企业档案管理信息系统存在的问题及策略研究

摘 要：随着社会经济和信息化的飞速发展，企业档案管理的优良与否直接关系着企业管理系统的完善程度。在企业各项业务的种类及数量大幅巨变的发展大背景之下，随着企业发展规模的不断扩展和信息化水平的不断提升，积极构建起完善的企业档案管理体系，积极改进企业档案管理系统，提升企业的档案管理能力，能够有效地促进企业的全方位发展。本文通过对企业档案管理信息系统存在问题的叙述，针对企业档案管理系统存在的问题进行深度剖析，从而为企业档案管理存在的问题提供解决的策略，为企业的综合性发展提供一定的参考。

关键词：企业;档案;管理;问题

一、企業档案管理信息系统所存在的问题

1.企业档案信息系统应用不合理

就企业档案管理信息系统的日常管理而言，由于企业档案信息系统介入企业档案管理体系的时间不长，应用面不够广泛，因此当下在企业档案管理信息系统的管理层面存在应用不合理的情况。立足当下的企业档案管理系统来看，在企业档案管理过程中存在的首要问题就是企业信息系统化管理体系的不完善，企业信息化管理的方法以及相应的管理标准都存在着相应的缺陷。

具体来说，在当下信息化技术日新月异的时代，企业管理工作的信息化程度也在不断提高，纯人工管理的传统档案管理方法已不再适应于企业档案管理体系的综合性发展，无法很好地将企业档案管理工作与企业业务信息系统相匹配。而在企业开展档案信息化管理的过程中，也存在着档案管理的数字化程度不够，数字化管理水平差，导致工作效率低，人工工作成本高，工作强度大，管理信息系统体系不完善，并且缺乏足够完善的统一化管理体系，为企业档案管理信息化的发展造成了很大的管理壁垒，限制了企业档案信息系统的广泛应用。

2.企业档案管理信息系统系统利用率不够

企业档案的信息化管理是一个非常复杂的过程，对于档案管理资源的利用率要求比较高。但是在企业档案管理信息化的过程中，由于企业档案管理信息系统不够完善，从而导致了在档案管理工作中对于企业其他业务信息系统资源的依赖较大，在应用中仍然过于被动，无法有效融合利用数据资源，也无法满足企业发展中对于信息化管理的需求，从而严重限制了企业档案管理信息系统的有效性。同时，由于企业中各类信息系统种类繁多，档案信息系统不能有效地收集到各项业务数据，从而为企业的档案管理工作造成了很多管理瓶颈，导致企业档案管理人员在档案管理工作的过程中，对于电子档案的信息掌握不全面，对于企业档案管理内容的熟练度不够。此外，在企业档案管理信息化的管理过程中，由于对企业档案管理系统的利用率不够，从而限制了企业档案管理的整体水平。在档案信息系统的应用中，往往只是被动地完成信息系统利用，以及被动地接受信息化变革，并没有根据企业的实际开展相应工作，限制了企业档案管理信息化更好地为企业经营发展服务。

3.企业档案管理信息系统应用重视度不够

由于传统的企业档案管理工作都是采用人工管理模式，在进行企业档案管理信息化的过程中，不可避免的会出现对企业档案管理信息系统应用重视度不够的问题。同时，对企业而言，企业的运营管理重点在于经营和盈利，对于企业档案管理工作往往容易忽视，从而缺乏对于企业档案管理部门的足够重视，在日常管理的过程中，更加缺乏对企业档案管理信息系统的重视度，无论是资源和人力的投入都不足，因而不能最大限度地提升企业档案信息资源作用的有效积极发挥，从另一方面也影响企业自身管理的全面化发展。

二、完善企业档案信息管理的策略

1.完善企业档案管理体系建设

由于传统企业档案管理体系的不完善，为企业档案管理信息化的发展造成了严重的影响，限制了企业档案信息管理系统的全面发展，针对这种低效率的企业档案管理体系，需要积极构建起完善的企业信息系统化系统，将企业文档信息化作为企业管理的重点工作推行，建立信息化系统化的管理体系，采用文档一体化等管理手段，推动企业档案管理及企业整体管理水平的全面提升。首先，在发展的过程中，不断提升档案管理人员的技能水平，积极改进传统的不适合企业高效发展的管理方法，采用积极科学的先进性企业管理模式，构建起用信息化系统手段实现档案管理收集、整理、保管、检索、利用、统计等各业务环节的新型企业档案管理体系，构建起完善的企业档案管理系统。其次，打造企业档案综合管理信息平台，通过信息化手段以一种科学积极的方式参与到企业的经营管理过程中去，建立完善的企业档案信息管理系统，构建完善的企业数据信息资源体系，积极推动企业的档案管理工作与企业主营业务的紧密结合，实现企业档案管理为企业经营发展服务的目标。此外，还应进一步完善企业档案管理体系制度，对企业档案信息管理系统的应用实施规范化、标准化建设，推动企业管理各项业务的标准化与规范化管理，实现企业管理资源的集约化以及管理手段的标准化和体系化，不仅更加强化企业档案管理工作的进一步发展，同时也促进企业整体管理水平的进一步提升。

2.提高企业文档管理人员的技能水平

传统的企业档案管理体系通常是采用一种比较封闭式的管理，归档文件由档案管理工作人员以手工的形式进行档案分类与著录，档案利用时进行检索也较为不便，限制了企业档案管理的灵活性，也是造成档案管理工作效率低下的重要原因，同时也严重影响了企业档案管理的信息系统化的利用。现代化企业的档案管理信息化建设给档案管理工作人员提出了更高的要求， 档案管理人员不仅要掌握档案管理的专业知识， 而且还要了解相关的企业经营管理专业知识， 在工作中不断更新和提高自身的知识结构，才能更好地将企业档案管理工作与公司经营发展相匹配，更好地实现企业档案为公司经营发展服务的目标。在进行信息化建设的过程中，企业档案管理人员还需要掌握先进网络通信、计算机、信息加工处理等技术，才能更好地设计建设档案信息管理系统，并充分利用计算机系统高效地完成档案管理业务工作。此外，对于大型企业集团下的合并重组企业， 不仅要求档案人员具有以上素质， 还迫使档案职能部门要将专、兼职档案人员组织起来， 建立档案管理人员的网络体系， 企业集团通过信息中心组织专、兼职档案管理人员进行档案专业业务的理论和技能的培训， 以便提高整个企业集团档案管理人员管理意识和业务水平， 为档案信息资源的共建共享建设的发展与完善奠定坚实的人才基础。

3.扩大企业档案管理系统的广泛应用

企业档案管理信息系统在企业内部的认知度决定了企业档案管理信息系统的完善程度，同时也限制了企业档案信息系统最大限度的应用，需要积极采取相应的完善措施，将全新的信息化理念融入企業档案管理的过程中去，加强企业各业务环节对档案信息管理的重视度，构建起完善的企业档案管理信息系统，将企业档案信息系统融入企业各项业务活动及业务系统中，从而推动企业档案管理体系的不断完善和发展。应考虑使用统一的文件管理平台，控制各类业务文件以利于归档利用的规范方式生成，同时在文件归档时能全部保存相关的元数据信息。对于其他各业务系统中的数据，因为文件格式不同，且文档管理系统的容量有限，考虑其一致性、协调性与全面性，可以在各业务系统中设立文件归档模块，并与文档管理系统进行接口，实现数据的统一收集和链接。企业各业务环节根据统一的标准体系进行收集、整理、提高信息质量，进入企业档案管理信息系统实现集中管理和共享利用，可以避免重复投资和建设， 节约了档案信息资源的管理成本， 避免数据重复和冗余现象， 便于各企业间的沟通，有效地提高了档案信息资源组织的工作效率， 并提高了档案信息资源共建共享的服务质量， 充分实现档案信息资源的社会化和被广泛利用。

三、总结

综上所述，企业档案管理作为企业管理过程中非常重要的部分，企业档案管理信息系统的优良限制着企业管理的高效程度。传统的企业档案管理存在着非常多的问题，包括企业的档案管理的发展不完善，企业的综合性的管理的效率不够高，企业的信息系统化程度不够高，严格地限制了企业档案管理的全面发展，所以，针对这些问题，需要积极地加强企业档案管理的信息化，积极推动企业档案管理信息系统的全面提升，构建起完善的信息化企业档案管理体系，促进企业档案管理水平的进一步提升。

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作者简介：米静（1977-），女，汉族，陕西人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。