畅捷通T3凭证处理常见问题解析

（山东德州职业技术学院 山东德州 253034）

我们在使用畅捷通T3软件进行凭证管理时，发现凭证处理的内容多、范围广，有删除凭证、冲销凭证、作废凭证、有错凭证等，涉及到的模块也多，有内部凭证、外部凭证、机制凭证，常常会因为操作不正确或理解错误，在实际应用中出现许多问题，无从下手。本文对教学实践中遇到的一些凭证处理常见疑难问题进行分析、归纳、整理及解答，希望能对使用者提供一些帮助。

一、错误凭证的处理

（一）错误凭证的修改。畅捷通T3财务软件的修改方法与手工修改方法有所不同。错误凭证主要有以下几种情况，应依据情况区别对待，分别进行处理。

1.未出纳签字、未审核、未记账的凭证修改。这是一种最简单的修改方法，首先进入“填制凭证”窗口，单击“上下张”菜单或“查询”菜单，找到要修改的错误凭证，更换成原来的制单员进行修改，修改后保存即可。如凭证有辅助项目内容，要将光标移动到凭证备注栏的辅助项目上，此时光标变形后双击弹出辅助窗口，填入要修改的信息，保存即可。

需要注意的是，在总账“设置-选项”窗口中，如已选中“制单序时控制”，则只能修改最后一张凭证的日期；如没选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，就只能修改自己做的凭证；如有银行会计科目已经登记支票，并已进行了会计处理，修改过程不会影响支票登记的内容；外部凭证（外部系统传过来的凭证）不能在总账系统中修改，必须进入原来的系统（如固定资产系统）由原来的操作员进行修改。

2.已出纳签字、已审核、未记账的凭证修改。先取消出纳签字、取消审核后，再更换成原来的制单员进行修改。首先要更换操作员，换成出纳签字人员，进入总账“凭证-出纳签字”窗口，找到要取消签字的凭证，执行“取消签字”命令即可。取消审核步骤与取消出纳签字步骤一样。其次要更换成原来的制单员进行修改凭证。

3.已记账凭证的修改。有两种方法：（1）无痕迹修改。修改后的凭证不留有修改痕迹。“取消记账→取消审核→（取消出纳签字）→修改凭证→（出纳签字）→审核→记账”。首先，要进行“反记账”。在“对账”窗口按下“CTRL+H”键确定。其次，进入总账“凭证-恢复记账前状态”，如果该月只记账一次，那么就选最近一次记账前状态，否则选月初。这样凭证上的记账员就被取消了。余下的修改方法同已出纳签字、已审核、未记账的凭证修改一样。整个修改过程账套里没有留下修改的痕迹。（2）有痕迹修改。修改后的凭证留有修改痕迹。“冲销凭证→生成红字凭证”；再输入正确的凭证，同时进行“（凭证出纳签字）→审核→记账”。首先要查找错误的凭证，在总账“凭证-查询凭证”窗口里查找，记下要修改的凭证号，单击总账“填制凭证-制单-冲销凭证”按钮，系统自动生成一张红字凭证，再做一张正确的凭证，两张凭证同时执行“出纳签字-审核-记账”命令，这样就修改完成了。一张红字凭证与一张正确凭证就永远地留在账套里，所以叫做有痕迹修改。

4.已结账的凭证修改。结账的凭证发现错误，首先，要取消结账，进行“反结账”处理。在菜单栏中选择总账“期末-结账”，然后选中要修改凭证的月份，同时按下键盘上的“CTRL+SHIFT+F6”三个键，取消该月结账。之后的修改方法同已记账凭证的修改方法一样。

（二）错误凭证的删除。只有未出纳签字、未审核、未记账的凭证才能执行删除凭证的命令。如果已记账、已审核、已出纳签字的凭证，应该取消记账、取消审核、取消出纳签字后，更换成原来的制单员才能删除凭证。删除凭证首先要作废凭证，再将作废凭证删除。

1.作废凭证。进入总账的“填制凭证”窗口，找到要删除的那张错误凭证，单击“填制凭证-制单-作废/恢复”按钮，凭证左上角显示有红色的“作废”字样，如再单击即恢复“作废”凭证。这就像是计算机要删除文件时，先将文件放入“回收站”一样，并不是真删除。

2.删除凭证。进入总账窗口，单击“填制凭证-制单-整理凭证”按钮，选择要删除凭证的凭证期间，进入“作废凭证表”窗口，选中要删除的凭证，确定即可，这张“作废”凭证就永远地从账套里消失了。

二、红字凭证的处理

红字凭证即在记账凭证中，金额用红字表示。红字在会计核算中表示负数，是用来冲减原来的数据。红字凭证的使用，能体现出“从哪里来回哪里去”的会计核算原则，确保账户“发生额”核算的准确。也就是说，在会计核算的业务处理中，涉及到编制利润表的账户，如收入类账户及费用类账户时，这些账户是以“发生额”的数值编制利润表的，则应编制红字凭证。否则，会影响利润表编制的准确性。

1.销售退回业务。例如，某企业由于产品质量问题发生了销售退回业务，发生时收入为16 318元，该产品成本为11 795元。款项尚未收到。有两种处理方法：

（1）相反会计分录：

借：主营业务收入 16 318.00

应交税费——应交增值税（销项税额）2 774.06

贷：应收账款——鸿星公司19 092.06

借：库存商品——UY车床11 795

贷：主营业务成本——UY车床11 795

（2）红字会计分录：

借：应收账款——鸿星公司（红字）19 092.06

贷：主营业务收入 （红字）16 318.00

应交税费——应交增值税（销项税额）（红字）2 774.06

借：主营业务成本——UY车床（红字）11 795

贷：库存商品——UY车床（红字）11 795

2.利息收入业务。例如，某企业收到工商银行存款利息收入1 000元。

（1）一般会计分录：

借：银行存款——工商银行1 000

贷：财务费用——利息收入1 000

（2）红字会计分录：

借：银行存款——工商银行1 000

贷：财务费用——利息收入（红字）1 000

可以看出，对于销售退回、利息收入这类经济业务的处理，无论是做相反会计分录，还是做红字会计分录，对账户的“余额”没有影响，但对账户的“发生额”有影响，从本质上来说并没有什么区别。但是，如果用相反会计分录进行账务处理时，在畅捷通T3财务软件中，利润表的编制就会产生一些麻烦。因为，T3财务软件利润表中的项目是采用账务处理函数的“发生额”进行编制计算的，并依据账户原来的性质，“主营业务收入”是损益类账户，属收入类余额一般在贷方；“财务费用”也属于损益类账户，属费用类余额一般在借方。如销售退回业务，取“主营业务收入”贷方发生额数，函数公式为 FS（“6001”,月,“贷”,年）；利息收入业务，取“财务费用”借方发生额数，函数公式为 FS（“6603”,月,“借”,年）。红字凭证的应用没有改变账户的性质。到了期末，损益类账户“发生额”还要进行期间损益的结转，转入到“本年利润”账户之中。所以说，这类经济业务的处理在会计电算化中，进行红字凭证的处理更为合理也更为科学准确。

三、外部凭证的处理

外部凭证就是总账模块之外生成的凭证，发现有错误删除后，又重新生成新的凭证，需要在总账系统中保留原来的凭证编号。例如：本月总账系统共有 20张凭证，最后一张凭证日期为 2014-10-31，其中第 7张的凭证日期为2014-10-08，是由工资管理模块生成传递过来的。本月凭证都已经审核记账了。现在发现新增的工资分摊设置不对，原来生成的凭证是错误的，需要修改。修改之前必须要删除对应的凭证。工资分摊设置好后，重新生成凭证，要求重新生成的凭证保留原来的凭证编号和凭证日期。

首先，要在总账窗口对这张凭证取消记账、取消审核，再由原来的操作员进入工资窗口，点击“统计分析-凭证查询”，打开凭证查询窗口，选中凭证号为7的记录，点击“删除”按钮；确定删除该记录；这样该凭证在总账系统中就打上“作废”字样的标志。其次，进入总账“填制凭证-制单-整理凭证”窗口，输入日期10月份；选择需整理的凭证，点击“确定”，系统提示：“是否还需整理凭证断号”，这时一定要选择“否”，才能把这个凭证号空出来；否则，之后凭证的凭证编号会依次递进；同时进入总账“设置-选项”设置，取消“制单序时控制”，把钩去掉，并将凭证编号方式改为“手工编号”。再次，由原来的操作员进入工资窗口，修改工资分摊设置，然后进入“批量制单”中，重新生成凭证，输入凭证摘要，选择凭证类别。录入凭证号7号，修改凭证日期为2014-10-08，凭证修改后保存。最后，进入总账窗口对这张凭证审核、记账。同时进入总账“总账-选项”设置，将原来修改选项的内容再改回来就完成了。

需要注意的是：（1）外部凭证只能在生成该凭证的模块中删除；删除后总账系统中，该凭证左上角会打上“作废”字样的标志，然后再到总账窗口将该凭证整理删除掉。整个修改过程同样适用于其他模块凭证的修改。（2）在整理凭证时提示“是否整理凭证断号”，如选择“是”就不能插入凭证了；如果选择“否”，会空出一个凭证号。（3）如作废凭证后面还有凭证且已经记账了，那么，在“整理凭证”时会提示“此月份最大记账凭证号之后没有作废凭证，是否还需整理凭证断号”字样，此时，无论选择“是”还是“否”都不能整理删除掉这张凭证。因为这张“作废”凭证的后面，还有凭证且已经记账是不允许修改的。想要修改就要取消“作废”凭证之后所有的已经记账的凭证，再重新整理凭证将凭证删除。所以，只能对最大记账凭证号之后的“作废”凭证进行整理。

畅捷通T3软件的凭证管理内容相当丰富，我们在处理凭证时，要经常思考在手工核算下应该怎么处理会计凭证，电算化下又是怎么处理会计凭证，要结合起来考虑问题，才能取得事半功倍的效果。