以风险为导向的外协项目审计

陶海云

[摘要]本文按照外协立项、外协供应商选择、合同订立、外协过程控制、外协验收、外协付款等环节分析风险，针对风险提出审计重点和方法，以提高审计效率和效果，促进企业完善制度。

[关键词]风险    外协项目    审计

协项目是由于企业自身技术、设备或时间节

点等条件限制，必须交由外部单位进行论证、设计、检测、加工等的项目。外协管理是企业经营的关键风险之一，影响协作产品、零部件的价格、质量、周期及服务的总体效果。因此，研究外协风险及如何开展审计监督防范风险具有重要意义。

一、外协风险

（一）外协立项阶段风险

企业外协范围不合理，把本企业可以自行生产或研制的产品拿出去外协或外协产品成本高于本企业生产成本，导致经济损失。

外协内容界定有难度，缺少必要的审核或立项审核流于形式，导致外协任务的必要性、真实性、效益性得不到保证，外协的随意性强，甚至转移、挪用项目经费，谋取经济利益。

（二）外协供应商选择风险

供应商选择不当，没有能力完成任务或没有承接任务的资质;选择外协单位的主观性强，难以做到公平、公正，容易滋生腐败;供应商单一，未形成竞争，容易形成价格垄断，如美国联邦贸易委员会诉讼高通公司利用蜂窝技术早期的技术优势，收取高额专利费，阻止技术创新，构成垄断行为。另外，关键技术由外国供应商提供时要考虑政治风险。

（三）合同订立风险

合同订立方的主体资格达不到要求，无经营资质或无良好信用，以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或虚假的产权证明作为合同担保，签订空头合同，供货方本身是“皮包公司”，转手倒卖，导致外协加工件质量无法保证。

未经授权订立合同或合同无签章或签字，造成合同无效。

合同内容存在重大疏漏或內容中的权责划分，利益分配，知识产权归属等条件有失公平或违法，致使企业产生法律纠纷和经济损失。如未签署保密条款，造成泄密事件。

合同内容不清晰。研究内容、技术标准等不清晰。如在软件系统开发合同中，软件系统定位不明确，软件实现的功能与实际需求不符，导致合同变更较多，合同工作量与工作时间条款弹性大，项目进度、经费都难以控制，甚至合同无法履行，造成经济损失和法律纠纷。

合同内容虚假或违法，实为无实质交易的“空转”业务、变相融资行为或“两只白手套”利益输送等，导致企业人员涉案。

外协费用核定缺少依据，价格过高损害企业利益，数量少造成缺件，不能及时满足生产的需要或外协过多造成积压和损耗风险。

（四）过程控制风险

外协监控不严，产品质量低劣。如设计图纸未经过评审或校审，图纸有问题;虽然图纸经过修改，但是下发生产时使用了错误的图纸，出现产品质量问题。外协单位采购材料未进行监控出现质量问题等。

（五）外协验收风险

未执行检验操作规程。如检验的温度湿度环境未达标，检验器件时未采取防静电措施造成部分器件功能损坏等。

检验规程未覆盖整个产品，造成验收漏项;未能发现产品的问题，造成名誉和经济损失。

验收流于形式，研究室外协申请人同时又是验收人，未见货物，出具虚假验收证明。

发现产品质量问题未及时更正处理，拖延产品周期或造成经济损失。

（六）付款风险

未经授权审批，办理支付业务;未按照合同进度付款，超额付款;申请人填错付款单位，付款内容与任务书不符合;重复付款，一方面因业务人员工作疏忽造成重复付款，另一方面因使用网络审批付款的企业申请人可以重复打印付款审批单办理付款业务，财务人员难以辨识重复性而造成重复付款。

二、审计重点

审计人员将风险点与外协管理制度及外协流程相对照，检查制度是否全面覆盖风险控制点，是否能够有效防范风险。

（一）外协项目立项阶段审查

审查有无外协立项审批流程。外协立项申请单中是否提出明确研制目标、内容、技术要求和指标、外协进度、质量要求，潜在的供应方情况，预期成果，项目预算及估算依据，风险分析及应对措施等内容，防止审批人不了解情况导致审批流于形式。

对于重大外协事项、首次外协项目或技术难度较高项目，应采用专家联合审议，项目管理部门、质量管理部门、财务部门等都应参与评审，并有会议纪要。

审查外协文件依据和了解自行生产能力。有无上级项目批复、任务书或技术协议，项目是否有专家评审的设计方案、工艺文件等，是否明确规定产品需要外协，询问企业生产受限条件等外协原因。

（二）外协单位选择阶段审查

企业应在合格目录中选择外协供应商，不在合格目录中的应通过评审后纳入。在评审过程中，不仅应对供应商质量体系证书进行审查，还要对企业营业执照经营范围、法人授权书、代理资质、行业资质、信用、财务状况等进行审查，原则上企业注册资本应不小于合同标的。此阶段有关科室、项目管理部门、质量管理部门、财务部门等应参与其中进行评审，并有会议纪要。

外协单位的选择可以采用招标、谈判等方式，符合国家招标要求的应招标，应公开招标的审查是否采用了邀请招标，可以采用竞争谈判的审查是否采用了独家委托。

采用谈判方式的，应审查谈判的工作程序。重要、重大事项是否组成谈判小组，事先对谈判内容、流程、策略、目标、评定原则等是否进行充分讨论，是否编制谈判文件、确定成本价格;对潜在供应商是否按照质量、价格、交货能力、技术设备、资信、研发能力、财务能力等进行评分、排名，谈判是否有完整记录。

在供应商为独家的情况下，除审查上述协作资质和能力之外，还要重点关注其与项目组成员是否有关联，独家委托的理由是否充分，有无专家审核意见等。在关键技术由外国供应商提供时要考虑政治风险，防止禁售行为;要考虑产品国产化，对国内供应商应进行战略扶持，尽量做到外协供应商多元化。

（三）合同订立阶段审查

审查合同主体合法性、承研能力和信用情况。审查企业有无工商登记、税务登记;有无相关代理资质、行业资质如检验、计量授权、ISO9000質量管理体系认证证书等;了解企业的生产规模、生产能力，是否有超越供应商的经营范围或授权资质等订立合同，审查企业财务状况和信用情况，可以通过审计报告、银行资信证明、检察院失信情况证明等了解。

审查企业合同是否执行授权审批程序。重大外协合同是否经过企业“三重一大”决策后签订，对专业性很强的合同是否进行专家评审，双方合同签约人是否有法人授权书，是否履行企业合同用章审批手续，申请人和印章管理人是否分离，合同是否有授权人签章或加盖合同专用章，防止个人擅自签订合同导致合同无效，企业合法权益受到损害。

审查合同主要条款是否完整，包括单位名称，联系人及电话、地址，标的物名称，产品规格型号、数量、质量、价款、履约期限、地点、方式、验收，技术成果归属，担保，违约责任和解决争议方式等。与合同配套的任务书或技术协议是否齐全，合同签订时间、签字或盖章是否完整。审计时可以采用列表式检查，把应有的合同条款列入表中，与实际合同条款进行对照，防止漏项。

审查合同内容。外协依据是否明确，如加工图纸编号或上级批复的任务书，任务书是否对技术指标、质量要求、验收标准等的实施范围、技术标准有详细说明;在合同订立过程审查中，可以要求工程师列明硬件、软件清单，并逐个确认技术指标和要求，清除开发合同不成熟需求，或将项目分阶段，将不成熟需求放在下一个阶段来考虑。对于技术难度大、内容多、金额高的合同是否组织专家评审，以减少变更风险。

外协费用的检查。外协费用的准确性审核包括价格、工作量的核定。审计主要采用分析法。分析内容包括定价依据、工作量计算基础、比较分析数据。比如，外协材料列表及报价依据、人工工时统计表、参加人员工资表、工资核定依据，查找同类或类似产品定价数据与本产品进行比对分析，判断有无虚高、工作量不实的情况。进而查证是否存在转移、套取经费的问题。

空转业务等违规行为的检查。检查是否存在两个单位或多个单位互相转移资金情况。检索外协单位是否与本企业互相外协，存在一收一支情况，项目合同的收支金额、时间是否接近;外协费用占项目收入的比重是否较高、严重超过预算开支;项目是否存在仅有收入无支出或仅有支出无收入、甚至支出大于收入等异常情况;外协产品是否验收;外协单位有无相应资质或生产能力等，分析收入与支出内容的相关性。

（四）外协过程控制审查

审查外协管理部门是否有过程控制记录，即是否对外协件的研制生产方案进行了评审，是否对外协单位采购用料进行了监督或备案，供应商能否按合同进度交付产品，外协件到货后是否验收，数量、质量、规格是否符合合同要求等，不合格品是否及时记录并采取措施，加强对合同履行违约纠纷的处理，保护企业合法权益，及时防止合同风险扩大。审计可以对重点外协项目供方开展专项检查，督促外部供方贯彻落实管理要求，重点监督有关部门对关键项目、不可测试项目等实施监视和控制，落实强制检验点要求、影像记录要求、数字履历要求。

（五）外协验收审查

审查有关部门是否根据外协产品专业特点，开展设计、生产风险识别，完善或制定专业产品验收规范，验收规程或标准是否由甲方和设计师进行了评审，防止漏项;是否严格按照规程办理验收;产品验收应由检验部门、科室共同完成，而非独家完成，应形成不相容岗位内部控制;产品数量、质量是否符合合同要求;审计应对重点外协项目进行现场跟踪验收审查，防止无实质交易的“空转”业务以及变相融资行为或“两只白手套”利益输送行为，监督有关部门落实管理要求，确保外部提供的产品满足要求。

（六）外协付款审查

审查是否有外协立项申请，是否履行付款审批手续，符合“三重一大”事项的是否履行决策程序;付款金额是否超过预算，付款是否与合同进度相符，支付内容是否与批复任务书相符，有无非外协费用的内容列入，如委托加工设备或采购的设备没有形成固定资产入账，而是列为外协费用支出;与下属公司开展的外协合作，是否收取超过市场的平均利润;企业是否在信息系统中建立防止重复付款的措施或其他有效控制措施，如通过点击合同号才能办理付款业务的功能或通过检索合同号能够查询付款;又如，通过信息系统控制打印付款审批手续的时间或次数，防止重复付款等。

（七）外协项目绩效考评

外协项目绩效考评是外协项目的事后审计评价，需对外协项目经费是否经济、外协项目质量是否达到标准、外协周期是否满足要求等作出审计评价，检查外协管理部门是否每年对外协供方进行评价和筛选。

（作者单位：北京无线电计量测试研究所，邮政编码：100854，电子邮箱：13691208626@139.com）

主要参考文献

熊军.科研外协经费审计探讨[J].财会审计， 2013（9）