浅析办公室文书档案收集与归档工作管理

吴云

摘 要：在辦公室的工作过程中，文书档案的收集与归档是最为基本的管理工作，而且它有着较为重要的作用。在当前的现代社会发展过程中，其工作内容越来越复杂，而且它对于事业单位而言是不可缺少的一部分。本文对当前办公室文档案存在的问题进行浅析，并提出相应的解决策略，以供相关人员进行参考。

关键词：文书档案;收集与归档;工作管理

文书档案管理工作是记录事业单位存在的一些问题，并且是通过哪种决策或方法来进行解决的全过程中，其在事业单位有着十分重要的地位，是不可缺少的一部分。在管理的工作的过程中，通常情况下，他具有较强的科学技术搭配，并运用良好的服务展开调整。在当前综合发展的过程中，文书档案工作已经获得了大家的认可，这也使得不少事业单位或事业单位都在不断地提升档案管理的整体质量。并利用相应的内容展开调整，提升其质量，为自身更好的展开工作。

1 办公室文书档案管理中存在的几点问题

1.1 文书档案管理意识差

由于传统工作制度的影响，大多数事业单位在这方面的重视程度相对较低，都没能给予较好的重视程度，这也使得文书档案管理工作没有得到较好的发展，在收集和归档方面都存在较多的问题，像一些事业单位的重要的文件内容，会受到相关工作人员的重视，将其进行归放并备份，同时还要对内容进行梳理。不过其他文件内容并没有进行完整的整理，这也使得其他文件的整理比较散乱，而且文书档案收集工作整体形式上相对较差，工作效率相对较低。往往会出现一些其他问题，像是档案丢失，档案内容不全，档案时间不准确等，由于事业单位的影响，大部分管理人员都对于这方面的内容不够重视，缺少较好的责任态度，从而导致其工作不够认真，出现较多的问题[1]。

1.2 档案收集、归档工作存在问题

从当前的整体来看，我国事业单位的文书档案管理工作都存在较为明显的问题，在收集和归档方面存在以下几点主要问题：1）其形式和内容以及手段相对比较落后，目前大部分工作人员仍采用传统的方式来进行管理，缺少科学合理的处理方式，使得工作内容展开存在较多的问题。2）整理方面存在较多的问题，在整理方面大多数都采用一种形式和一种方法，这样会使得其内容过于单一，而且相关人员在整理和分析上仍存在采用一种手段。不过在当前的时代发展过程中，其事业内容越来越多变，文书档案的内容也比较复杂，但是依靠传统的手法无法将内容进行整理。3）在档案资料收集的过程中应该对完整的内容进行收集，但实际上没能对资料的内容进行全面收集，而且存在大量的段长、断页以及不连贯的情况，这也使得其工作内容难度不断升高。4）一些档案内容无法保证其真实性，其自身的价值存在问题，如果是档案内容相对比较的情况下，如果没有较好的真实性会造成较大的影响，其涉及范围相对比较广泛，如果资料不完整也会给整理工作加大难度，导致档案工作无法顺利展开[2]。

1.3 文书档案管理工作的工作人员综合素质不高

当前的文档内容越来越多，其文档资料形式复杂性也越来越高，管理人员综合素质已难以满足当前的需求，这也使得其工作无法有效展开。管理人员素质不高具体可以表现在以下几点：1）大部分工作人员没教好的上进心，安于当前现状，没有明确的工作目标，许多人员对于相关内容的重视程度较低，而且不能对文档内容负责。对于内容没有进行明确的归类，而且归纳内容存在问题。2）工作人员对这方面的认知存在偏见，对于其重要性的认知相对较低，只是觉得简单的整理工作，这种错误的理念在认识上存在较多的问题，导致其工作不能有效展开[3]。

2 办公室文书档案收集和归档工作的有效措施

2.1 构建文书档案管理体系

做好办公室文书档案收集与归档工作需要相应的文书档案管理体系，在构建文书档案管理体系的过程中应该根据不同的文档内容定制不同的规范标准，并设定相应的管理规则，让相应的工作人员按照相应的内容展开相关工作，从而实现良好的管理状态。与此同时，在构建相应的体系过程中，应该根据事业单位部门之间存在的问题进行不断调整，并对管理的职能进行明确，将各部门的工作有效落实。另外，在管理的过程中应该建立一个有效的考核体系，可以制定相应的周考核、月考核、年考核，并其内容整合到管理体系当中。根据考核制度可以不断地加强相关人员的工作态度，从而有效提高他们的工作效率。在开展相关工作的过程中，可以根据《档案法》、《医药卫生档案管理》来展开，另外还要配套相应的法律法规，让相关工作有序的展开，按照系统、完整的内容来进行统一管理。另外，事业单位的领导人员也应该对其进行高度重视，对其自身存在的问题进行管理，并找到有效的解决措施进行处理。

2.2 改变文书档案收集与归档的形式

在以往的工作过程中，利用传统的管理模式很容易出现各种问题，特别是在收集与归档文书档案工作很容易出现遗漏、丢失等现象，基于此，我们应该找到更好的处理方式，加强这方面的工作的创新工作。首先，事业单位相关人员应该明确文书档案收集和归档工作的重要性，并对文档的资料内容进行管理，保证文档的完整性和连贯性，避免出现其他问题，另外还要保证文档的真实性和历史性。其次，对于新文档内容应该及时的进行收集与归档，并根据其内容形式进行有效分类，及时做好相应内容能够避免其他问题的产生，不然很可能会造成较大的问题，从而严重限制事业单位的整体发展。最后，要积极引进先进的管理方式，而且相关事业单位应该积极的吸取其他事业单位的成功经验，相应的事业单位应该加大这方面的投入力度，积极引进相应的管理设备和管理软件，这样能够保证这方面工作更好的展开，从而提高其工作质量。因此，相关的档案管理人员应该树立良好的服务意识，运用多渠道的方式来开发信息资源，将相关档案内容进行不断完善。另外，一些先进的设备搭配好的软件能够减少人为工作上的失误，并且能够为事业单位提供更好的数据内容，相应的事业单位应该不断的去寻找适合自己事业单位的方案，从而改变当前的服务质量。

2.3 加强相关人员的综合素质

为有效提升当前办公室档案管理工作，相关事业单位应该加强相关人员的管理培训，通过培训来提升相关人员的工作态度，并提升其整体工作质量。具体分为两大点：1）专业培训，了解业务知识，进修相关内容等。2）深入了解临床的一些医疗内容，并通过专业内容对档案信息进行深入了解。首先，相关事业单位的领导人员应该落实这方面的内容，并根据事业单位的需求建立起相应的档案工作培训，通过培训来提升他们的专业能力，并安排他们实践内容，提升他们的责任心，从而提高整体工作的水平。其次，相关事业单位应该定期展开这方面的会议，通过会议来调整他们的工作形式，还能通过会议发现近期工作中存在的主要问题，再通过商议找到较好的处理办法。这样能够改正他们当前存在的诸多问题，从而改善他们的工作形式。最后，在条件允许的情况下，可以建立起奖罚机制，对于认真对待工作内容态度积极者给予一定的奖励，对于工作不够重视且不能完成任务者进行处罚。

3 结束语

综上所述，当前办公室档案收集和归档工作仍存在较多的问题，需要相关人员找到较好的处理措施进行有效解决，从而提高相关事业单位的工作效率。

参考文献

[1]许建民，周瑞青，何美珍.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2018（03）：185.

[2]佟苗.浅谈办公室文书档案的收集与归档工作[J].办公室业务，2019（04）：113.

[3]付海忠，崔悦，解京泉，张杰.血站文书档案的标准化管理探讨[J].办公室业务，2014（19）：214-215.