高职院校基建档案规范化管理探索

□陈怡霖

档案管理工作是高职院校发展中具有较强基础性战略意义的工作，由于传统观念的影响，特别是高职院校档案管理体系不健全，多数档案管理工作都挂在学校办公室中，以兼职形式为主，不仅加重了非专业人员的工作负担，也阻碍了档案管理体系的发展。高职院校档案工作服务学校科研管理等效果不佳，因此，得不到高职院校管理机制与人员的重视。实际上，基建档案记载了基建历史，也是高职院校各方面发展权益的证明和依据，除却一般的基建管理与基建工程项目活动资料以外，对学校未来发展具有较大决策价值，基建档案的价值就是对历史负责，为现实服务，替未来着想，所以在学校权益以及未来建设中，无可替代。

一、高职院校基建档案特点与现状

(一)高职院校基建档案特点。基建档案不仅种类复杂，其形式更加繁琐，高职院校基建档案的保存与管理，一方面是为高职基建工程作为参考，另一方面也是高职院校宝贵的发展材料，无论是检查、维修还是扩建、改建等，都具有重要的参考价值和理论依据，主要有如下几条显著特点。

1.管理要求高。与其他的档案不一样，基建工程涉及到工程勘察、图纸设计以及现场施工等部门的管理环节，所以基建档案中不仅有水电施工、材料购买等材料，还需要记录每一个建设工程项目的环节，材料的收集、记录、整合与管理都必须要依据相应参考规范操作，所以基建档案是要对整个工程项目进行全面记录，需要有非常强的专业性，不适合一般的档案管理流程。

2.收集周期长。基建工程从提出、调研到建设等，要经过立项审批、项目计划等这些阶段，且在这个具体建设过程中，往往要花费将近一年以上甚至更长的时间，才能够完成项目竣工到验收整个项目环节。所以基建工程的记录以及材料收集也要花费较长的周期。

3.使用价值高。使用价值高在于高职院校在发展中，伴随着科技以及行业的发展，必然要使得教育跟上时代发展脚步，所以院校各个专业会根据学科教学要求，实现基建工程的改造与装修，在这个过程中就会使用到基建档案，并以基建档案为参考依据，针对整个基建空间内部建设进行调整与改变，基建档案对高职院校的发展与改进的参考价值非常高。

(二)高职基建档案管理现状。目前在基建档案建设中，高职院校的管理人员素质不高，多数基建档案管理人员都不是专业档案管理人员，都是由高职院校临时指派的，没有专业工作能力，难以高效完成档案管理工作，这从侧面也烘托出高职院校领导并不重视基建档案的管理。不少高职院校领导都将重心放在教学管理和招生就业中，将基建的重点放在工程质量中，不能正确认识到基建档案的重要性，所以，管理中管理质量以及管理水平并不受高职院校工作重视。另外，高职院校档案管理制度匮乏，缺少统一的基建档案管理制度，管理手段也还是停留在手工管理模式，管理工作的效率低，基建档案资料繁琐，所以基建档案的利用质量差，高职院校在合并初期，工作量大，基建档案多，加之现代化工具不能够及时匹配。因此，高职院校基建档案管理中基建档案的参考价值与使用价值较低。

二、推进高职院校基建档案管理规范化的策略

(一)健全基建档案管理制度。以统一、规范化的基建档案管理指导员，可有效促进高职院校基建档案的正常有序运行，院校在管理制度健全中，一是要以标准化的基建档案管理需求，培养或者是挑选出专业的基建档案管理人员，对基建档案管理负责。二是要让基建档案管理人员明确资料收集的规范流程，不断对基建档案管理制度进行完善，加强基建档案管理人员的质量监督与审核，实现基建档案管理的有据可循，将责任落实到人，确保管理人员尽心尽责。三是院校管理部门要有科学化和规范化的培训流程以及培训制度，定期针对基建档案管理人员进行职业操守与专业技能培训，掌握施工流程以及各个环节的注意事项，从而在基建档案管理规范化中进一步为基建档案管理奠定优质基础，可确保基建档案管理具有信息化发展的可行性。

(二)实现档案管理信息化。目前高职院校都具备相应的校园网、一卡通等数字化校园建设系统，以数字化院校系统与管理平台作为统一基建档案数据平台，实现信息化管理，可进一步推进高职院校基建档案管理工作的信息化进程，将原本的手工管理模式转变为信息化管理模式，实现基建档案资料的网络化、信息化与共享化。信息化建设中，为使得办公信息化，要高效实现档案数据的储存工作，所以档案人员要学会操作专业软件，采用互联网技术快速实现数据收集与整理工作，完善管理平台的检索、编排与快速识别等功能，做到一体化数字管理，注重信息化建设。领导要明确自身的责任，加大信息化建设的资金投入。促使基建档案管理信息化的真正展开，以健全档案管理责任制度，实现日常性管理工作的职责和权限，及时解决问题及查找出责任人。

(三)提高基建档案利用效率。高职院校要加强对基建档案资料的收集，基建档案建立要与基建工程同步完成，保持与基建工程同步，可从项目立项到竣工验收等，整个基建工程项目中同步收集图纸、数据以及报表等基建资料以外，还能够避免其他因素导致后期资料的缺损。边收集边整理，将整理结果转变成数字化信息，实现基建档案的收集、整理和归档。所以在档案资料收集中，要加强与施工人员的沟通与交流，确保资料的真实性，全面进行基建档案资料整理与规划。转变为数字化信息，可以使得档案数据化有章可循，避免存档与归档出现混乱，完成档案扫描、图像处理与数据挂接等，最终形成统一的电子档档案目录库，明确各个环节。

三、结语

不同于高职院校其他的教学、科研以及行政和党建档案，基建档案更为繁杂，首先基建档案是高职院校的基本建设项目档案资料，在《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中曾明确指出，基建档案室整个建设项目中形成的从酝酿到决策、建成投产中的应归档保存的文件，例如基本建设项目提出计划、调研和可行性报告等，这些基础建设项目的工作活动中的文字、材料、图纸还有声像材料等都是基建档案的内容，规范化管理基建档案，可有效推动高职院校基建发展。