信息化背景下企业档案管理改革研究

于红

摘 要：企业档案涉及到企业在运营和发展的过程当中所有的企业活动的内容，企业想要获得发展并在市场占据优势，就必须要加强对企业档案的科学化管理。但在实际的管理过程当中，仍然存在着一系列的问题影响着信息化企业档案管理，企业必须加强重视。本文从信息化档案管理占据的优势入手，分析了别在信息化背景下进行档案管理所存在的问题，然后针对性地提出了一系列的解决措施，希望能对信息化背景下企业档案管理改革研究有所助益。

关键词：信息化背景；企业档案；管理改革；研究

1 企业在信息化背景下进行档案管理改革的优势

1.1 检索更快捷

企业在生产活动当中产生的资料涉及范围较广，数量较多，就员工的业绩、奖金、工资而言就会产生较为庞大的企业数据。人为的档案管理往往可能会出现档案归类错误放置错误的情况，不仅不利于档案的的查询和使用，而且也会增加后期的重新归档的工作量。企业通过建立信息化的档案管理数据库，在需要使档案时，通过查阅然后按照目录中标注的具体信息，到相对的库房或者对应的位置寻找档案，大大缩短了档案查询的时间，节省了企业档案管理人力资源成本。

1.2 保密更完善

企业的档案往往涉及了许多企业内部机密以及产品重要信息等内容，传统的档案都是依靠纸质文件记载，更有可能造成企业档案泄露，从而对企业造成经济损失，严重的将造成不可挽回的后果。企业档案管理人员可以通过权限的设定控制计算机限制使用者能够查询的档案内容。计算机档案管理系统在使用者登录零用查询时，就能自动的对使用者的权限进行判断，为使用者提供相应权限的档案内容，全面的提升了档案管理的安全性。

1.3 实效性更强

企业档案的使用价值具有较强的时效性，为了保证企业能顺利的运营，就必须要不断的对企业档案进行更新。传统的企业档案管理方式需要依靠管理人员已经失效的档案进行销毁，然后将更新档案进行分类管理，不仅要耗费大量的企业档案管理人力资源，在这个过程中，往往很容易出现信息更新、档案销毁不及时的情况，对企业档案的有效使用和规范管理造成影响。因此，在对企业的档案进行管理时，为确保进行档案数据的准确性和实效性，就需要对企业相关档案进行全面的统计，以档案的类型为统计界限，优化整合更新的企业档案。

2 信息化背景下企业档案管理存在的问题

2.1 信息开发观念墨守成规

企业档案所记载的内容是企业在经营活动当中所产生的核心资料以及其他重要资源，而对企业档案的管理和整合，都是依靠企业档案部门这个资源管理中心来完成的。在实际的经营过程当中，企业档案信息管理部门规模逐渐缩小，档案管理人员不足大幅度的提升了企业档案管理的难度。在处于信息快速、多元化发展环境下，企业档案管理部门只有转变档案管理观念，增强信息化档案管理设备和技术的引进，保证企业档案部门的可持续发展。

2.2 企业资源更新相对较慢

高科技技术的全面发展为企业档案管理提供的更多优秀的管理设备，档案管理工作人员借助电子计算机和档案信息管理系统能有效的完成档案管理工作。在的档案管理的过程当中，往往可能因为企业资金不足，从而无法给及时更换企业档案管理设备。这就导致了企业档案管理内部使用的计算机老年化严重的现象，所使用的档案管理操作技术落后于时代发展，这大大降低了企业档案信息管理处理水平和档案管理工作人员的服务效率。

2.3 管理人员素质良莠不齐

无论是传统的企业档案管理还是信息化的档案管理，都需要依靠档案管理工作人员来完成相关操作，因此，想要提升企业档案管理的质量，就必须全面提升企业档案管理工作人的综合素质，强化企业档案管理人员的服务水平。目前，企业档案管理部门的工作人员整体素质较低，具备专业化的档案管理开发知识和较高的计算机操作水平档案管理工作人员相对较少。管理人员的素质良莠不齐阻碍了企业的市场调研、信息分析、网络检索、信息咨询等工作的顺利进行，使企业档案的信息化管理出现瓶颈。

3 信息化背景下企业档案管理改革的措施

3.1 转变人员对档案管理的认识

企业档案管理部门在全面构建信息化企业档案管理系统时，可以对原先的档案管理人员进行专业化培训，打破企业档案管理人员传统的档案认识和思想禁锢，然后引导档案管理人员积极的参与信息化档案管理工作。利用原先的档案管理人员的经验带动信息化档案管理人员的管理工作，为企业档案管理信息化提供良好的发展氛围，加快企业静态档案信息的动态化转变，构建信息化档案管理平台的同时积极地研究适应信息化时代发展的企业档案管理开发的新方案。

3.2 加强档案管理信息开发力度

信息化技术的快速发展加剧了高科技设备的更新换代速度，硬件的更新为更多的档案管理信息系统创造发展环境。企业为了更好的适应当下的信息化发展潮流，就必须要对企业档案管理设备进行更新，然后引进先进的档案管理技术和管理系统，支持企业档案管理工作。而企业在运营都是以项目为主要依据进行的，这就造成了企业开发项目是按照发展先后的顺序形成的现象。通过使用先进的档案管理设备对企业的发展活动进行系统化和科学化的分类，然后按照项目的原则对企业档案资源优化和整合，以的满足企业对档案的储存、拷贝、管理、检索等要求。

3.3 全面提升档案管理人员素质

企业想要提高档案管理的有效性和安全性，除了及时的更新、维护档案管理系统之外，加强对企业档案管理工作人员的职业道德培养和综合素质培训，从根本上提升企业档案管理的质量，降低企业档案管理泄密等情况的发生。在实际的企业档案管理过程当中，大部分的企业都是依靠人力资源部门或者行政部门来完成对企业档案的管理工作，企业内部缺乏具有能掌握高科技技术，具备专业化档案管理和开发知识的人才，导致企业档案管理工作陷入举步维艰的尴尬境地。企业可以在招聘阶段增加对具有专业化档案管理和开发知识人才的招聘，或者在企业内部挑选工作人员参与培训，全面提升档案管理人员的文件检索、文字管理、计算机操作等能力。同时，还要强化对档案管理工作人员思想政治、职业道德、责任意识的培训，提升档案管理工作人员诱惑和不良思想的能力，从根本上降低人员泄密而企业损失的几率。

4 结束语

当下为信息技术高速发展展的时代，企业代利用信息化技术完成档案的管理工作，全面地构建具有信息化的企业档案管理系统能最大限度地提升企业档案管理的效率，增强企业档案的实效性和科学性。企业通过及时地引导档案管理人员转变观念适应企业档案管理的信息化发展，加强对企业档案管理人员信息化知识和技术的培训，有助于全面的提升企业档案管理的工作效率和管理水平。为加快企业档案的信息化管理，推动企业信息化进程提供保障。

参考文献

[1]刘晓红，夏春阳. 知识管理背景下企业档案管理模式[J]. 湖北经济学院学报（人文社会科学版），2015，12：61-62.

[2]薛蓉. 知识管理背景下企业档案管理模式探究[A]. 中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——公共管理决策案例与镜鉴研讨会”文集[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院：，2015：1.