浅析中职学校电子档案管理策略

摘 要：传统的纸质档案管理存在着诸多问题，比如，归档程序比较琐碎、材料保存受各种条件影响、占用空间比较大、资源浪费严重、管理人员工作量大、档案提取不方便等问题，早已无法胜任现代社会的高速快捷的工作节奏。而电子档案方便快捷，是档案管理人员的得力助手。本文就对此进行了有益的研究和探索。

关键词：中职学校;电子档案;管理策略

网络信息时代，各行业都受到了信息技术的洗礼，并席卷起了“互联网+”的模式。作为学校管理工作重要方面的档案管理，也开始受到了信息技术的深度影响。电子档案以其不可逾比的独特优势，给纸质档案造成了极大的视觉冲击，在方便工作人员管理各方面档案的同时，也给他们的工作带来了不小的挑战。传统的纸质档案管理存在着诸多问题，比如，归档程序比较琐碎、材料保存受各种条件影响、占用空间比较大、资源浪费严重、管理人员工作量大、档案提取不方便等问题，早已无法胜任现代社会的高速快捷的工作节奏。而电子档案的出现，使档案内容转化为了数字信息，具有容量大，占用空间小，提取方便，利于实现资源共享等优点，业已成为档案管理中的得力助手，也是管理工作的发展趋势。本文就对此进行了有益的研究和探索。

一、中职学校加强电子档案管理的重要意义

现在以人为本的理念深入人心，学校的学生档案、学校人事档案等，都进入了新的管理体系，成为电子档案管理的重要对象。学校员工的职称、工资、养老、医疗、住房等，都和学校的档案有着千丝万缕的关系，尤其是学生的档案。在中职学校，学生的档案管理是必不可少的一项管理任务。学生档案是对学生在校表现的综合记录，具有很强的真实性，属于记录他们生活与学习及参加各项实践的原始性材料，是中职学生将来面向就业的必不可少的重要依据，也是学校加强学生管理的重要措施之一。

1.电子档案的出现节省了学校的管理成本。学校的各种档案，保存大量珍贵的资料，有些用文字或图片真实记录了学校的办学历程，比如，校址的变迁、学校机构的设置、人事任免等，以及学校开展的各类校园活动和校外实践活动等。这其中还包含数目众多的学校工作规划、计划、总结等，这些资料为学校的后续发展提供经验、教训，为学校的科学发展提供有力的佐证。如此种种。这些档案数量众多，种类庞大，要想有效管理，需要数名管理员负责，需要购置专门的档案设施，这就要耗费一定量的人力和物力，并且要占用学校的空间。随着信息技术的发展，档案信息化的建设进程加快，在档案管理工作中，网络化技术被广泛应用并实现了档案管理的数字化，这也使电子档案管理出现出一些新的功能属性，比如降低了管理成本。实现电子档案管理，只需要一个计算机管理员就可以轻易实现，無须牵扯太多的人力、物力和精力，占用的空间几乎可以忽略不记。这就有效节省了学校管理的成本。

2.电子档案的出现提高了档案提取的效率。中职学校的档案保存了学校开展各项工作的制度和活动，单就学生的档案，就数目众多，诸如，学生入学花名册、学生的奖惩、学生的贫困补助、学生毕业档案、学生的实践活动、学生的职业技能鉴定、学生的就业流向等。由于学生流动性比较大，每年都需要提取他们的档案。传统的档案管理，虽然会对他们进行分门别类的管理，但是，要想顺利提取出来，还要需要耗费一定的时间和精力。而且这比较依赖于管理员的管理能力。若是采用电子档案管理，则能提高档案提取的效率，短时间内就可以顺利提取。

3.电子档案的出现改变了档案管理的模式。传统的档案主要是纸质文件，并保存一定量的图片以及光盘资料等，这样检索起来比较麻烦，需要费时费力。随着计算机技术与通信技术的完美结合，办公自动化走入了学校管理的视野，电子文件也得以大量出现，这也就实现了档案管理的“去纸化”。随着电子档案的出现，学校档案管理的模式也发生了很大的转变。这种管理模式更体现了以人为本的管理理念，学校的档案管理不再浪费不必要的人力资源成本，管理效率也得以大幅提高，管理人员的思维观念也发生了转变，学校管理也呈现了管理的新气象，开拓了管理的新局面。

二、中职学校电子档案管理过程中出现的问题

由于各方面条件的局限性，在广大中职学校虽然应用了电子档案管理，但是在实际运用中，并没有发挥出电子档案管理的独特优势，未能极好地满足中职学校管理的要求。

1.电子档案管理制度，未得到良好的贯彻落实。在很多中职学校，虽然制订了明确的档案管理制度与条例，加强了电子档案管理的规范性。但是，这些制度大都落实在了墙上，而不是落实在行动上。很多的电子档案管理的计划、总结等，不过于是为了应付上级领导的检查而准备的，其内容上也多是虚假资料。

2.电子档案管理人员不固定。档案管理工作，面对的是一堆没有生命活力的信息，工作内容比较单调而且乏味，这需要管理人员必须拥有良好的职业素质，具备良好的耐心是第一要求。因此，这个岗位对于富有青春活力的年轻人来说，比较缺乏吸引力。而且在很多中职学校，从事档案管理的部门，并未得到学校领导层的重视。其档案管理人员，也多数是兼职，他们没有学到过相关的专业知识，而且多数是临退休人员，或者是学校返聘人员，他们年龄上较大，学历也较低，对于电脑的操作比较生疏，他们处于这个年龄段，精力上受生活的牵制比较多，因此也难有旺盛的精力进行电子档案的学习与管理。这就造成电子档案管理人员人事浮动比较大，影响了管理队伍的稳定。

3.电子档案室基础建设相对落后。由于学校的档案管理部门在学校中没有得到足够的重视，因此，在档案室的基础建设上的投入相对不足，尤其是电子档案管理的出现，节省了人力成本，提高了管理效率，使学校领导层对档案管理变得更为“轻视”，这就导致电子档案室设备上更新比较缓慢，办公条件也相对较差，无法为学校的管理提供强有力的支撑。

4.办公自动化技术没有得到有效施展。在广大中职学校，虽然相继涌现了电子档案管理，但是，在实际管理中，依旧以纸质档案为主。因为电子档案所需要的信息，也需要人工录入，这也需要占用管理人员大量的精力，因此，他们宁可采用低端的纸质管理。这样就导致计算机技术，并没有得到有效的利用，这种管理思想，在现代化管理要求下并不足取的。

三、中职学校加强电子档案管理的措施

要实现电子档案管理的规范化和科学化，学校有必要加强对电子档案管理的关注力度，切实提高电子档案管理人员的素质，使他们着手于电子文件的形成，熟练掌握电子档案的操作技能，切实提高管理水平。

1.进一步建立健全电子档案管理制度，并要切实遵循。深化电子档案管理制度，是中职学校顺应现代化办公理念的时代要求。电子档案室的规章制度，必须有条不紊，切实可行，减少空洞性的条例，多些实用性，使档案管理走向科学化、规范化、有序化、制度化。电子档案管理人员要切实遵循管理条例，做到归档要分门别类，借阅有条件约束，管理人员与借阅人员严格遵守保密条例，档案室安全有保障，电子档案材料要定期更新，电子档案管理系统要定期维护。

2.电子档案管理人员队伍要稳定，并且要具备专业素养。电子档案管理是学校管理的一部分，和学校的其他管理工作同等重要，不能重此轻彼。中职学校领导层要将电子档案管理纳入学校管理的日程，把从事电子档案管理的人员与学校其他工作人员一样同等对待。并且要注意电子档案管理人员队伍的建设，力求年轻化、专业化、稳定化。对从事电子档案管理的人员，同等考核与培训，在职称评定上一视同仁。并针对他们的知识构成与技术掌握程度，进行岗位前的职业道德与专业技术的培训，使其紧跟档案管理的时代步伐。这样待遇上吸引，工作上重视，从事电子档案管理的人员的工作积极性就会得到调动，这就保证了电子档案管理队伍的稳定。

3.中职学校要切实加强對电子档案室基础设施的物资投入。电子档案管理队伍的稳定，工作人员积极性的调动，同样离不开学校对档案室基础设施的投入。中职学校要成立专门的电子档案室，置办必要的办公设备，优化他们的办公环境。并且每年都投入一定的经费，用以硬件的维护与添置，并对管理人员给予必要的奖励。这笔费用虽然不多，但是能够让电子档案管理人员得到心理上的重视，并增强他们对自身工作的认可，认为所从事的管理工作有价值。

4.电子档案管理人员要加强对信息技术的掌控，录入信息要保证其真实性与准确性。随着信息技术在电子档案管理中的应用，电子档案管理人员的工作量一定时期内会增大，面对繁琐的录入工作，必须严正以对，切实保证录入信息的真实性与准确性。实践证明，信息的录入是相对比较辛苦的，但是，管理起来是极其便捷的。但若是管理人员对信息技术操作不熟练，业务素质不过硬，那也是无法满足管理要求的。因此，电子档案管理人员要切实加强自身业务素质的提高，不断创新管理模式，提高自己的驾驭能力。

综上所述，要想提高中职学校电子档案管理的水平，需要禀持务实的态度，切实加强对电子档案管理的投入，建立稳定的电子档案管理人员队伍，不断夯实他们的职业素质，提升他们的职业道德，稳定管理队伍，使其为学校的管理工作做好服务。

参考文献：

[1]张 如.论中职学校电子档案管理策略[J].青年文学家，2013年26期

[2]苏 华.试论中职学校电子档案规范化管理[J].青春岁月，2012年22期

[3]赵 萱.电子档案管理应注意的几个问题[J].机电兵船档案，2010年04期

[4]程坤远，李冠成.电子文件对档案管理的挑战[N].中国档案报，2001年

[5]乔晓萍.关于电子档案管理工作的几个问题[N].中国档案报，2002年

作者简介：曹燕（1976-），女，江苏南通人，本科，馆员，研究方向档案专业。