预算报销系统的开发与应用

文/李晶晶，中国地震局地震预测研究所

近些年科学事业单位改革，会计科目及核算方式都发生了较大的变化，财政部门加大了对科学事业单位的投入以及经费收支的监控力度，科研经费来源多样化，加快预算执行，提高执行精准度变得尤为重要。财务部门一般使用的单机U8软件等无法满足科学化精细化的管理要求，财务人员承担了繁重的报账做账工作，管理水平无法提升。为了满足对项目预算进行控制以及根据需要调剂使用，项目负责人统筹考虑提高执行进度等需求，提出建立预算报销系统。通过预算报销系统与财务软件相挂接的方式，实现报销人从网上随时填写报销单并提交，能填写报销单证明有预算，实时预算控制，财务记账智能化，降低管理人力资源和成本，服务项目执行率，出具各类管理报表，提高报销人员的满意度。

预算报销系统主体分为预算和报销两个维度，一方面建立预算信息的设置、项目分类、预算与财务科目挂接、查询体系，由业务人员在系统内填写报销单的方式，控制预算。另一方面，财务部门可以通过设置模块，自动提取信息到财务账里，生成凭证便捷。预算报销系统配置了各类模块，主要是从四个方面进行：1）基础设置。对项目进行维护，对项目属性、会计科目、经济分类的挂接关系的设置等。2）借还款管理。3）报销管理。主要包括普通报销、差旅费报销、会议费报销、内外单位劳务咨询费报销四个类型。4）报表查询。对各类需求的报表及时进行数据提取与分析。

1 预算报销系统设计目标与设计原则

1.1 系统设计目标

1）建立一套事前控制的预算体系，在项目人员报销时就发现项目的超支并进行规划，减少以后项目结题时因为超支而调账的问题。

2）功能模块化设计，利于根据国家新政策的规定及研究所内报销管理要求随时变更、扩展。

3）建立预算信息的自动收集、整理、查询体系，达到与相关人员信息分享的目的。方便领导层及项目负责人对项目预算的执行情况做出决定，也提高对上级部门报送报表的效率。

4）实现财务记账智能化，降低管理人力资源和成本。

1.2 系统设计原则

系统设计所依据的原则如下：

1）满足预算控制、预算报销系统与财务软件端口挂接的需求。

2）遵循软件工程理论进行系统需求分析、总体设计、详细设计、数据库建库、程序编制、系统集成与调试、文档编写与管理、备份等工作。

3）系统功能设计本着简洁、实用和满足多方面应用（如报销单填写界面、预算管理界面、预算科目与会计科目挂接、会计科目与经济分类挂接、模块扩展等）需求的原则设计。

4）技术方法和路线：采用JAVA技术，开发B/S模式软件，实现网上报销、预算控制的需求，以财务部门现有软件供应商提供标准接口连接方式实现。

2 预算报销系统报销流程

建成一整套结合预算与报销的信息系统，关键是各个角色的职责，主要步骤分为：预算系统在制单人节点，能够顺畅的操作，数据稳定；在财务人员节点，能够一步到位，满足生成凭证所必须的要件，数据准确；在报表节点，负责人能了解到项目的最新进度，数据及时；在管理员节点，能够使各环节数据保持一致。

1）报账人员登录系统网站，自主填写报账信息，按需求填写各类报销单据，按照项目任务书选择预算科目和对应的经济分类，具体包括： 报销金额、 报销内容、使用资金项目、支出分类、经济分类等，打印出纸质报销单，电子凭证提交财务部门审核。

2）各级领导在纸质单据上审核签字。

3） 财务会计检查原始报销单据附件是否完整，真实，检查线上提交的信息是否填全、选对，如果均正确直接点击生成凭证，如果不正确，驳回第一个环节，由报销人重新改正。

4）审核合格的凭证集中到出纳环节，由出纳执行付款或者还公务卡等操作，在财务账里电子签章。当日结束后盘点现金等实现日清月结。

5）稽核会计查询电子凭证，查看会计科目、经济分类等正确性，同时翻看纸质凭证，查看附件齐全性。

6）系统管理员在系统基础设置中，提前预置各预算科目对应的经济分类，月底要核对预算报销系统里项目执行情况与财务账执行情况的一致性，查看挂接关系是否需要调整，对需要拓展的模块，可根据实际需要调整。

图1 预算报销系统功能结构

3 预算报销系统功能设计

依据上述系统建设目标和设计原则，本系统设计了如下主要功能，见图1：

3.1 报销管理模块设计

1）填写各类报销单的功能

实现网上填写报销单，在报销单据中，选中项目（课题），填写支出，就能够实现对预算的提示功能，并对当前报销的项目进行当年拨款及项目合同总金额的双重控制，满足控制科目明细预算的超支比例需求。报销单分为普通报销单、会议报销单、差旅报销单、内外单位咨询劳务报销单，业务人员只需选择不同的类型，就可填写相应的支出。在报销单中也可以实现对借款的核销，会计制单节点上对收支表进行自动的填充修改及自动生成凭证的功能。实现会计人员工作时只点击预算报销系统即可，各类财务信息，如报销摘要、会计科目、经济分类、预算年度、资金性质等自动生成到会计凭证里，使会计人员转换角色，把精力从简单的数据录入中抽出来关注对预算及报销事项的合理性、相关性的审查。

2）开发公务卡批量还款功能

公务卡消费已经成为科学事业单位一项主要的消费方式，实际中一笔报销单据会出现多笔公务卡消费的情况，不同的课题，不同的人员，不同的日期，会计人员在进行还公务卡消费时操作非常不便，需要逐笔的挑出有用的信息，进行建行网站上的还款操作。在预算报销系统中实现报销人在报销时选择公务卡的支付方式并录入公务卡消费明细，财务在生成凭证之时直接在财务系统中生成公务卡的消费信息凭证，凭证包括公务卡的消费时间(报账日期)、报账金额、消费人员、消费摘要等。同时在系统中为财务人员提供一个可以方便快捷查询公务卡支出情况、还款情况的汇总表。

系统的公务卡批量还款功能使财务人员可以方便的查看公务卡的消费情况、还款情况，在财务人员需要录入公务卡还款凭证时可以按照不同大类很快的生成公务卡还款凭证，避免了财务人员一笔一笔的录入公务卡还款信息的麻烦,充分使用会计电算化，实现系统自动生成公务卡还款凭证。

3）调用常用劳务费报销明细功能

外单位人员劳务费、咨询费管理严格，报销人员只需要在报销劳务费的时候将劳务费的明细信息如人名、身份证号码、金额等信息录入到系统，并将劳务费信息存为常用，下次报销的时候可以直接将人员信息调出回填到系统中，免去了重复填写劳务费人员明细信息的麻烦。

4）劳务费人员身份证验证功能及劳务扣税功能

报销人在录入劳务费信息的时候由于各种原因可能录入不正确。在财务需要向税务提交缴税信息的时候往往因为身份证信息的不正确而需要再次询问报销人劳务费领款人的身份证的正确信息，另外，按照国家税法要求金额超过800元扣税，通过程序设定，能够避免扣税的税额不正确的问题，并且开发扣税统计表，财务部门直接通过统计表录入到国家税务系统“金税三期”里，快速便捷。

5）预算报销系统与账务数据核对的功能

由于会计人员漏点击凭证或系统内的数据出现异常的情况，可能会有少笔的业务造成财务账数据和预算系统不一致的情况，财务人员可以通过报表的核对功能查出预算系统与财务账不一致的情况并加以修正。

6）预算科目、会计科目、对应关系的参照录入功能

系统需要增加一个项目类型的时候，需要依次在系统录入预算科目、会计科目、预算科目与经济分类的对应关系。有参照录入功能，就可以实现有效调用，不用再人工录入。

7）其它扩展功能

按照政府会计制度总体要求，不仅要满足财务会计体系中各类经济业务的挂接关系，实现根据报销人填写的报销单直接生成凭证，还要满足预算体系做账方式下的借贷方选择，实现根据财务会计体系中的科目直接比对和直接带入会计凭证需求。通过前期设置各项挂接，辅助核算项的选择和匹配，实现财务会计与预算会计双屏幕，共同操作功能。

3.2 借款管理模块设计

1）对借款金额实时监控

借款模块可以对借款金额实时控制，实现预算的提示功能。假若项目明细预算还有500元，就填不出1000元的单据，也就是说报销人能填出来的单据肯定是有预算的。报销人也可及时了解项目的预算执行情况。模块可以实现代还款功能，假若A经手填写的报销单，由于出差在外，可以授权B填写还款单。此功能在收支节点“收支表”能自动填充并生成凭证。

2）对借款信息及时跟踪

为了催促报销人及时报销借款，在借款单据管理上设置了多方面的限制，由借款时间，借款金额或者借款次数来控制。由于单位性质，在年底集中报账，为了限制借款多不报账的情形出现，根据实际情况，限制借款。例如限制借几次或限制可借款的总额等，并提取汇总表催促报销，加强资金的内部管理。

3.3 还款管理模块设计

还款单简便快捷，还款人点击还款单的项目名称可以先选择当前还款人所关联的项目，选择后弹出当前项目的借款信息，选中借款单号并填写还款金额就完成了单据的填写。还款单的收支节点可以自动填写收支表。制单节点自动根据业务生成记账凭证。对报销过程中，业务人员忘记还款的单据，会计人员可以代替报销人还款。

3.4 报表模块设计

1）领导报表的开发

系统提供了领导查询的四个方面，包括综合查询、项目类型查询、负责人汇总、项目部门查询。领导可以根据人员或项目类型查询总体项目的执行比率，并且可以跟踪了解项目具体的支出情况，如各类预算的费用报销比例等。领导可以根据需要，给个别人员授权查看报表的权限，报表的开发可以对领导层进行总体决策提供帮助。

2）负责人报表的开发

系统为项目负责人提供报表，项目负责人可以看到所负责的每一笔项目支出情况，总预算及当年预算。个人也可以从系统中看到自己所报销的全部支出内容。

3）财务报表的开发

系统为财务人员提供了核对查询，借款查询，类款项统计、劳务统计、综合查询报表，对于上报执行率月报等各类报表可以做到及时取数，还根据财务人员的需求临时增设其他方面的取数功能。

4 结语

本系统自2011年研发使用至今，由在本单位用于国家自然基金、国家重点研发计划等项目使用，扩展到本单位所有项目都在系统中使用，其他兄弟单位或者局系统外的单位也纷纷借鉴，会计的电算化要充分解放人力及时间，在保证系统稳定的基础上，充分挖掘利用。各功能模块在国家政府会计推行后得到全方面的更新，实现屏幕分割，满足会计凭证上的要求，而且应用方面延展到工资系统等其他方面，预算报销系统已经大大推动了管理进步。