科研单位档案主要特点与管理模式的创新

董小莉

摘 要：事业单位档案管理要实现科学化模式，首先要掌握先进的档案管理理念，要将现代化的管理理念融入到档案管理的各个方面，利用先进的档案管理软件与硬件设施管理好档案。并且，当前档案管理中的一项重要内容就是培养高素质档案管理人才。

关键词：事业单位;档案管理;创新

一、科研单位档案管理特点

1.分析不同用户对档案需求情况

科研单位档案室为科研单位内部员工的档案提供服务，档案管理部门先要掌握不同类型的人员档案需要提供的服务以后，才能根据不同对象的需求采取与之相适应的措施，这样才能满足单位内部用户的需求。表1是科研单位各类型档案用户对档案需求情况。

通过表1可以看出，年龄、职称、职务类型的情况直接影响到对档案需求的目的、类型和特点的不相同。

2.服务对策要根据档案用户类型而定。（1）针对青年助工这类科研人员，他们的特点是有朝气，具有较强的上进心，精力充沛，容易接受新知识，同时也有缺点，由于参加工作时间较短，科研经验相对缺乏，对自身所需求的档案情况不了解，不掌握如何利用好档案，他们急需找到与自身需要的科研资料，但又不清楚怎么操作，所以希望档案管理人员能够给予帮助。这类人员需求情况下应采取如下措施解决。首先，要充分理解他们的求知欲，可以利用他们熟练的计算机操作能力，指导他们用计算机查阅相关档案;其次，要增强这类人员的档案意识，使他们掌握档案的检索与利用的基础知识，提高其利用档案的能力;最后，将本单位的库藏和检索体系向这类人员进行介绍。（2）针对科研单位的技术骨干即中年科研人员，他们的特点就是工作压力大，性情比较急躁，但不属于盲目，他们会冷静的分析科研课题，根据发现的线索来查阅相关的档案材料。对于这类创新和探索特征的人群应该采取以下措施.首先，要依据单位的技术骨干人员提供的信息，找到相关的档案材料，并将其加工整理成科研成果汇编或专题资料、数据手册、市场信息、图表手册、国内外相同或相关行业情况介绍等。将其制作成目录索引和专题卡片供这些人员借鉴参考;其次，科研阶段的不同对档案的需求也存在着不同，要及时的做好与科研人员沟通协调工作，充分掌握科研项目的进展情况，并时刻对其进行跟踪服务;最后，要利用互联网开展在线档案服务，把科技档案中的多媒体文件如表格、图纸、照片以及录音录像等，通过反复的输入和查询，使科技档案的安全性和保密性得到保障，防止出现网络泄密、侵权等违法行为的发生，将科技档案更好的加以保护和利用，使沟通交流得以加强，提高档案管理工作的效率。（3）针对年龄较大的高级工程师，要提供传统的手段如借阅和复制档案等服务。他们大都年龄较大，不熟悉计算机操作，所以，不仅服务要热情周到、还要耐心细致的给他们进行讲解。他们由于积累了丰富的科研经验，所以需要的档案信息应集中在关键性的实用档案信息中，要根据他们查询的问题直接找出切题的档案信息。这就要求相关的档案人员要充分的掌握好这类档案信息资源中知识点的索取，需要建立起系统化的档案成果或者是专题卡片、索引等精确的档案信息。最后，我们也可以采取送档案上门的贴心服务。（4）对档案的需求量最大的当属工程技术人员了。这类人员在进行工程项目施工过程中，同一类型的项目占有一定的比例。他们的需求是获取快捷实用的成套档案，对于这种求快、求全的档案需求，我们应该采取以下措施。一方面要对整体管理的档案进行同类合并;另一方面，要精简办理手续，服务环节尽量缩减，将档案管理的工作效率提高。（5）随着科研体制改革的不断深入，科研单位已转向科研经营型单位，经营业务人员在激烈的市场竞争环境中，不仅要及时掌握外部市场信息和客户的信息，更加需要的就是档案信息。他们不仅想要得到准确的档案信息，还要求该档案信息要有即时性，所以应采取的措施有：首先，要提供系统的、具有综合性的信息服务，比如说，市场的调研信息、成本计划、用户的反馈意见等相关的材料，供经营业务人员采纳使用;其次，要研究编制出经营性强的档案基础报表;最后，要针对经营性档案的特点开展相关信息的咨询服务，做好经营业务人员的助手。（6）领导和管理科研院所的工作责任由决策人承担。他们的主要职责就是制定科研院所的近一时期的计划和远期的规划以及相关的规章和措施。他们在科研院所中既是领导者又是组织决策者。他们的需求特点为，一是提供的档案要有方向性、政策性、全局性以及综合性;二是他们作为决策者在制定宏观和微观计划时，需要用到这类的档案为他们的决策提供参考;三是要紧密的结合国内外形势的发展变化，提供具有适时性的档案。他们对档案的需求要具有时效性以及可靠性，我们可采取以下方法提供服務。首先，要提供超前的服务，预先掌握国内外科研机构的研究动向和发展趋势，根据掌握的信息主动提供有针对性的档案资料;其次，要提供一些具有论证和干预性的专题档案汇编的高层次服务;最后，要关注最新的有关法规性文件汇编，有选择的为他们提供服务。（7）财务人员在单位中的职责就是利用会计档案为本单位提供经济数据分析，或者提供审计和财税检查所需的数据。他们对档案信息的需求具有专业性和严谨性等特点，应提供以下几方面服务。首先，要根据科研单位有关会计数据编制成图标，这样既直观又便于使用;其次，为了增强会计档案的时效性，必须要利用好现代化科技设备和方法，建立健全会计档案网络信息平台，便于使用者快速查询到所需的会计档案信息，实现会计信息档案的共享;最后，要严格的按照会计档案借阅审批制度的要求处理好保密和借用的关系，没有审批，一律不提供外借。

二、分析档案管理的现状

1.理念陈旧。当前事业单位的档案管理工作有两方面的情况：一方面是传统档案管理模式的长久影响，导致很多档案管理不当，查找困难;另一方面，随着事业单位的改革不断深化，很多单位的人事调整都需要借阅相关的档案，因此，对于事业单位的档案管理一直处在被动情况。究其根本原因在于档案管理人员对档案管理工作的认识不高，一直采用的是陈旧的传统档案管理理念来看问题，缺少发展的眼光，认为档案就只是抄写工作，不需要学习先进的管理方法。这种思想的存在，一定程度上降低了档案管理的效率。

2.档案管理效率不高。档案管理工作在大部分单位中没有得到充分重视，这就导致档案管理的软硬件设施比较落后，不具备现代化档案管理的办公环境，档案室比较陈旧，不具备现代化档案办公条件。这些问题极大的影响了档案管理的效率，不利于档案管理工作的及时更新。

3.档案管理系统化较低。档案管理除了办公环境软硬件陈旧以外，相关的现代化档案管理制度也没有进行建立完善。档案的记录和调阅工作还仍旧使用传统的方式进行，不仅耗费了时间，还不能保证质量。这也看出传统档案管理模式的影响还是较大的。

4.专业的档案管理人员不足。专业的档案管理人才缺乏也是档案管理工作发展缓慢的一个重要因素。部分档案管理人员只是机械的重复着抄写体力工作，并没有利用现代化办公技术进行工作创新，自然就缺乏改进动力。所以，人才才是档案管理创新的根本所在，尤其是事业单位，大部分工作的开展都需要调阅相关的档案信息，更加要求档案管理人员具备综合的信息管理能力。

三、档案管理的创新方法

1.创新工作理念。要从学习档案基本知识开始培养档案工作的创新理念。首先，要在平时的档案管理工作中加大宣传力度，使得档案管理人员认识到档案管理的重要性，激发档案管理人员责任感和使命感，调动起他们工作的积极性;其次，要对档案管理人员进行专业化的培训，让他们意识到檔案信息资料为单位发展提供了重要的依据，是国家得以发展的重要财富。最后，要严格执行依法管理档案，事业单位要将《档案法》宣传到位，坚持依法管理档案，即不仅档案管理人员要具备法制意识，还需要对其他员工做好档案法的普及。只有严格依法管档，才能保证档案管理有效运行。

2.引进先进的档案管理。引进先进的档案管理软硬件设施是提高档案管理的有效手段，也是适应时代发展要求的必然趋势。所以，对待档案管理工作应加大资金投入力度，改善办公和档案室的环境，并且，要引进先进的信息化管理方法来提高档案管理效率。当前信息化技术的飞速发展，无纸化办公已经逐渐普及，倒逼档案管理必须要引进先进的信息化数字化管理技术。同时，要求相关的档案管理人员要具备熟练的计算机操作以及利用好现代化存储设备。

3.建立完善的档案管理制度。档案管理制度的建设要分别从理论和实践两方面来同步进行。一方面在理论制度的制定上，要充分考虑到档案工作的重点，特别是一些涉密资料的管理，一定要严格根据实际状况进行，例如单位的工作性质、信息的侧重点以及单位发展情况等，提供单位档案管理制度的参考;另一方面从实践上来看，要注重档案管理以人为本的理念。事业单位的档案管理工作是一项双向服务，所以，档案管理必须在服务层面提高效率。

4.档案管理人才的培养。由于档案管理工作最终落脚点在于人，因此，要想提高档案管理工作的效率，就要从培养信息化综合档案管理人才方面着手。档案管理是一项长期的工作，必须通过长期的实践经验的总结才能较全面的认识到档案管理的深层问题;并且，单位也要定期组织信息化和职业素质方面的培训教育，这样才能保证档案管理人员更好的跟上当前高速发展信息时代的节奏。

综上，事业单位改革不断推进，这对档案管理工作提出了新的要求。这篇文章主要围绕当前档案管理工作中的现状，提供了一些改进措施，希望能够对于相关单位提供一定的借鉴。

参考文献：

[1]杨 领.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].办公室业务，2018（19）