试论高校数字档案安全管理体系建设

胡文杰 郭建军

摘 要：高校档案数字化是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善，在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实却并非如此，此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理热源的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害级误删除、误覆盖及恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。因此，本文从档案的安全体系建设任务、存在的问题分析、优化措施等方便展开论述，

关键词：数字化;档案管理;重要性 应用

高校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等院校的发展，档案越来越受到大家的关注，档案工作也得到了日新月异的发展，在现阶段信息化以及大数据的背景下，新的档案管理手段应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化、网络化、档案信息载体多样化等，为管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。即便如此，目前高校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高校档案工作的发展。

一、档案管理安全体系建设内涵及主要任务

档案管理安全体系就是指通过落实档案安全管理制度以及信息安全技术，对档案工作进行的系统化的管理，重点确保档案系统的完整、可用、真实以及可控，是基于档案文献信息安全的整体防护体系。档案管理安全体系建设的主要任务有以下几点：一是强化档案安全管理基础设施的建设，为档案资料的安全管理提供必要的物质条件;二是完善档案安全管理工作规章制度的建设，为档案管理安全体系建设提供必要的制度保障;三是加强档案管理工作人员队伍专业技能的培训，确保档案安全管理有必要的人才支撑;四是强化档案管理信息化安全的建设，做好重要档案资料的安全备份，确保档案资料数据库平台的可靠。

二、当前高校档案安全管理存在的问题分析

1.高校档案安全意识淡薄

在高校的目前发展情况下，档案工作本身具有的工作特点和性质等的影响造成很多高校档案管理人员以及相关部门没有充分认识到安全性对档案管理的重要性，主要表现在以下几个方面：虽然重点关注机关文书档案，但是对于基建档案、业务档案以及照片档案、电子文件等重视不够;对于红头文件较为重视，但是对于会议材料、领导批示、工作总结、计划、介绍信等材料重视不够;只重视档案收集查阅利用，不重视检查关注。

2.档案安全管理制度不够完善

当前高校档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

3.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些高校的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些涉密的核心档案资料甚至出现泄露问题。

4.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，目前我国高校的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.加强思想建设

在高校档案的安全体系建设中，首要任务就是安全意识的提高，安全意识的提高需要加强对相关人员的安全思想建设工作，牢固树立“档案安全事关党和国家的根本利益”的思想;要不断丰富高校档案宣传的内涵，扩大对系统外的宣传工作，增强大家对档案安全的重视和支持，将档案宣传作为一个对于社会有重大影响的工作来关注，推动高校档案宣传的效果和影响力。

2.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料;同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

3.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。

其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理。

第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

4.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

5.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些涉密档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免涉密资料泄露造成档案管理安全事故。

四、结语

高校档案工作的重要性已经在逐渐被认识，高校档案的安全体系建设也是档案管理工作中重要的一环，相信只要高校领导，档案管理部门和学校各部门秉承着对高校的发展历程，对自己工作负责的态度，在健全完善管理制度、提高安全管理技术水平、加强人员能力提升上采取措施，高校档案工作就会更上一层楼，不断完善档案安全体系建设水平，是在保护学校的宝贵财富，是学校传承历史和文明的重任。

参考文献：

[1]冯博程，玉香.从“27号令”看新时期高校档案规范化管理[J].兰台世界， 2010（10）;

[2]蔡学美等.关于档案信息化建设一些问题的认识[J].中国档案， 2010（10）;

作者简介：胡文杰（1977-），男，安徽广德人，本科，馆员（中级），研究方向为档案基础理论和信息化;郭建军（1972-），男，山东济宁人，硕士，讲师（中级），研究方向为明清诗文。