新时期地方普通高校特殊载体档案管理的现状及策略

摘 要：随着高校档案工作地不断深化，大数据、信息化地广泛应用，新时期的特殊载体档案管理可谓机遇与挑战并存。如何实现特殊载体档案管理现代化，笔者对地方普通高校目前面临的状况做了深入分析进而提出相应的改进策略。

关键词：高校档案管理;特殊载体档案管理;优化管理模式

大数据、云计算应用的深入，信息化、网络化程度的提高，推动着高校档案的飞跃发展，尤其是随着计算机新技术的发展催生了许多新型的记录载体，形成档案管理数据化，使得旧的思维模式、工作方法不得不改变。那么在信息技术快速发展的背景下，如何改变传统档案管理的固化模式，实现特殊载体档案管理现代化，是摆在地方普通高校檔案部门和档案管理者面前需要认真研究的一个重要课题。

一、特殊载体档案的概念、特点及作用

1.特殊载体档案的概念。 特殊载体档案，也叫新型载体档案。特殊载体是相对于纸介质而言，是光信号、磁信号及其他合成材料等介质记录档案信息的。包括光盘、磁带、磁盘、胶片、硬盘等载体。高校常见的特殊载体档案有：影音档案、照片档案、字、画档案、印章档案、奖牌档案、口述档案、电子档案等。根据特殊载体档案的载体性质和记录方式，实际工作中将其分为声像档案、实物档案和电子档案。

2.特殊载体档案的特点及其管理的特殊性。特殊载体档案信息表现形式多样、内容存储丰富、利用价值高。同时也具有存储难度大、成本较高等问题。

（1）记录方式的特殊性。特殊载体档案是通过专门设备记录的，如胶片、光盘、硬盘等。因此容易复制且难以区别档案的原件与复制件。

（2）载体性质的特殊性。档案是在数字设备及环境中生成，以代码形式存贮在磁盘、闪存盘以及光盘上，保管条件如不达标就容易损坏、变质。 档案的编排格式也可能会随着新技术不断发展而改变。因而早期形成的档案逻辑格式必须进行保存或及时更新，保证在未来数据还原的时候能进行准确读取。

（3）储存方式的特殊性。纸质档案通过计算机扫描转换成电子格式，储存方式有单一的原始档案资料，通过网络转换成虚拟档案，形成物理与虚拟双重空间。

（4）读取方式的特殊性。特殊载体档案数字化的形态决定了档案的读取和传输必须依靠电子设备和软件。随着新技术的发展，新型的记录载体将不断产生，因而要注意原载体档案信息向新型载体上迁移，保证信息的完整、准确、安全和可被人工识读。

（5）保管方式成本高。因载体性质的特殊性，相对于纸张档案而言，特殊载体档案的保存年限较短。因此，对特殊载体档案的保管要求一般比纸质档案要求高，需要分库、分架、分柜;保证特殊载体库房的温度、湿度相宜。

（6）保密性差，安全保管有难度。特殊载体档案的保存主要是指对硬件载体的安全保管。由于其记录方式和储存方式的特殊性，具有很方便的共享性，也因此给电子档案的安全保管带来了很大的难度。为防止档案泄露、丢失，必须采取科学的保密措施，及时做好备份，提高特殊载体档案管理的保密性、安全性。

3.特殊载体档案的作用。特殊载体档案记录信息相比纸质档案更客观、形象，能生动、具体地再现学校教学、科研等方面的工作成果，真实记录学校各个时期的发展面貌;在校园文化传播、校史校志展陈、国内外交流、学生德育教育、学校信息资源产品开发中发挥其重要作用;在利用上更便捷，通过计算机、网络，根据设置的保密级别就能查询。

二、目前地方普通高校特殊载体档案管理面临的问题

因为载体会随着现代化技术的发展不断更新，档案对新技术的要求更加迫切。而地方普通高校因受地域环境、资金条件等因素影响对档案人力、财力投入少， 档案管理者又不能自觉改变固有的管理模式，因而暴露出以下所述几方面问题。

1.科学管理意识缺乏。一直以来， 档案工作大多是师傅带徒弟的方式，这种传统做法导致了档案管理者普遍缺少求异求新思维，仅重视纸质档案的管理工作，没有意识到新型载体对档案工作的推动作用。因而不能及时、完整地收集特殊载体档案，进行科学、规范地管理。像一些纪念品、印章、奖杯、字、画等实物档案长期留在各部门或个人手中，没有及时归档;照片档案收交后信息录入不完整，老照片的管理和补救更无从谈起。

2.基础设施落后。由于地方部分普通高校经费不足，扫描仪、打印机、计算机及库房等硬件设备数量有限或者老化，导致实物档案没有分类保管，也无法转换成电子格式;电子档案缺少存放光盘、磁盘等存储工具的消磁柜，安全没有保障;档案数字化工作推进缓慢。足以可见落后的设施严重阻碍了特殊载体档案管理科学规范地发展。

3.管理队伍水平低。地方普通高校档案管理者大多数是从学校其他管理或者教辅岗位调整的，年龄偏大、学历偏低，缺乏系统的档案管理知识和特殊载体档案管理中所必须具备的计算机知识、网络知识、信息技术处理能力，导致部分特殊载体档案仅归档了内容本身，而没有对相关信息的元数据进行整合，归档时可读性、完整性、病毒等方面无法专业地完成检测;不能结合学校发展开展编研工作等问题，因此难以适应信息化背景下档案工作的需要。

4.规范、科学、高效的管理模式没有形成。特殊载体档案自身发展的特点及档案数字化的普及，对档案管理的精细化要求越来越高，虽然出台了相关的标准规范，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002） 、《磁性载体档案管理与保护规范》 （DA/T 15-95） 、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 （GB/T 17678.1-1999）等。但是部分地方普通高校档案管理者没有认真研究，没能制定出适合学校情况的行之有效的管理办法。对管理者没有明确的责任划分、缺少技能培训。在归档、管理 、利用上缺少监管。加之在岗管理者对特殊载体档案管理认识不深也不愿多探究，存在“不想管”、“不会管”、“不敢管”的消极思想，造成许多电子文件、归档光盘等管理失控等问题。

三、优化地方普通高校特殊载体档案管理工作的对策

特殊载体档案的发展， 是以现代化技术和设备为依托，以专业人才为保障。据笔者调研分析，目前地方普通高校档案管理水平与重点院校的差距也主要反映在这几方面。因此要提高特殊载体档案的管理工作必须结合学校情况因地制宜、稳扎稳打，形成长效机制。

1.转变思想观念，树立现代档案管理意识。要改变传统的思维模式，建立科学的发展观，首先要认识到随着信息与计算机科学的快速发展，档案载体多元化、更新快的特点，已经使特殊载体档案成为档案工作发展的主流，成为档案工作的主要对象。因而只有学习新理论、掌握新技能，才能适应特殊载体档案管理工作;其次档案管理者要摒弃手工作坊式的单一思维，建立档案信息管理和综合思维的意识。第三不断学习新技术，树立终身学习的意识。

2.改善基础设施，加强硬件建设

加快特殊载体档案基础设施建设，及时更新打印机、扫描仪、数码摄录机、录音笔、计算机等硬件设备，增加不同载体的专用保管柜，完善档案载体需求。加大信息化建设投入力度，积极引进先进的电子信息技术和开发先进的档案信息化管理软件，为特殊载体档案数字化管理提供必要的硬件支撑和软件保障。

3.优化知识结构，提高专业水平。人才缺失扼制了地方普通高校档案的发展。要提高地方普通高校档案管理者的专业水平。首先，把档案人才的引进纳入到学校人才建设的计划中。引进一批既懂档案学又懂计算机信息技术的复合型人才;其次，以“请进来，走出去”的方式培训现有的档案管理者。如以专题学习、外出调研、经验分享等形式激发工作主动性和创新意识;请专家进行信息收集和数字化处理、管理软件操作、互联网技术等专业技能培训，提高档案管理者业务能力。第三，提高档案管理者的合理待遇。档案部门在高校属于非主流单位，改变档案管理者长期被边沿化，职称晋升缓慢等现象、激发其潜在的工作热情及创新意识。总之根据档案队伍的实际情况，采取方法不拘一格，切实提高档案队伍的整体水平。

4.建立完善的管理机制，形成科学的管理模式。传统的管理模式，严重地限制了特殊载体档案的管理，要建立完善的管理机制，做到科学的管理。首先制定科学、规范的管理办法。根据特殊载体档案的特点结合地方普通高校的实际情况，分别从档案“归档、保管、统计、利用、保密” 五个方面，制定出《特殊载体档案管理办法》等管理制度，保障特殊载体档案工作规范开展。其次要落实管理责任制。根据每人的业务特长从实物档案、声像档案、电子档案等方面做到专人专项、责任划分明确;第三，完善考评机制。将每个人的工作业绩与绩效工资挂钩，年度量化考核，评优奖先、有错必究;第四、强化法制培训。将法制教育与日常工作相结合，做到规范操作，并能保护档案信息主体的合法权益;第五、建立学习机制。只有常学才能常新。通过开启定期培训、外出调研、同行交流等学习模式，了解档案发展的新动态、学习新的技能。激發档案管理者不断求索的创新精神。

四、结论

综上所述，地方普通高校各级领导只有从思想上深刻认识到特殊载体档案管理工作的重要性，才能设法加大投资力度，加强队伍建设，确保特殊载体档案工作的高效开展;档案管理工作者只有解放思想、提高专业水平，才能在档案工作中做到精细化管理;档案管理工作只有形成规范化、科学化的管理模式，组成有创新能力、有敬业精神的专业团队，才能实现特殊载体档案的现代化管理。满足时代发展的需求，更好地为档案的开发利用服务。

参考文献：

[1]丛艳茹.特殊载体档案特点及分类探讨[J].黑龙江史志，2014（15）

[2]卢晓峰.特殊载体档案概述[J].黑龙江科技信息，2012（18）

作者简介：缪文桂（1969-），女，汉族，陕西理工大学档案馆，馆员。