新时期高校档案的管理与利用

张雯

摘 要：每个高校都是大量信息的聚集地，因而进行档案管理是必要的，这是一种将大量信息进行系统化整理、归纳的方式，档案管理对于高校的发展起着重要作用。在时代的发展下，计算机这一高新科技问世，它具备快速、高效的处理计算能力和快速的信息交换能力，这使得档案管理产生了历史性的重大转折。为了适应新时代的发展，需要改变传统档案的管理模式，建立以网络数据档案信息为主，传统档案信息为辅的档案管理模式。计算机的数据管理、检索能力能够更加方便的对档案进行处理，能够为学生、教师提供更便捷的服务。因此，高校是否建立网络数据档案管理是自身能否得到进一步发展的关键。

关键词：新时期;档案管理;开发利用

一、高校档案管理与利用中遇到的问题

1.档案管理作用较小，致使资料散乱。档案管理并不是毫无价值，尽管档案管理并不能有直接的作用，但是通过系统科学的资料归纳整理后形成档案，可以在需要时快速抽调，这种价值是隐型的。正是因为高校的管理人员和上级领导并没有认识到这一点，进而对档案管理没有足够的重视。高校的档案管理问题从而被忽略，在对应的岗位没有专业人员、专业机構，很少将操作经费放在这一方面。这导致资料散乱，没有归纳成档案。

2.没有足够能力的专业人员。在这些年高校的发展是迅速的，产生了大量的数据，这使得进行档案管理人员不足，归纳量少于增长量，档案管理工作繁重，不能对这些档案做有效的管理。这是大环境造成的，除此之外还有档案管理工作者自身的问题。他们没有专业的知识和相关技能，且没有上级领导对其组织相关培训，这就造成他们自身并不重视这一工作，工作效率不高。

3.不重视服务，思想落后。这些管理人员往往都是年纪较大的教职人员，他们没有档案管理方面的知识，对他们来言这是一个闲职，没有太多的工作。这种思想的存在，导致档案管理人员没有足够的意识，不要表现在责任、质量、服务方面，而在实际从事档案管理工作中，这些都是必不可少的。这些员工的思想还处于过去传统的档案管理层次。传统档案管理是不需要主动为学生或其他人员提供信息的，主要负责整理归纳及档案完整不损坏的问题。

4.档案结构单一，没有鲜明特色。高校的档案还处于过去的传统档案结构中，在很多方面都单一，如：类型单一，馆藏中的档案基本上都是对于高校内发生的基本事件的整理，这些文案都是每个高校都必须整理的，而真正有用的，能够表现学校在教育方面的档案却少的可怜;形式单一，没有应用新时期的产物形成电子档案，还是在传统档案管理模式的影响下，将不易保存的纸质档案作为主体;内容单一，没有丰富的内容，档案缺乏严重。在这些因素的影响下，高校档案管理的效果并不明显。

5.对最新成果——信息设备没有对应的安全防范。尽管高校采用了先进的信息设备，但是对网络安全并没有掌握对应的设置和管理机制。高校通常都是应用两套网络系统，做成内外分离彼此独立联网交换的机制，这就使得信息安全存在很大的问题，两套系统之间的防护墙是不能保证绝对安全和不发生信息泄露、丢失、损坏等情况。而且这样网络系统模式是消耗大量经费的，在加上对国外设备的引进，这使得投资巨大却没有效果，不能达到对外开放的目的。

高校内往往不会将计算机专业的人员安排从事档案管理工作，这就使得需要在额外临时聘请计算机专业人员。临时工往往不能尽善尽美，在进行档案资料数字信息化的过程会有缺陷。

二、解决高校档案管理与利用中问题的方法

1.建立对应的规章制度，依照制度进行档案管理。一个高校能否可持续的发展，不仅仅取决于高校师资力量，教学资源是否强大，还取决于档案管理是否科学系统。想要科学系统的建立档案，建立对应的规章制度，依照制度进行档案管理，在规章制度的保证下发展档案管理，这样的档案管理工作会符合这个时代的发展，来使这些档案的价值得到实现。

2.培养档案管者的能力和素质。通过培训等方式改变档案管理者的传统观念，为其讲述这一时期的档案管理方法，帮助他们了解这一工作的重要性，使其能够有强烈的积极性和责任感。从思想素质和工作能力上综合提高，这样使档案管理的负责人员的整体素质得到提升，档案管理人员也能完成学校所需的教育教学。

内部培养与外部引进要同时进行，外面的人才不仅仅拥有先进的知识技能，还会有信息化档案管理的实际工作经验，还应该根据档案类型进行人才的招纳，这样档案管理人员的整体就可以形成专人负责，同时相互协助的局面，这样的人才结构更科学。

3.丰富馆藏馆网，改善单一、 没有特色的现象。对传统的档案管理模式进行改进，要从类型、形式、内容上入手，这些方面太过单一，将档案的类型进行扩展、形式进行多样化处理、内容进行丰富，还要将档案的数量提高，将档案的质量提升，只有这样档案管理和利用才能最大化、最优化。

4.转变传统思想，加强服务意识。现在从事档案管理工作的人员，对这份工作没有正确的认知，对这份工作没有积极性，这些原因使得档案部门处于一个被动服务的现状。想要对这一现象进行改革，需要从三个根本上解决。第一，要更正建立档案部门的目的，在过去它是作为政治形式出现的，主要是对政治进行服务，而在当下档案部门不能仅仅只是对政治提供服务，档案部门还能将档案资源服务于学校的经济建设;第二，主动向社会提供服务，这样能够使这些资源得到充分的利用;第三，档案的调动要方便快捷，因此要建立一个功能全面的检索系统，来应对用户的各种需求。之所以会在高校内建设档案部门，是为了方便学校内开展各项工作，不能做到这一目的，档案建设就毫无意义。所以要科学的管理和开发利用高校内的档案信息资源，然后提高高校的整体教育实力。例如，通过学生档案分析当前教学模式，评测教学质量，从而做出对应的调整，促进高校的发展;通过对教师人事档案信息资源的利用，给上级领导提供该教师更全面的资料，方便领导对教师能力的考察。

5.转变传统服务方式，应用高新科技。当今时代是计算机快速发展的时代，许多领域都会应用这些高新科技手段，在档案的管理与开发利用的领域，应用这些高新科技可以将学校内的各种散乱信息进行数字化 ，数字化的信息有着方便调用和整理等优势。在这些优点吸引和时代趋势下，高校要尽快将馆藏的档案进行数字化处理，在校园内建设档案管理与利用专门的局域网，这样可以使档案的数据信息快速传播和采集，实现了这些规划，就能进一步提高服务的质量。

（1）推进档案信息数字化建设。所谓档案信息数字化并不是简单的将纸质档案编辑储存在计算机或因特网内，档案信息是一个巨大的数据集合体，需要档案信息进行分类归纳、编号排序。分类又要从多个角度进行，一个档案往往是会涉及多方面内容，所以无论从哪一角度进行检索都要作出全面的回应;排序也是如此，要按照不同类型进行排序，能够保证每一步工作都正常运行。档案信息不只是文案的形式还会涉及照片、声音、图片等其他形式，这就需要采用对应的设备，来将这些档案信息数字化。这些档案信息的数量非常的巨大，因此数字化工作量也非常巨大，一些关键性的档案数据或较为紧急的数据就应该先进行数字化处理。建设一个完善的档案信息数据库，需要一个科学的基本架构和丰富的档案内容。

（2）加强档案信息网站建设。用户都是通过访问网站来获得想要的资料的，因此网站的建设是必须的，它要进行科学的设计，简洁明了的界面，方便用户，网站系统的要能对档案信息进行科学检索，还要能与用户进行及时的交流，因此要建设共同渠道和用户提供反馈途径，这样可以使网站和档案信息数据库更加完善，为用户提供优质的服务。

（3）加强档案信息网络综合服务系统建设。档案信息网络综合服务系统的建设有利于档案部门的发展，也符合当今这个快速发展时代的趋势，网络服务系统具有便捷、高效、可靠的特点，这个系统的建设需要对社会经济和学校档案信息进行科学全面的分析，可以采用不同的管理机制对不同类别的用户提供专门的服务并建立等级制度，对每个用户建立他们自身的数据库，采用账号登陆机制，这样能对用户形成保护机制，同时充分保证系统的正常运行。

目前，计算机发展到了大数据时代，充分利用大数据将用户需求统计分析，形成针对用户需求的新功能，在大数据环境下，高校要跟上时代发展的步伐，结合大数据充分发挥对档案信息的价值。

6.综合利用档案信息资源，建设高校特色。每个高校的档案信息资源都非常丰富，这些资源的閑置度非常高，而且没有能够突出高校特色的档案信息资源，因此需要充分利用这些资源并建设有高校自身特色的档案信息。首先，在一个高校内，学生是主要的群体且高校主要服务对象就是学生，因此，对学生档案信息的建设是必要的，通过对学生档案信息的分析，学生自己能够分析自己的不足，对全体学生的综合分析又能得出这个院校的教学水平。其次，一个高校特色主要体现还是在他们的教学、科研，因此要建立完善的教学科研档案信息资源。完成教学科研档案信息资源的建设，广大师生能借鉴学习相关知识。最后，高校的发展史是要保留的，没有历史就没有根，要将能够表现高校历史及其演变过程的资源归纳成档案，作为档案信息资源重要的一部分，这些档案信息资源也是高校的特色所在。

三、结束语

新时期的高校档案信息管理与利用要多方面的分析社会环境，新时期往往会产生新科技，要尝试将高新科技手段与档案信息管理相结合，这不仅仅是为了符合时代特色，是为了更好地服务于用户，为了更好地将档案信息资源发挥利用。在尝试将档案信息资源与新时代相融时，往往会暴露过去模式的缺点，对此，要及时发现并解决。在这一新时期对传统档案信息资源管理，就是要将计算机这一高新科技进行融入。

参考文献：

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