新媒体环境下教学档案管理的发展与应用探讨

余巍巍

摘 要：伴随着互联网信息技术的发展，人类已经全面进入到“互联网+”时代。随着新媒体技术广泛运用于教学过程中，随之产生的教学档案也逐渐趋向于数字化、信息化。数字教学档案是传统纸质教学档案在数字化时代下的产物，受多种因素的影响，数字教学档案管理现状还较为落后。因此，对数字教学档案管理技术进行分析，如何充分利用信息技术加强教学档案管理，以推动教学档案管理数字化和信息化便成为本文的研究切入点。

关键词：教学档案;管理技术;发展;应用;新媒体

数字教学档案主要是指将教学过程中产生的图像、文字、声音和视频等信息资料进行收集、整理、分类，并形成的资料，具有极高的参考价值，可为同类事件提供参考性意见。在新媒体环境下，教学档案管理也出现了变革，已经从传统的文件管理模式，逐渐进入到数字化管理模式，简化了教学档案管理的流程，进一步提升了教学档案管理的质量和效率，避免了不必要的资源浪费。同时，数字化教学档案管理新技术的发展与应用，更容易发挥教学档案的价值，促使整个教学档案管理的可持续发展。

一、新媒体环境下数字教学档案管理技术应用优势分析

新媒体环境下，教学档案管理步入了一个全新的时代，并彰显出一定的优势，集中体现在以下五个方面：第一，改变了教学文本文件与教学声像文件分开管理的现状。在以往的教学档案管理中，文本文件和声像文件均采用分开管理的模式进行，这种管理模式具有一定的弊端，制约了档案管理效率及档案价值的发挥。而在新媒体环境下，通过数字技术可以将教学档案中的文字信息、声音信息、视频信息等进行统一处理，并对其进行精准地归类，实施集中管理。这样既确保了教学档案信息的完整性，也大大方便了教学档案的查阅等，进一步提升了教学档案的应用价值。第二，促使教学档案无纸化管理成为现实。一直以来，纸质化是教学档案的主要形式，随着新媒体技术在教学过程中的广泛运用，可充分利用信息技术对教学档案信息数据进行处理、存放，基本上实现了档案无纸化。另一方面，通过信息化技术的应用，校院系等各级管理部门，可以在短时间内进行教学档案的调取、查阅，进一步提升了教学档案的利用率。第三，减轻了教学管理人员工作量。在传统教学档案管理模式下，管理人员面临的工作量较大，须花费大量的时间和精力，进行教学档案资料的收集、归类等，同时在利用教学档案的过程中，也须花费大量时间和精力，进行文件的查询和检索等。新媒体技术下，可充分利用相应的软件功能，进行图像、声音编辑等，对传统教学档案信息进行随意分析和组合，并利用计算机设备，对信息进行录入和输出，从而使得教学档案管理、查询和检索等工作变得更加简单，进一步减轻了管理人员的工作量。第四，加强了教学档案的保密性。在传统的人工管理模式下，受到多种因素的影响，常常出现泄密的现象，进而造成严重的损失。而在新媒体环境下，通过计算机信息技术的应用，可将教学档案进行处理，使其成为电脑数据，最大限度避免了传统管理模式下的信息泄露现象。第五，提高了教学档案信息管理能力。在传统教学文件管理模式下，学校的档案管理部门每年都要收集大量的教学档案资料，并花费一定的时间和精力，对档案信息资料进行整理、归类。而在新媒体环境下，文书处理部门可利用信息技术，随时随地将档案资料传递到学校档案部门。工作人员则根据档案的实际情况，并利用数字化软件和程序等，对档案资料进行精准地归类、存储。如此一来，档案的管理工作变得更加高效，显著地提升了教学档案管理的效率。

二、新媒体环境下数字教学档案管理现状分析

伴随着社会的发展，对教学档案管理也提出了更高的要求。而计算机信息技术的发展，则为文件档案管理数字化和信息化提供了技术条件。在当前信息化的大环境下，虽然相关高校已经开始推行教学档案的信息化和数字化，并且构建了一些數字档案馆、网站等，进而为教学档案管理提供了良好的技术支持。但是从总体上来说，数字化档案管理仍处于发展的初级阶段，其发展相对不成熟。同时，在教学档案管理的过程中，也暴露出一定的问题和难题。集中体现在以下两方面：第一，数字化程度比较低。数字化档案管理机构的网站仍然比较落后，且网站页面设计不够合理、层次不够分明，甚至网站内容比较空洞、更新不够及时，以至于教学档案管理的优势得不到有效的发挥;档案信息集成管理系统中的检索系统仍然不甚成熟，制约了档案的检索和查阅，影响了数字教学档案价值的发挥;第二，管理工作者新媒体知识相对比较匮乏。目前，教学档案档案管理人员对新媒体的应用能力较低，无法满足新媒体下，数字化档案管理的需求，这也在一定程度上制约了数字化档案管理的发展。

三、新媒体环境下数字教学档案管理技术发展与应用

1.应用新技术。针对目前教学档案数字化管理中存在的数字化程度较低的现状，笔者以为可充分利用以下几种技术，真正实现档案信息的数字化采集、管理和应用，真正实现教学档案管理的数字化和信息化。第一，教学档案虚拟现实技术。在新媒体环境下，未来的教学档案管理将是数字化、信息化管理，而文件管理方式则由最初的真实管理方式，逐渐转变为真实与虚拟并存的管理方式。在这种情况下，可充分利用虚拟现实技术，促使教学档案管理走向虚拟完全三维化。此时，管理者配戴上特制的眼镜之后，才能看到真实的教学档案资料，进而使其处于真实的幻觉空间中。这种虚拟的环境与真实的教学档案管理环境几乎一样，具有极高的真实性，并且最大限度减少了教学档案管理过程中出现的泄露、被盗、被毁等不安全现象。第二，多媒体保安监控技术。在新媒体环境下，通过多媒体保安监控技术，可进行图像处理、语音报警、信息储存和查询等。在这一技术中，报警处理是监控系统的核心，并通过报警这一环节，产生一些列的连锁反应，进而利用语音提示等环节，将具体的位置进行提示，并促使相关工作人员采取有效的防范措施，进而保障了教学档案信息的完整性。第三，多媒体教学档案信息检索系统。在新媒体环境下，通过多媒体技术可将数字视频和音频、通信等多种先进的技术，与计算机技术融合在一起，进而促使了教学档案数字化。同时，这种技术的应用，也给数字化教学档案带来了强大的功能，使得检索系统以具备了非线性的结构组织信息和多媒体形式信息，进而完善了教学档案的检索系统，并提高了档案的利用率。

2.构建教学档案管理平台。为了进一步提升教学档案管理数字化和信息化，不仅要利用先进的新媒体技术，还要在此基础上，构建一个教学档案管理平台。在具体构建教学档案管理平台的时候，应注意以下几点：（1）平台构建思路。在实现数字化档案管理的过程中，构建管理平台是其核心工作，也是影响教学档案数字化管理的关键内容。可以说，数字化管理平台的构建，是实现数字化教学档案管理最为有效的手段，也是提升档案利用率的有效途径。因此，在构建教学档案管理平台的时候，应注意以下几点：一是建立一个信息资源动态的跟踪机制;二是建立一个教学档案信息资源挖掘、分析的交流机制;三是对现有的教学档案信息资源进行整合、对接，并建立教学档案资源的增值服务。（2）目标功能。在进行平台构建的过程中，必须要确保教学档案管理平台具有相应的功能：第一，收集功能。数字化教学档案管理平台必须要具备信息资源收集的功能，可以针对相关的网站、论坛、博客等进行信息检索和信息收集，并对相应的内容进行详细的检测和跟踪，并完成档案信息的收集工作。第二，挖掘和分析功能。在进行信息收集的基础上，还必须要对相应的数据信息进行深入的挖掘，并进行详细的分析。对所收集的信息资源进行有效的整合，并在可控制的范围之内，对信息资源进行整理。第三，与互联网信息资源进行结合。平台在完成信息资源的搜集、整合和分析的基础上，还要为平台的增值业务建设工作提供相应的基础，进而将互联网中的信息资源，与现有的教学档案信息资源进行有效的结合，并建立一个准确的信息搜集平台。第四，检索功能。数字化教学档案管理最终目的是实现教学档案信息的参考价值。因此，在进行平台构建的过程中，必须要注重教学档案的检索功能。在构建其检索功能的时候，为了进一步提升档案信息的检索效率，必须要通过多个关键词、相关信息的检索功能。第五，权限设置功能。在建设教学档案管理平台中，必须要重视教学档案信息的安全性建设，这就要求利用权限设置功能，对教学档案信息进行保护，以免非法用户对其进行利用和非法盗取。（3）平台工作流程。设置完教学档案管理平台之后，还要设置相应的工作流程：利用平台中的信息收集器，对教学档案信息进行精准的搜集;之后利用数据分析器，对所搜集的数据信息进行深入的分析;接着发布可靠的数据信息;再接着严格按照用户的需求，对数据进行深度加工;最后，利用网络结口的方式，促使教学档案信息资源可以进行有效的交流和使用。

3.提高工作人员素质。在新媒体环境下，数字化教学档案管理对相关的工作人员提出了更高的要求，管理人员必须要具备较高的计算机应用及分析能力。因此，针对目前教学档案管理人员能力缺乏的现状，教学档案管理人员应充分结合信息时代的要求，及时更新知识，不断提升自己的业务能力，以适应档案数字化管理的需求，进而全面提升教学档案数字化管理的质量，更好地为教学服务。

综上所述，在新媒体时代下，实现教学档案管理数字化已经成为教学档案管理的未来发展趋势，并具有极高的价值及现实意义。虽然，目前数字教学档案管理技术已经得到了一定的提升，某些方面也取得了突破性的进展，但在具体实施过程中，仍然存在一定的问题及难题。为使教学档案更好地服务于教学，必须针对其中存在的问题，利用先进的技术手段，建设教学档案管理平台，并提升教学管理人员的素质，进而全面推动教学档案管理。

参考文献：

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