信息化环境下的高校档案管理

李伟

摘 要：作为高校管理重要内容的档案管理，其信息化程度越高，越有助于发挥其在高校人才培养、科学研究、社会服务和文化传承等方面的职能与作用。本文以管理信息化为背景，以高效档案管理信息化为价值追求，旨在提升高校档案管理的科学化、信息化和规范化程度。

关键词：信息化；高校档案管理；对策

一、信息化环境下高校档案管理的意义和作用

（一）档案管理信息化有助于提高档案管理质量

档案管理涉及到文献资料的归类、保存、整理、查阅和使用服务等一系列工作，是高校管理的重要内容和履行“四大职能”的重要载体与坚实基础。高校档案管理的信息化相对于传统人工模式，具有自身显著的优点，集中体现在文献数据分类速度快、存储能力强、查阅利用效率高和资源共享能力好等几个方面。高校档案管理信息化，在很大程度上可以提高档案管理质量，促使管理人员从以往的繁重文献资料整理中解脱出来，从而将更多的时间和精力用在服务广大师生的教学、科研、管理和数据服务上。

（二）档案管理信息化有助于高校与社会交流融合

科学技术是第一生产力，尤其是在全社会信息化程度不断提高的背景下，高校档案管理信息化可以充分发挥其强大的社会服务和文化传承职能，引领高校信息资源、科技资源和教育资源与社会需求充分融合，更好地促进经济社会发展。众所周知，高校是当今社会的人才高地、教育高地、科技高地和信息高地，档案管理信息化可以将高校的教育、科技、文化等资源转化成数据流，从而便于社会需求者快速查找、利用。高校只有在与社会交流与互动中有所作为，才可以为自身发展迎来支持和帮助，只有通过社会信息服务和文化传播交流才可以发挥其价值与作用，促使自身发展进入良性循环。

二、信息化环境下高校档案管理存在的主要问题及分析

（一）管理理念滞后人员素质不高

目前，我国很多高校尤其是地方高校管理层还有认识到档案管理及其信息化的重要意义，仅仅将其界定在资料保存的传统范畴，忽视了其重要价值与作用，尤其是“重藏轻用”的理念还很根深蒂固，严重制约了信息化进程和服务质量的提升。档案管理信息化，需要专业人员来从事，然而目前我国很多高校在档案管理人员配置上，不是将其作为引进人才安排家属的福利待遇，就是将其作为内部子弟工作安排的自留地，从而导致档案管理不仅缺乏专业人才，更不具备基本的管理素质。

（二）资源分散保障体系亟待健全

高校档案管理信息化是一项复杂的工程，需要将海量的文献资料和数据信息整合在一起，并通过分类整理和高效储存来发挥作用。然而，在我国很多高校档案资源分布还很分散，尤其是教学档案、科研档案、人事档案、学生档案、国资档案、财务档案等在很多高校大都属于条块分割管理状态，缺乏统一数据库平台支撑，不仅给学校管理带来很大的麻烦，也给信息资源使用带来严重负担。与此同时，我国一些高校档案管理者由于信息安全和保密意识不够，加之档案管理的信息化程度和加密措施缺乏规制，经常导致档案数据资料在利用中出现信息泄密现象，在很大程度上给档案的安全管理带来重要风险。

（三）基础设施缺失管理标准失范

高校档案管理的信息化需要坚实的基础设施支撑和标准化操作规程与管理制度的保障，离开了功能完善的设施设备与信息系统以及管理规范，根本谈不上信息化管理。然而，目前在我国很多高校尤其是地方高校，由于管理层的认识不到位，往往导致在档案管理的资金投入方面欠账很大，甚至部分高校的档案管理还处在手工作业状态，有些高校档案管理虽配置了电脑，但由于缺乏专用管理软件，导致档案管理仅仅局限在普通的文档管理，根本谈不上数据检索和自动化分类功能。在实践中，部分高校的档案管理缺乏统一标准和操作规程的引领与指导，从而导致在电子信息的真实性、完整性以及电子签名的真实性和认证等方面还存在诸多瑕疵，严重制约档案管理的规范化与科学化。

三、信息化环境下高校档案管理的合理化对策

（一）强化信息化意识培育高素质人员

新时期，我国高校提高档案管理的信息化程度，管理层必须从战略高度重视档案管理信息化工作，将其纳入数字化校园的范畴进行建设，并配置高素质的从业人员，切实提升档案管理的科学化水平。高校管理信息化，不仅涉及教学过程的信息化和科研管理的信息化，更涉及档案管理的信息化，只有将教学科研管理和档案服务等统一纳入数字化校园建设才可以引领档案管理信息化健康持续发展。与此同时，在人才配置上我国高校管理层要更新观念，重点配置一批受过专业教育即图书馆学或者信息资源管理等方面的大学生或者研究生从事档案管理，并通过岗前培训、在职教育和继续教育等形式切实提高从业人员的专业素质和综合技能，从而为档案管理信息化提供强有力的人力资源支撑。

（二）规范管理制度切实加强安全保障

新时期，我国高校提高档案管理的信息化程度，管理层必须要健全和完善档案管理制度，切实从收集、整理、分类、利用和安全管理等方面制定统一的管理制度和操作规程，切实提升档案管理信息化的制度性与规范性。高校档案管理信息化，要具有集成式和系统化理念，切实通过制度建设和机制完善，将学校各类档案如教学科研、后勤管理、人事组织等整合在一起。与此同时，高校档案管理信息化还要着力从网络传输、机读格式、著录规则以及文献标注等方面强化制度建设，规范档案管理流程。最后，高校档案管理信息化还要注意安全防控体系的建设，着力通过制度设计、安全加密和风险预警等措施，在确保安全的前提下为广大师生和社会提供优质高效的信息查阅和咨询服务。

（三）加大资金投入完善档案管理系统

新时期，我国高校提高档案管理的信息化程度，管理层必须加大档案管理的的资金投入力度，重点围绕计算机硬件、管理信息系统软件等方面强化建设，着力构建功能强大、便捷高效的档案管理系统，主动服务广大师生和社会发展。在计算机硬件建设上，我国高校要将档案管理信息化经费列入年度预算，给予充足的资金保障，着力配置现代高效的计算机设备。在档案管理信息系统的配置上，我国广大高校要通过自我研发、外部购买和外包等形式，紧密结合学校实际，努力构建存储能力强、功能多样、服务高效的档案管理信息系统，主动为广大师生和社会推送多样化、个性化乃至定制化的档案信息服务。

参考文献：

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