信息化背景下企业采购管理的完善探讨

甄峥

摘 要：企业采购管理是企业生产经营的基础，是企业开展日常活动的前提。要想加快企业发展，促使企业进步，提升企业采购管理质量和效率是不可或缺的工作。随着社会的发展，科学技术的进步，企业采购管理加强信息化应用是顺应时代发展潮流，与时俱进的主流趋势。本文基于信息化背景下的企业采购管理的完善措施进行探讨，分析信息化应用的影响和重要性，提出几点建议，以供参考。

关键词：信息化背景；企业采购管理；完善措施

采购的质量和效率是企业生存发展的命脉之一，现如今市场经济蓬勃发展，市场形势不断变化，企业的市场竞争力只有通过严格控制资金成本，提高采购效率和质量才能提高，为了提升企业经济效益，需要合理运用信息化技术手段，不断优化和改革企业采购管理模式和方法，重视相关问题，对于采购渠道和供应商进行严格审查等一系列工作。

一、企业采购管理信息化应用的意义

信息化背景下，现代企业的发展离不开现代化电子设备和信息技术的应用，为了顺应时代发展，深化企业采购管理质量和效率，企业加强信息化建设是发展现代化采购管理的必经之路。通过相关监督监控设备，现代化信息技术的应用，企业采购管理实现了全方位的质量管理，建立健全了货物质量监督管理体系。并且在一定程度上提升了仓储和运输工作效率，细化了采购的后续管理工作，严格落实物资入库管理、验收管理和合同管理等工作。从另一个角度看，信息化建设不但细化物质资源的分工安排，还减少了人力资源的浪费。相比较传统管理和工作模式，通过运用信息化软件操作对数据的记录，比传统采购人员手动填写的效率高，还能大幅度减少错误记录的问题，使企业采购管理更加专业化。同时，加强信息化建设也是对相关采购管理人员的综合素质和专业素养有着更高的要求，对加强企业采购管理效率，提升企业文化有积极作用。

二、信息化背景下企业采购管理现状

1.采购管理的不规范性

现如今，大多数企业的采购管理部门由于信息化建设不完全，其账目、物资资料和仓库库存数据与实际情况并不符合，由于责任人和采购主管的问题，缺乏完善的监督管理体制和责任制，无法处理部分贪污受贿等腐败现象，对企业生产和经营造成一定影响，有损企业经济利益。企业采购管理的不规范性导致的数据资料不能互相匹配，不能和企业其他部门进行信息共享或是传递错误信息，导致企业生产和经营活动出现错误。并且，账目和库存数据与实际不符，对于统计和记录的人员也造成巨大且困难的工作量，严重影响工作效率。

2.采购管理模式的落后性

由于采购管理工作由专门的人员负责，所以企业的采购管理模式单一，具有较大的随意性，有一定经济风险，并且缺乏相应的流程，一旦发生纠纷事故，无法明确責任，相关监督工作和后续处理无法落实。对企业经济发展和企业形象有一定负面影响。

三、企业采购管理信息化的完善策略

1.询价信息化管理

企业采购管理信息化的第一任务就是询价信息化，在根据物资需求和企业生产发展需要的原材料进行考虑，通过信息化技术软件，进行多方厂家的性价比优劣比较，选择合适的供应商，减少成本和资金的投入，提高经济效益。并且根据询价方案，利用各方面数据，考虑到多方面因素，比如交货时间、地点、物品质量、是否符合要求等，根据网络资源，通过计算机技术软件制作出最优的询价书。并且相比较传统询价模式，信息化操作能够对实际情况的改变进行一定的操作，更改具体条件，完成询价书，比以往的询价减少了大量的工作难度和任务量。并且，供应商也可以通过网络平台快速反馈答复，省时省力，大大节省了采购人员的时间和精力。

2.采购方案信息化管理

以往采购方案的管理是采购工作开展的前提，但是由于多方面不可抗力因素的影响，比如市场变化、工厂事故、经济形势产生的价格浮动等影响，会导致采购方案不得不进行更改，采购方案的管理需要通过上级批准，一旦出现数次更改，工作量和繁琐的程序会浪费大量的时间，降低采购员工的工作积极性。通过信息化建设，相关部门审批采购方案可以通过远程操作，计算机技术的应用就可以做到。甚至能够事先判断和检阅出方案的不足和缺陷，提前整改。对于后续的合同管理和货物验收都有一定积极影响，能够大大提高企业采购方案管理的效率，降低管理成本和人力。值得注意的是，采购方案信息化管理只是辅助手段，离不开采购人员的决策，需要贯彻落实积极稳妥、先进可行的采购思想，通过以往积累的采购经验、定额资料和统计报表，对采购方案和企业计划的实用性进行分析，确认是否符合实际情况，然后通过信息化设备与各部门进行协调合作，及时进行数据和相关信息的反馈。

3.采购合同信息化管理

企业采购管理中的合同管理是采购工作环节内部经济风险最大的部分，对于订单的审核、退订、发货和回复等工作，如果无法及时进行答复或开展相应工作，会降低企业信誉度，采购合同的管理也是整个采购工作的基石，如果合同出了问题，会损失大量的经济利益，降低双方的交易体验。合同信息化管理能够便于检查合同中的条文有无错处和不恰当的地方，并且加以储存备份，具有凭证效力。相比较传统的采购合同管理，一旦丢失和损坏会影响整个采购工作的进行。信息化管理对于供应商和采购工作的具体信息能够及时进行记录和上报，随时进行细节修改，加强采购合同的监督和管理，提高采购管理工作水平。

4.财务信息化管理

企业采购管理的财务和成本一直存在灰色领域问题，加强信息化管理，对出入库汇总、统计收发单据和申请付款等内容，进行监督和管理，对每一项数据和收入都严格录入，不会出现计算错误。能够有效杜绝采购管理人员克扣经费、贪污腐败等现象，加强财务结算的监督工作。并且财务结算的信息化管理对于企业的资金流向有一个明确的记录，能够优化资金管理。通过电子发票、凭证的使用，也能在一定程度上省略相应的流程，加快采购工作的进行。

5.企业计划管理信息化

企业利用信息技术，利用网络在线平台搜索相关资源和供应商广告，能够优化采购方案的制定，减少资金损失，降低经济风险。并且信息化建设有利于全方面的管理采购工作，根据库存剩余和生产经营需求可以制定精确到个位数的采购计划，合理控制，减少资源浪费。通过对多方信息的汇总，制定详尽又符合企业经营现状的企业采购计划，有助于降低企业下个阶段的经济风险，提升企业的经济利益。

6.加强采购管理信息化系统的完善和革新

最终，加强企业采购管理信息化建设，完善企业采购管理信息化体系，还必须要注重信息化技术本质，引进先进的信息化技术、相关电子设备和优秀的操作系统软件。比如物流仿真系统、大数据处理系统、相关数据软件。通过聘请相关管理行业的经验人士进行指导和教学，对采购管理信息化建设的不足之处进行改进，减少信息化应用漏洞。从本质上加强信息化建设，对于电子设备进行定期的维护和更新，一定要与时俱进，顺应现代化社会发展，不但要关注采购行业和市场，还要关注相应的信息化市场，不断提高信息化水平，才能加强采购管理的信息化建设。

四、結语

现阶段信息化背景下，企业要随着社会生产需求和市场经济形势，不断提升自身的市场竞争力，对于企业采购管理，要以成本和利润为长远视角进行考虑，通过加强信息化建设，提升企业采购管理的工作质量，顺应时代发展的趋势，完善相应的质量监督管理体系，加强各项工作效率，优化资源配置，减少人力物力资源的浪费，提升企业经济效益，推动企业又好又快的发展。

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