数字化档案推动新时期档案管理工作的发展

2019-09-10姚水英

兰台内外 2019年31期

摘要：在新时期，我国工业项目已取得显著的发展，在互联网信息技术的支持下，逐渐迈向自动化、智能化及科技化的发展阶段。然而在工业项目设计阶段与施工阶段的档案管理工作层面，我国现代企业的档案管理工作依旧处于纸质档案阶段，在实际管理中难免存在诸多的问题。而数字化档案的引入，能够有效推动新时期工业档案管理工作的质量与效率，促进当代工业的可持续性发展。本文结合工业档案形成特征，探析传统工业档案的管理现状，提出相应的数字化档案构建举措。

关键词：数字化档案;档案管理

工业档案是我国工业项目设计与施工管理的有机组成部分，具体来讲工业档案主要从工程项目的设计、提出、研究、招标、监理、施工、竣工以及试运行等诸多环节中形成的，拥有存储价值的声像、图标、图纸、文字等不同载体与不同形式的历史记录。是我国工业项目设计与建设的缩影。因此只有存储好、收集好以及利用好工业档案，才能发挥档案的指导效用及建设功能，有助于增强工程项目的建设质量以及监理水平。

一、工业档案形成特征

工业档案主要是伴随相关工程项目的设计与施工逐渐积累产生的。而所形成的工业档案之间通常以工业项目不同阶段进行区别，譬如项目设计阶段与施工阶段等，工业项目根据不同阶段的目的、过程以及结果，对项目进行整体与细节的记录，进而予以存储，形成动态性的工业管理档案体系。此外，工业档案以工程施工内容与总体程序的紧密衔接，凸显工业在不同阶段的总体控制。各个专业、工序以及不同施工阶段的相互渗透、相互衔接，缺一不可，促使工业项目设计阶段与施工阶段的档案管理体系具备成套性的鲜明特征。工业项目由诸多单位工程、分项工程以及分部工程所构成，致使工业档案体系呈现面广、点多的性质。从理论层面上，体现了我国工业项目档案管理体系多元化、多样化及系统化的特征。然而根据特定工业项目来讲，技术内容、施工工序、施工方法以及材料的不同，致使我国工业档案拥有专业化的特征。不过根据工业档案的体系结构可发现，我国现有的工业档案管理内容包括技术交底、开工报告、图纸会审记录、材料变更、组织计划、操作标准与规程、构建与原材料的检测报告、生产证明、各种施工评定、检测、验收、试验、测量报告、大事记、施工日记、事故处理纪要等。保存日期主要根据我国《档案法》的规定进行保存。然而根据我国当前的纸质档案保存形式，工程档案又有鲜明的易损坏、灭失等特征。

二、项目档案管理现状

1.缺乏充足的档案管理意识

在整个项目建设中，每个阶段都存在大量的资料需要归档、整理与收集。但忽视档案管理，注重工业建设，俨然是现代工程企业的通病。根据实践调查发现，施工单位在项目投建的过程中，通常只侧重有形的建设，而忽视无形的管理工作，致使档案管理的观念淡薄，难以将档案管理作为项目建设的重要组成部分。尤其在施工阶段，任务重、工期紧的背景下，过于注重项目的建设进度、资金与项目的控制，将会严重忽视项目档案的收集与归档工作，造成设备项目与档案管理相脱节，无法为工程企业后续的建设工作提供可行性的数据支持。此外，由于缺乏档案管理意识，工程企业的项目档案体系必定缺乏严谨的系统性、合理的科学性，内容重复，体系不完善，进而致使项目档案形同虚设，既不能使项目档案成为行之有效的工程建设依据，又难以推动其它工程的开展与项目的设计。

2.缺乏显著的数据收集机制

我国工业项目周期长、投资大、环节多，所形成的项目档案量大、面广，进而致使工程企业在施工阶段所形成的项目檔案难以得到及时整理、收集与保管，以致使项目档案难以根据相关规定进行定期归档与及时移交。当前阶段，各工程企业都是在项目建设完毕，需要办理验收手续时，才着力组织物力、人力、集中补充项目档案所需资料。这俨然促使工业档案管理体系处于被动，无法准确地、完整地、真实地控制现有的项目档案。此外，基于传统档案数据收集模式的特征，极易出现资料缺失，重复收集等问题，严重影响着项目的交接工作。

3.档案管理者专业素质不足

基于工程企业的行政层对项目档案缺乏足够的重视，对应的档案管理人员相对不足，并且大部分是兼职人员，工作稳定性低下，专业技能不足，缺乏项目档案归档、入档意识，存在工作失范、无法形成对项目原始数据资料的及时收集、整理、归档的意识。进而造成部分项目档案短缺的问题。难以有效发挥工业项目档案在施工后期与项目设计阶段的使用价值。此外，在项目档案的保管层面上，由于档案管理者专业程度有限，难以形成切实可行的档案保管体系，仅仅将纸质档案存储在保险箱中进行保管，并未根据档案的类别与属性，对档案进行分类，以致在后期使用过程中，需要耗费大量时间与经历进行查找、筛选，严重影响着档案的使用。尤其在办理竣工验收手续时，如果相关档案保管不利，或无从查找，则需要对相关数据信息进行重新收集或者重新办理，严重影响着工程企业的经济效益的提升。

三、构建数字化档案管理体系的策略

1.提升档案管理意识，加强人才培训力度

数字化档案是以数字档案构建作为基础的，通过互联网、政务网以及局域网等形式进行电子档案的检索与阅读。然而为应对新时期对传统档案管理的挑战，增强档案服务水平，提高效率，提升管理水平，进而使档案管理成为企业发展的重要组成形式。为实现该目标，需要工程企业行政层提升对档案管理工作的重视，加强人才培训力度。

首先，在思想层面上重视项目档案管理，施工企业无论领导还是基层工作者，都应充分认识到工业项目档案管理的必要性与重要性，从项目建设准备阶段到竣工验收阶段，务必将项目档案收集、处理及归档工作作为重要内容，以此使项目进度与档案管理同步进行。

其次，构建相应管理制度，通过竞聘机制，提升档案管理者的工作意识，进而以专业培训为抓手，结合数字化档案管理与应用实际，增强专职人员的专业素质与管理技能。尤其在数字化档案入档与归档方面，如果缺乏相应的操作技能，档案管理数字化工作将难以得到推广与落实。因此，施工企业可将专职人员派遣到相应的教育机构学习，并以学习程度以及技能掌握程度，做出是否留任的决定。

2.构建数字化档案，实现动态入档功能

档案数字化即将纸质档案转变为电子档案，通过计算机设备对电子档案进行管理的过程。然而由于我国工程企业受传统纸质档案管理体系的影响，难免存在对数字化档案管理体系的抵触心理。因此，为更好地推进工业项目档案的数字化进程，可从电子化与纸质化双套制入手，逐渐向数字化档案归档阶段转变。

首先，在档案管理素质化初期，行政层应要求专职人员在对原始资料进行纸质归档的同时，实行电子档案归档工作，并在行政层逐渐了解到电子档案的优势时，可将纸质归档形式趋向完全采用电子归档的手段对原始数据进行入档与归档。

其次，加强企业云终端建设，即将数字化档案管理系统构建在远程服务器中，以此避免不可抗力因素或人为因素所带来的数据损失。然而为增强数字化档案管理系统的安全性与有效性，可通过科技手段，在数据归档的同时，对入档的数据信息进行备份。此外，在电子档案入档的过程中，往往存在任务量大，工作繁杂等问题。工程企业可利用移动互联网设备，对原始资料进行数据扫描，直接将需要入档的信息资料传递给专职人员，进而通过文字转换工具，实现对原始数据资料的即时入档。

3.建立共享机制，推动工业档案事业发展

数字化档案体系的显著优势是交互性、共享性、方便性。工程企业可根据具体需要，建立档案共享机制，以此提升相关机构办理手续的效率。

首先，构建分类体系，通过不同的分类机制，能够准确地，及时地查询到所需的数据资料。

其次，利用分类机制，将企业办理各项手续所需的资料进行整理，并连接到相关部门的办公系统中，以此为企业节约大量办理手续时的时间成本与物力成本。

再次，针对方法型的、策略型的数据资料，工程企业可将相关数据衔接到制定的共享平台中，以此为相关企业的项目开展提供规范性的指导。

最后，将档案管理工作融入项目开展的各个环节当中，使其成为推动项目建设的有力手段。譬如在项目施工阶段，施工人员在面对复杂的施工问题时，可通过计算机系统检索以往的施工问题及解决措施，以此提升施工质量，缩短施工期限，推动项目施工产业的全面发展，为我国社会主义现代化建设奉献力量。

四、结语

新时期是信息化的时代，同时也是数字化的时代，工程企业应着力推进档案管理的数字化进程，使其发挥数字化技术优势，满足当前工业发展的需求，进而从档案管理、档案归档等环节出发，推动档案管理事业的全面发展。

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