烟草行业档案管理信息化发展研究

摘 要：档案管理是企业经营和发展过程中必不可少的重要工作环节，其独特的数据管理性在公司、单位中都占据重要的地位。烟草行业作为我国市场经济体系中的一部分，其在当下信息化社会不断推进的过程中应积极适应新时代的要求，加强档案管理信息化的建设，充分融入大数据时代，使得档案资源管理工作在烟草行业中发挥出自己的工作价值。本文基于信息化建设对烟草行业档案管理的重要意义，分析了当下烟草行业在档案管理工作中的不足和亟待解决的问题，提出了几点优化完善信息化管理的策略方案，希望能推进我国未来烟草行业可持续的健康发展。

关键词：烟草行业;档案管理;信息化;不足;发展

一、信息化对烟草行业档案管理的重要意义

烟草行业作为我国市场经济体系的重要组成部分，其中信息化档案管理建设是推进企业发展的关键性工作，是提高企业生产力的必然需求，随着信息化时代的不断发展和进步，各行各业的文化事业工作必须紧跟时代步伐，烟草行业的档案数据量和利用率近年来有显著提高，以往传统的人工档案记录与检索已经远远不能满足新时代的需求，需要企业积极学习利用现代计算机技术，对内部档案资源数据做收集、归纳、分类、处理、存储和检索利用，同时要求档案管理工作人员始终秉持职业道德观念，這样一来才能推进烟草企业的快速进步。

我国档案管理局于2018年10月23日公布《机关档案管理规定》，并将于2019年1月1日起正式施行，规定中对我国企业机关档案管理从机构和人员、基础设施、管理要求、信息化建设和奖励与处罚五大方面进行了明确声明和规范，未来想要实现中国特色社会主义的飞跃性发展离不开档案管理工作发展的支撑，烟草行业作为国内重要组成部门必须积极响应国家号召，顺应时代潮流，不断建设信息化档案管理工作体系。

二、当下烟草行业档案管理工作的不足

1.缺乏规范高效的档案信息管理制度

我国档案管理标准制度可以追溯到20世纪80年代，在制定一套规范化的档案信息管理方案至今已经逐渐形成了一套较为完善的体系，但其中烟草行业中仍然存在档案数据分散化的缺点，难以实现高效、规范和集中的档案管理模式。近年来随着信息化技术的不断推进，不够高效和集中的数据管理问题也越发突现在行业运营中，尤其是烟草行业的档案管理在整个市场体系中较为封闭，还未完全在国家档案数据库中实现数据共享。虽然目前已经有很多烟草公司在信息化档案管理的创新思维指导下，已经实现了一定的革新和进步，但在整体管理模式上还缺乏统一规范化的标准依据，仍存在档案数据遗漏、丢失现象，未能形成一套统一规范化的管理机制，导致目前烟草行业的档案数据管理效率不高，难以实现突破性的发展。

2.信息化发展仍处于初步探索期

烟草行业在计算机技术的普及和发展下，逐渐由手动档案录入转变为计算机档案录入，从上世纪80年代至今，烟草行业整体档案建设管理还处于初步探索的发展阶段。首先很多企业现在仍使用手动查询数据档案的方式，很难及时、全面的获取到原始数据信息，无法适应信息化时代对数据提出的高效、全面、准确的利用要求，而且当下档案信息数据库处于封闭管理的模式，很多档案数据仿佛被锁在了信息库里，无法及时的获取并利用，导致大量的档案数据不能及时流通;其次，烟草行业的整体数据交流效率较低，不同地区和不同企业之间的信息化水平也存在较大的差异，甚至在同一企业内的不同档案管理室内也无法实现全面的资源共享，同时一部分企业仍然采用传统的纸质和手工档案录入，缺乏信息化意识，没有建立全面完善的档案数据库;最后，我国目前很多行业开发的档案信息技术不足以维持企业的高速发展，达不到信息时代提出的要求。

3.缺乏专业的档案管理工作人员

档案管理工作人员是推进烟草行业信息化档案建设的主力军，目前烟草企业主要将管理人员分为一般、兼职、专职三种类型，其中只有专职管理人员具备综合的工作素养和专业能力，而兼职与一般管理人员有专业限制和经验不足的缺陷，他们往往是从其他部门和行业临时调动而来，不仅缺少专业的管理技能，还缺乏对档案管理的重视和工作责任心;在信息化技术逐渐普及的情况下，此类管理人员很难快速的接收新知识和新技术，也无法将其充分的应用于烟草行业的档案数据管理中，是未来烟草行业需要着重关注的问题。

三、未来发展信息化烟草行业档案管理的策略

1.健全档案信息管理资源数据库

档案信息资源数据库的全面化建设是烟草行业发展信息化管理的核心工作，档案信息作为存储内部数据和人员基础信息的依据，对企业未来的发展越发重要。《机关档案管理规定》提到企业机关应强化档案数据库建设工作，将档案管理与企业整体实现信息化统一协调，实现资源共享，并且在建设数据档案库时应满足《数字档案室建设指南》和《档案著录规则》（DA/T18）等的要求与规范。具体可先完善档案资源数据库的检索功能，将目录进行统一整理和重新规划，提高今后对专业文件的快速利用;其次对于数据库中利用率高的重要文件要加大数字化保护力度，防止信息的丢失和缺漏，提高档案数据的综合利用率;最后，企业相关人员应积极学习新科技和新技术，对数据库资源进行收集与管理，电子档案作为未来企业主要的数据存储方式，如何实现利用最大化至关重要，对于电子档案一定要实现全面的监督管理和检查，优化数据处理和统计技术，不断实现信息档案管理的全面发展。

2.优化档案管理设计方案

档案信息化管理建设不能只是纸上谈兵，其同样需要合理的设计方案原则作为支撑，《机关档案管理规定》要求机关部门应依据不同类别、载体或形式对数据档案进行协调分配和管理，已经设立好的管理方案不能随意进行改变。企业不仅要充分联合企业内部各部门的文件、资料和数据信息，将所有业务做到充分的衔接和统一管理，进而达到对企业内部所有档案的全面控制。企业内部的整体数据档案管理方案不仅要充分利用计算机技术，还要考虑到各个部门档案数据的特殊需求，从档案制作、查询利用、存储管理三大方向上建立一个标准化的数据接口，方便今后企业对数据信息进行高效的利用和管理。

3.建设统一规范化信息管理

如何对烟草行业的数据信息归纳、优化和整理是实现信息化档案管理建设的根本目的，因此我们应基于企业的核心发展方向，建立统一规范的信息管理系统，实现资源利用最大化，这是未来发展信息化档案建设的必然方向。但企业相关负责人应注意，在建设统一规范的信息管理模式同时，不能一味的寻求合作伙伴，一味的追求技术上的领先，而应该充分结合自身企业的发展状况和实际形势，无论是从资金投入还是企业整体运营上，都应时刻关注风险把控，制定一套适合自身发展的信息管理模式。

4.维护档案管理体系的安全性

信息化档案管理为烟草行业的发展带来了便利，同时也带来了信息安全问题，我们在利用信息技术对档案信息做快捷高效的处理和应用时，一定不能忽略档案信息的特殊性和复杂性，其在一定程度上会给企业带来风险和安全隐患，这是相关部门和工作人员需要重视的关键问题。《机关档案管理规定》提到对数据档案应定期进行检查、核对和读取检验，一旦发现有受损文件要做及时地恢复和备份，档案部门在对数据信息进行信息化处理的同时一定要注意提高网络系统的安全保密性，研究开发一套严密的信息安全保护技术方案，防止在对档案信息进行管理和利用时发生泄密的现象，充分保护企业的安全运营。

5.培养专业化的信息管理人才队伍

人才是每一个行业实现进步与发展的关键，同样也是烟草行业发展信息化档案管理建设的重要资源支撑，《机关档案管理规定》规定企业必须建立专业负责人和办公人协调处理档案管理相关事务，此外还应成立机关档案工作网络，并配备相关管理人员。企业应面向社会广纳人才，从日常工作生活中注意培养员工的职业道德修养和工作责任心，让档案管理人员充分树立信息化档案管理观念，培养自身良好的责任意识和服务态度，不仅要具备专业的档案管理知识，还应掌握当下多元化时代的知识体系，从而培养一批综合型素质人才队伍。此外，企业可以充分引入外界优秀的学习资源，聘请资深的管理专家为企业内部员工做技能培训，通过与专业信息部门的合作交流引入新技术和新方法，利用多种方式来不断提升管理人员的专业技术。

四、结语与展望

综上所述，烟草行业发展信息化档案管理工作势在必行，是未来全面推进企业深化改革，促进经济利益持续增长的重要工作。随着互联网时代的到来，大数据和信息化已经成为各行各业的重点转型方向，我们不仅要从技术上实现提升，更要从观念上实现根本转变，坚持以电子文档资料更好地服务于企业整体发展的理念，积极面对当下烟草行业档案管理工作的不足，分析原因、总结经验，采取相应的策略方案不断地优化信息化档案管理模式，争取实现更统一规范、高效完善的信息化管理建设。

总之，在未来推进信息化档案管理建设时，应积极结合烟草行业的实际发展状况，接和新思想和新技术，坚持“秉持重点，推动全局”的根本原则，充分利用互联网信息技术，优化企业内部信息资源的流通，从而带动整个烟草行业所有部门的共同进步。

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作者简介：赵钰（1985-），女，山西临汾人，硕士，山西省烟草专卖局，职称：档案馆员（中级），研究方向：档案、新闻、网站、舆情。