试论高等学校档案管理信息化建设

于晖

摘 要：档案信息化建设是档案工作在信息时代的必由之路，是时代发展的必然趋势。档案信息化建设是运用信息技术来提高档案工作现代化水平，确立网络环境中档案管理的基本方法。文章通过对档案信息化建设含义的阐述，分析了高校信息化对高校档案工作产生的影响，指出高校档案信息化建设中存在的问题，提出了推进高校档案信息化建设的措施。

关键词：高校档案管理；信息化建设；措施

中图分类号：G271 文献标识码：A

在教育工作中，高等学校要不断完善档案结构体系，以满足高校档案信息化管理。高校档案管理信息化可以帮助院校提高工作效率，实现高等学校信息管理工作流程的系统化、规范化和自动化。

从目前情况来看，大部分高校已经将互联网信息技术融入日常管理中，档案管理也不例外。在档案管理中引入信息化技术，可以使高校档案管理工作更加符合档案信息化管理的要求。为达到这一目的，需要对档案管理信息化存在的问题进行分析并加以完善。

一、档案信息化建设的含义

档案信息化是指通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发和利用。就高校而言，档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，运用信息技术提高高校档案工作现代化水平，实现以高校档案信息的社会化服务为目标的动态过程。档案信息化是运用现代化信息技术尤其是以计算机为主的管理工具来加强档案信息的收集、整理、开发和利用，档案管理信息化建设主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。

二、高校档案信息化对高校档案工作产生的影响

1.档案信息化建设对高校传统档案工作产生变革作用

传统的高校档案工作主要包括收集、整理、编目、立卷、归档和利用。在信息化条件下，高校档案的中心工作发生了根本性的改变。传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境逐渐向数字环境迁移，档案管理主要通过运用计算机技术来开展各项业务工作。

2.档案信息化衍生新的档案业务

在信息化环境中，新的档案业务开始出现，诸如电子文件管理、条形码管理、数据库建设管理等。电子文件的出现及管理给档案工作带来了巨大的挑战。电子文件是以二进制代码的形式记录于光盘、磁盘、磁带等载体之上，依赖于计算机系统存取并可在网络上传输文件。电子文件的出现形成了一些新型的档案业务活动，如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发、数据库在档案中的应用等，以上档案业务活动都体现出显著的信息化特点。

3.高校档案信息化建设利用效率提高，管理快捷

电子文档都具有各自的属性，根据属性信息可设置数据库内不同的档案的开放权限，需要使用档案的用户只需借助计算机网络就能进行相关的查询，极大程度地方便了教师和学生对图书资料的使用。

档案资料的纸质文本借阅转变为网上浏览模式，比如学生成绩的生成，可以直接设权限给系部，再由系部通过计算机传送至学院教务处。电子图书的阅读可以不受时间和空间的限制，实现了资源共享，极大地提高了档案资源的利用率，减少了人力、物力和时间的浪费。

电子档案形成后，管理人员可随时对数据信息进行整理、更改。通过编制档案管理软件，可以使用模糊查询、组合查询、分类查询等手段在档案库中检索出需要的档案信息，并对档案调阅、归还等情况进行登记与统计。相对于传统的人工管理，避免了翻阅大量的纸质档案，缩短了查阅时间，显著提高了工作效率。

4.条形码技术应用对高校档案工作发挥重要作用

条形码技术是实现计算机管理和电子数据交换不可或缺的前端采集技术。用激光数据采集器轻轻扫一下案卷的条码，数据就会自动被计算机识读和记录，再由计算机进行数据管理。例如，英语四、六级考试、软件水平专业技术考试等，试卷采用了条形码，方便快捷，不易出错。基于条形码技术的优点，在高校的档案管理中应积极推行条形码的使用，它可以有效解决档案管理中常遇到的保管期限之间、年代之间、档号顺序之间可能出现的摆放错误、缺档等各种问题，从而提高档案室借阅和查库的質量和速度，减轻劳动强度。

三、当前高校档案管理信息化工作存在的问题

现在我国高校的教师档案管理水平普遍不高，有的至今仍停留在纸介质基础上，显然这种管理手段已经不能满足时代发展的要求，它极大地浪费了人力和物力资源。在当今信息时代，这种传统的管理方法必然会被以计算机为基础的信息管理系统所代替。档案管理工作质量会直接影响高校的发展，所以必须不断地完善高校档案管理建设，提升档案管理质量及管理的科学性，在这一过程中，档案的信息化建设不平衡是一个比较常见的问题。

高校档案管理信息化建设不是孤立的建设体，而是需要与高校其余管理方向相互配合，如果高校档案管理信息化建设在机制上存在较大的问题，可能会影响到高校档案管理信息化建设与其余管理环节的正常沟通。

四、完善高校档案管理信息化的措施

为达到提升高校档案管理信息化建设质量之目的，首先要保证其基础落到实处，这也是高校档案管理信息化建设的必要制度保证。只有在明确的标准规范监督下，才能全面提升高校档案管理信息化的建设质量。

随着现代社会进入计算机和网络时代，高校可以构建档案管理综合性信息管理机构，提升工作人员的责任意识，不断强化高校档案管理信息化建设机构管理职能的重要性，提升教师工作积极性，进而保证档案管理质量。高校应做到不断完善档案管理信息化建设相关制度及管理体系，在遇到各种问题时有相应的规章制度管理，提升高校档案管理信息化建设的科学性。

在完善高校档案管理信息化建设的过程中，应注重加强高校教学档案管理系统信息化、网络化建设工作。为了使教学档案信息得到充分共享，增强教学档案服务的时效性，应在高校局域网内建立教学档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享。计算机在各个领域的运用，为高校的各项工作提供了极大的便利，有效地提高了工作效率；同时，教学档案管理的数字化、信息化，是信息社会对教学档案工作的要求，也是教学档案管理人员应努力的方向。教学档案管理工作与办公自动化息息相关，一个文件、一篇文稿，无论是从起草、修改、删减、检索、打印以及登记、汇集统计等各个环节，都离不开办公自动化，这就要求教学档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化教学档案管理工作的需求。

以上分析了档案管理实现信息化管理及档案信息化中存在的问题和档案信息化的含义，提出了加强档案信息资源的收集、整理、归档，做好信息化建设的具体措施。高校档案管理信息化是适应现代文明的重大变革，具有传统档案管理方式无可比拟的优势。各高校应该提高档案管理人员的素质，实现档案管理信息化运行，切实加强档案信息化标准化、规范化的建设。

参考文献：

[1]张 虹，姬瑞环.档案管理基础[M].北京：中国人民大学出版社，2008.

[2]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2005.