试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

邵玉翠

摘 要：在信息技术的支持下，近年来基层文书档案管理的工作模式发生了较大的变化，工作效率与工作质量都有了很大的提升，这虽然为基层工作的开展提供了更为有效的帮助，但也同样对基层档案管理员提出了更高的要求。为此，本文从基层档案管理员的角度出发，对做好基层文书档案管理工作的策略进行了分析，同时围绕基层文书档案管理工作中需要注意的问题展开了探讨。

关键词：基层档案管理;文书档案;档案管理

对于新时期的企业、事业单位来说，基层文书档案管理工作主要负责档案资料收集、存放、保护管理及研究讨论，其不仅为企事业单位工作人员提供相对完整的纪实凭证，提高相关经营管理决策的合理性，同时也是企事业单位实现精细化管理的关键所在。因此，基层文书档案管理工作的重要性非常之高，而对于基层文书档案管理工作方法策略的研究，也是十分具有现实意义的。

1 做好基层文书档案管理工作的有效方法

1.1 转变传统工作理念

新时期的基层文书档案管理对档案资料的全面性与真实性有着非常高的要求，其工作内容则具有着细致、繁杂的特点，因此对于基层档案管理员来说，要想做好基层文书档案管理工作，就必须要积极更新自身工作理念，转变工作态度，提升工作意识，以适应新时期的全新工作要求。例如在对档案文件的保护管理上，应树立良好的政治意识，从政治的角度正确看待各种档案文件资料，认真完成档案文件整理、保存、处理等工作，以免因档案文件内容泄露而对本单位及单位员工的利益造成影响。而面对档案管理信息化的整体趋势，基层档案管理员则要提高自身服务意识，主动展开对各种原始档案的编研整理工作，同时积极利用计算机网络系统发布各种可以公开的信息资料，这样就可以提高档案信息的利用率，同时也能够为档案文件的数字化做好充足准备[1]。

1.2 完善档案管理制度

面对繁杂的工作内容，基层档案文书管理工作的展开离不开相关档案管理制度的支持，只有在档案管理工作制度中将工作流程、工作标准要求、工作责任、工作范围等方面的细节内容明确下来，各项档案管理工作才能够顺利、高效完成，并使工作质量得到保证。而对于基层档案管理员来说，实际工作中一方面需要认知了解单位档案管理制度的具体内容，同时严格按照制度要求来执行工作任务，保证档案管理制度能够得到全面有效落实，并将工作指导、规范的作用充分发挥出来[2]。而在另一方面，则要结合自身工作经验，从档案文件收集、保存、归档等各环节工作中寻找问题，并在此基础上对工作标准、工作范围、工作规则等制度内容进行持续性的改进，以提高档案管理制度的合理性。

1.3 重视信息技术学习

现阶段计算机及网络信息技术已经在档案管理领域有了十分广泛的应用，档案管理信息系统、档案资料数据库等也随之建立了起来，并使基层文书档案管理工作的内容、形式发生了较大的改变。因此，基层档案管理员还需顺应行业发展趋势，主动参与单位组织的各种培训活动，或是利用业余时间来对信息技术、信息系统操作规程等相关知识技能进行学习，以尽快适应信息化建设背景下的基层文书档案管理工作。

1.4 强化与其他部门合作

在基层企业事业单位中，各种文书档案主要来自于单位内部各部门的相关文件資料，而基层档案管理员则需要充分认识到这一工作特点，主动加强与单位其他部门工作人员间的沟通与合作，与其建立和谐、密切的关系，从而为档案文件的收集整理工作创造良好基础条件。例如在其他部门执行新项目后，档案管理员就需要主动与该部门基层员工进行沟通，了解项目详情及现阶段执行情况，并将其中有价值的信息及时记录到相关档案资料中来，保证档案文件的内容完整性。另外从整体上来看，还需要结合单位实际情况制定针对性的档案采集流程，明确各基层部门在档案采集方面的工作责任，以提高整体工作效率，避免互相推诿、拒不配合等情况的出现。

1.5 规范档案使用管理

基层文书档案管理工作的核心目的是将各类档案文件应用到实际工作中来，为企事业单位经营管理决策提供借鉴参考，因此基层档案管理员必须要将工作中心放在档案文件的使用管理上，保证各项工作细节的规范性。例如在对保密文件的管理上，要坚持“谁使用、谁负责”的工作原则，对档案文件的查阅、调取进行严格的权限控制，一方面应仅根据保密等级确立相关权限等级，禁止其他无权限者接触档案，另一方面则要将档案文件的查阅、调取情况及时准确的记录下来，以杜绝泄密事件的发生，对于涉密计算机保管还要安排专人进行保管。而在档案使用审理方面，则要简化相关审批手续与审批流程，取消一些不必要的文书档案利用禁忌，使档案文件能够得到更多、更好的应用。

2 基层档案管理员工作中需要注意的问题

2.1 工作衔接问题

在绝大多数企业事业单位汇总，基层文书档案管理工作都与文秘工作存在着密切的联系，档案管理工作需要对档案资料进行收集、整理、保护、研究，为档案文件的应用创造良好基础，而文秘工作则要负责文件起草与收发、分文批注、阅读管理、拟办核稿、综合材料、会议记录等一系列与文件相关的工作，二者虽然不仅工作内容上有着一定的重叠，同时很多工作任务的完成还需共同协调配合。例如文秘在完成会议记录后，就需要由基层档案管理员对会议记录进行建档整理与保护，而在相关领导人员需要回顾会议内容时，文秘则需要从基层档案管理员处调取会议记录文件[3]。然而在实际工作中，由于文秘工作人员与基层档案管理员接触较少，对对方工作内容的了解也比较少，因此在进行工作衔接时经常会出现协调配合问题。对此基层档案管理员还需积极了解文秘工作的内容，或是主动与文秘工作人员进行沟通，并在工作中积极配合其提出的各项工作要求，以保证工作衔接的有效性。

2.2 文件补记问题

文件补记是指因特殊原因影响，某项工作在进行过程中未能形成完整的文字资料，因此在工作完成后需要以记事的形式进行回顾记载，并在通过审定及时归档，以起到补充与参考的作用。在这一工作中，由于补记内容很容易出现问题，因此基层档案管理员必须要坚持客观性原则，对事件进行真实回顾与记录，保证文字内容能够与事件实际情况相符，记载内容也要尽量保持简洁、明确，这样才能够避免补记档案真实性不足等问题的出现。

3 结束语

在信息时代下，基层文书档案管理工作能够为企事业单位提供大量真实、客观、全面的档案信息，这对于企事业单位经营管理与科学决策是非常关键的，因此基层档案管理员必须要从档案管理制度落实、工作观念等方面入手，不断提升自身工作质量，并对工作衔接等问题加以注意，才能够将基层文书档案管理的作用充分发挥出来。

参考文献

[1]杨红.基层单位档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（16）：113.

[2]孙宝华.基层档案管理中如何对资料进行归纳和利用分析研究[J].农家参谋，2019（14）：243.

[3]孔鸿雁.新形势下基层档案管理工作的思路[J].中外企业家，2019（19）：138.