对新时代高校档案工作创新发展的思考

刘卿钦

摘 要：高校档案工作是高校的基础工作之一，在新时代高校档案工作也面临新的机遇和挑战。本文分析了目前高校档案工作的困境，并提出了未来发展的新思路。

关键词：高校档案;互联网;创新

党的十九大报告做出了“中国特色社会主义进入新时代”的重大判断，这是一个新的时代定位。档案工作是中国特色社会主义事业的一部分，也进入了一个新时代。在新时代，档案工作者要主动认识新时代的发展要求，切实解决档案事业发展中不充分、不平衡、不完善的问题，更好地服务党和人民。

伴随着社会的进步，传统的高校档案管理工作与当前现状已经不相适应，高校档案工作来到了创新发展的关口。

1 高校档案工作的现状及问题

高校档案主要指高校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。除了负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料之外，高校档案工作还包括以下几个方面：

1）档案宣传教育服务。通过各种传统方式宣传档案资源和档案知识。主要有档案展览、校史教育、专题讲座、案例再现、档案信息简报、宣传单、信函等方式。

2）档案资源利用服务。高校传统的档案利用服务主要有：借阅服务，包括借出服务与阅览服务、复制、摘录、拍照、档案证明、咨询服务等。

3）档案信息开发服务。高校档案机构利用档案资源，编写学校组织沿革、学校年鉴、校史、档案史料、大事记、制度汇编等通用性编研成果，为高校各单位、各部门及师生提供档案信息资源开发利用。

随着信息技术的发展和社会环境的变化，高校档案管理工作在理念和方式上，已经无法满足高校师生的学习和研究需求。这主要体现在：

1）服务理念落后。在我国高校档案管理工作中，一直存在着“重藏轻用”的观念。对于高校档案的服务工作积极性和创造性有所欠缺，且竞争意识和参与意识也不高，这些问题对我国高校档案管理工作的发展产生了极大的影响，严重限制了高校档案资源的利用。

2）工作方式陈旧。当前，是信息技术的时代，“互联网+”让各行各业的工作效率大大提升。但是，我国部分高校档案管理工作始终沿袭着传统的管理方式，档案资料的签发、归档、鉴定等工作还使用传统的手工操作方法会导致工作效益的降低。

3）重视程度不够。当前，大部分高校对档案管理工作缺乏正确的认识，很多高校都认为档案管理工作不会给学校带来实质性的效益，这种错误观念严重影响着档案资源的开发利用，也不利于档案管理整体水平的提高。

2 高校档案工作的创新思路

在新时代，高校档案事业的工作对象、发展环境、基本方法、社会需求等不断地、迅速地发生变化，急需创新来注入活力。要实现高校档案工作的创新发展，就必须着重从以下四个方面入手。

1）要实现高校档案事业的创新发展，就必须创新发展观念。要实现观念创新，就要打破传统思想，树立“先行”意识，充分发挥档案的凭证作用和参考作用，主动服务，总结档案工作的新经验，用新观念、新思路解决新情况、新问题。

2）要实现高校档案事业的创新发展，就必须创新管理制度。“明者因时而变，知者随事而制”，推进高校档案工作创新，理应配套顺应新形势、新任务的制度，应该从顶层上精心筹划、科学组织，坚持稳定性与灵活性相结合的原则;从末端上创造条件、抓好贯彻，加强对新制度的宣传、执行与总结，提高执行效率。

3）要实现高校档案事业的创新发展，就必须创新技术手段。信息化社会，大数据、云计算、物联网、移动互联网等技术发展日新月异，高校档案工作也迎来存储数字化、管理自动化、利用网络化的时代。一方面要深化档案信息化发展规划、标准规范和安全保障建设，为档案技术创新奠定基石;另一方面，要实施数字化带动战略，推进数字档案馆（室）建设，实现“存量数字化”和“增量电子化”，为适应新技术打下基础。

4）要实现高校档案事业的创新发展，就必须创新服务内容。高校档案工作的最终目的是开发和利用档案，服务创新成为档案事业的价值体现。扩大服务范围，分析不同的服务对象及其不同需求，使高校档案工作更接地气，更顺民心;拓展服务领域，运用“供给侧改革”思维，变被动服务为主动服务，通过档案利用信息反馈向服务对象提供具有预测性、引导性的信息;优化服务方式，积极运用信息技术手段，逐步实现档案服务的网络化、远程化，加强横向联合，打破部门之间各自为政的局面，实现信息资源共享和互补，提升档案服务效能。

3 高校档案工作创新发展的建议

作为四川大学档案馆的一员，结合川大档案馆目前的工作现状，笔者提一点粗浅的思考和建议，抛砖引玉。

1）重视宣传工作，提升档案认知度。高校档案的利用者大多数是在校师生，也有校友及来自社会的其他人员，如果利用者不了解学校档案机构，不知道学校有哪些档案资源，也不知道可以提供哪些服务，就不能正确、有效地利用档案解决问题。因此，档案宣传，是更好地提供档案服务的前提。在新时代，我们要利用各种媒介渠道，如网站、微信公众号、微博、视频、网络直播等，进行档案宣传、校史教育、知识普及。除此之外，开展一些寓教于乐的活动也是非常必要的。通过线上线下的专题讲座、演讲、展览等，開展多种形式的档案宣传教育，让利用者认识档案资源及其作用、服务内容与程序，从而提高档案认知度，更好地提供档案信息资源服务。

2）重视用户需求，提高服务满意度。高校档案利用服务，主要有档案检索、借阅、复制、摘录、拍照、等，其目的都是获取原件全文或部分数据及信息。传统的方式，是人们要上门提调档案查阅。但事实上，我们完全可以通过信息化手段，在不涉及保密的情况下，实现远程服务。建立档案信息查阅系统，在身份和利用目的确认的情况下，可以在手机或者电脑上提供在线咨询和在线服务，这将大大提高人们的工作效率，也大大提高对服务的满意度。

3）重视技术开发，提高档案利用率。信息技术时代，一定要充分利用互联网和数字技术，将档案信息数据化，进而提高档案利用率。以前，我们常常利用档案资源编制学校组织沿革、学校年鉴、校史、大事记、分类目录、全宗介绍、档案馆指南等等通用性编研成果。在新时代，除了编研工作之外，我们更要思考，如何借助互联网技术，将我们编研成果发布出去，让更多人能看到、用到这些成果。一方面，是多渠道发布，通过网站、微信、小程序、APP、网络直播等等渠道，将成果扩散出去，提高档案利用率;另一方面，是多形式发布，面对形式多样的新时代，我们要创新内容形式，除了文字外，可以以视频、音频、动画甚至游戏等方式呈现，推进档案服务信息化、网络化、智能化、协同化。

4）重视收集整理，丰富档案内容。收集整理是档案工作的重要部分。在收集阶段，高校档案馆存在的普遍问题是文本档案较多，并且多数为纸质的，而其他档案仅占少数，随着时间的推移，实物档案也在不断增长，但是声像档案依然不足。所以要加强不同载体档案的收集包括别是科技档案、声像档案、电子档案和具有地方特色的档案的收集，让档案资源能够及时得到整合、利用。

新时代号角吹响击鼓出征，在十九大精神的指引下，高校档案工作者一定会豪情满怀续写档案事业发展新篇章，为党和国家、为高校事业发展做出新的贡献。