步慢、发展慢。档案管理的基础设施不够完善，“八防”措施不到位，档案利用仍以到馆利用为主，利用档案主要以原件为主，但长时间的翻阅、高频率的复印，对档案原件产生损害，不利于档案原件的长期安全保存。实现高校档案的数字化管理，将传统载体档案进行扫描形成图片文件或文本文件存入数据库，档案利用以数字文件为主，大大减少了档案原件的利用频率，减轻了长期翻阅对档案形成的损害。此外，对数字档案进行“备份”，避免因不可抗力因素造成档案资料的毁灭。

3.有利于实现管理资源的有效配置。当前，传统的档案管理模式，纸质材料占据大部分，而随着高校各项工作的推进，纸质材料呈现出逐年增加的趋势，所需的空间大。同时，传统的管理模式主要依靠人工，投入的人力资源大，此外，档案的日常维护还需投入大量的资金，管理成本相对较高。档案的数字化管理，主要依靠计算机技术，通过建立档案数字资源数据库储存档案，通过档案管理系统管理档案，通过档案利用平台实现档案的在线利用，这对于有效配置资源十分有利：首先，减少了档案管理的人工投入。传统的档案管理从收集到提供利用均需档案工作者全程参与，以手工为主，而数字化管理模式可以利用计算机技术进行自动分类识别和储存，实现在线检索和利用，较大程度降低了档案工作者的工作量，节省人力资源。此外，数字化管理模式信息储存密度大，能极大地减少档案存储空间，数字档案的利用能有效避免对档案原件的损害。

二、高校档案数字化管理的问题分析

高校档案包括党群、行政、教务、科研、财务及基建等类别，在推动高校长足发展方面发挥着重大作用，实行档案数字化管理将提高工作效率，更好地服务教学、科研等。数字化管理是一项长足系统工程，需稳步推进，在具体的建设过程中，需关注以下几个问题：

1.高校档案数字化整体水平较低。高校档案实行数字化管理，对于提升管理效率、提升服务水平十分有利，但从整体上来看，当前高校的档案管理仍以传统的管理模式为主，数字化管理水平整体处于较低的水平。部分高校已经完成传统载体档案的数字化，但较少有高校实现了全程的数字化管理，数字档案利用仅停留在档案目录利用阶段，尚未实档案的全文检索，特别是旧档案的数字化管理。一些高校 虽然也在进行电子档案搜集、整理工作，但是由于缺乏统一规 范的标准化流程，使得这一过程中存在搜集信息不全面、整理 档案与目录不对应等问题。造成这种局面主要是由于当前高校档案的数字化管理缺乏统一的建设标准，缺乏引领全国高校档案数字化建设的主导机构，各大高校自主购买或开发管理软件，自主搭建档案数据库，从而造成各高校间的档案数字资源难以实现系统兼容、实现档案资源的开放共享。

2.高校档案数字化规范标准欠缺。建立统一规范的标准对于指导各高校开展档案数字化建设具有重要的意义，当前，为推动档案数字化建设，国家出台了相关的标准规范，如《电子文件归档和电子档案管理办法》、《纸质档案数字化规范》、《录音录像档案数字化规范》等，但针对高校档案数字化建设的文件相对缺乏，这也在很大程度上限制了高校档案数字化建设进程。高校档案管理涉及部门多，包括党政办公室、科研、教务、财务、后勤、人事等多個部门，主要服务高校师生的教学科研，档案“高校特色”明显。高校档案数字化建设除遵循已出台的相关标准规范外，还应根据高校档案工作实际开发个性化标准，兼顾档案工作的共性与个性。譬如，高校学籍档案的数字化管理、高校毕业生就业档案的数字化建设、高校财务类招投标档案的数字化管理，等等。

3.高校档案数字化专业人才不足。高校档案数字化建设，资源是基础，人才是关键，特别是兼具档案专业知识和计算机技术的复合型、应用型人才。而从当前的高校人才队伍建设现状来看，高校档案数字化专业缺乏，具体体现：一是业务人员专业不对口，知识不扎实。高校档案队伍专兼结合，队伍庞大，二级机构需对档案进行初步整理，但兼职档案员大多为非档案专业人士，专业知识相对欠缺，这就给档案馆的数字化管理工作带来了负担，二是档案业务人员年龄偏大，信息素养不高。档案数字化管理需档案业务工作者熟练掌握基本的计算机技能并能熟练操作档案管理系统和软件，但部分工作人员因年龄原因知识更新相对较慢，档案管理仍处于手动阶段，影响数字化进程。

4.高校档案数字化设施设备缺乏。高校档案数字化管理是一项系统工程，需配备完善的软硬件设施，但因经费投入不足，设施配备不到位成为影响高校档案数字化建设的重要因素。高端打印机、高精度扫描仪、高性能的档案管理软件等数字化设备的缺乏，难以满足档案数字化的管理需求，影响档案数字化进程，降低数字化管理效率。为确保档案数字化的顺利推进，一是应进一步重视，从高校领导层面到高校师生，特别是高校档案工作者应意识到数字化的重要意义与作用;二是要进一步投入，将档案数字化经费列入专项经费，购买先进的设备设施，为数字化建设提供物质保障。

三、高校档案数字化管理的途径分析

1.提升档案数字化整体水平。高校档案数字管理是学校信息化建设的重要组成部分，是推动智慧校园建设的重要推力，针对当前数字化水平整体偏低的情况，应从以下几个方面着手提升：一是完善制度。各高校立足学校档案管理的实际情况，结合高校档案数字化建设存在的问题，出台相应的制度和措施，将档案数字化纳入学校的整体规划，以制度的形式确定档案数字化的地位。二是提升意识。档案机构提升服务意识，变被动服务为主动服务，为全校师生提供优质服务，让用户体会到数字化管理带来的效率与便捷，进而提升档案意识。三是增大投入。数字化建设是系统工程，购买设施、更新软件、维护系统等均需资金投入，加大投入，为数字化建设提供充足的物质保障。

2.开发档案数字化高校标准。数字化建设需有相对完善的数字化建设标准来指导，但当前规范标准的缺乏也对该项工作的进程有一定的阻碍，有必要开发档案数字化高校标准。但开发标准并非易事，需关注以下几点：一是遵循已出台的法律法规、标准规范。如《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《档案信息系统运行维护规范》、《录音录像档案数字化规范》等。二是多方联动。出台标准涉及到档案行政管理机构、教育主管部门、本科院校或高职院校、科研院所等各单位，形成各方的有效联动机制，协调好各方关系是研究制定出台相应标准的前提。三是兼顾共性与特性。各省份高校、本科院校与高职院校均存在不同程度的办学差异，其档案管理工作也具备其特点，在研究制定相关标准时，应相对统一，但也应允许个性的存在，正确处理好两者关系。

3.配备档案数字化设施设备。数字化设施设备是确保档案数字化进程的必要保障，具体而言，一是办公常用设备。如电脑、扫描仪、复印机、打印机等;二是库房常用设备。如恒湿恒温控制系统、智能档案密集架、防磁柜、除尘机等;三是档案管理软件，应采购符合高校档案数字化管理实际的软件，或自主开发，确保档案系统与OA系统和学校教务、科研、财务、学工等業务系统的有效对接，规范对电子文件和电子档案的管理。对重要的电子文件和数据进行备份或异地保管以防范风险。四是做好信息服务。通过档案利用平台开展档案的在线利用，通过“在线利用——在线审核——在线利用”的线上利用流程，为用户提供便捷优质的服务，打破时间空间的限制。此外，通过档案网站对常用问题和信息进行公开，主动服务，提升档案用户的体验感和获得感。

4.注重档案数字化队伍建设。数字化队伍建设：在人才引进阶段，注重人才专业知识的考查，主要引进两类人才：一是具备系统的档案学专业知识体系的人才，一是具备计算机专业背景或具有良好的信息素养和信息技术的人才。在人才分工阶段：注重资源的优质配置，根据档案工作者的优势和特长，合理分工。譬如，年纪稍长的工作者，其工作更加细心耐心，适合从事档案的基础业务工作，而年纪稍轻的工作者，其更具热情和创新，则更适合档案信息开发和信息服务工作。在人才培养阶段，鼓励档案工作者参与档案业务培训和继续教育，积极参与同行间的业务交流，积极组织与兄弟院校之间的工作交流。此外，鼓励工作者开展档案数字化的研究，掌握行业系统内最前沿的发展趋势以更好地适用档案数字化建设的需求。

参考文献：

[1]李洁.高校档案管理数字化建设探析[J].智库时代，2019（7）：112，114.

[2]葛咏.高校档案管理数字化发展面临的问题及应对措施[J].技术与市场，2019（9）：50-52.