大数据背景下企业图档创新管理实践探索

孙柏娟

（胜利油田胜利采油厂，山东 东营 257000）

图纸、文档资料是采油厂设备日常管理、大小修的依据和重要工具。规范的图纸资料管理不但有利于生产现场图纸资料的查询、修改和统一，而且有利于提升生产经营管理效率和现场专业水平。过去档案管理人员进行纸质图档编目时，将图档立卷入袋时要手写横卡、竖卡、封面和总目录等 7遍图档信息，费时费力。而设计人员借阅所需的图纸档案时，必须到档案馆查找相关目录，十分麻烦。而利用图档条目管理软件实现计算机管理，档案管理人员在编目时将信息录入计算机，即可自动打印横卡、竖卡、封面和总目录等信息，大大减轻了档案管理人员的工作量；更为重要的是，通过局域网，设计人员在自己的计算机前便可以查询到所需要的图纸档案是否在馆内，大大提高了工作效率。

一、档案管理状况分析

档案工作是一项连续性、系统性很强的工作，很多业务要几个人连续工作，档案实施计算机管理不能脱离收集、整理、编目、检索等基础工作。电子档案更不是一蹴而就的事情，如果不将档案馆接收的电子文件进行科学的条目信息整理，即使在硬件上引进最先进的计算机现代化设备、在软件上引进功能最完善的图档管理软件，也无法实现电子图档。电子图档基础数据准备不充分，只能使计算机软、硬件功能萎缩，造成资源浪费。

采油厂从建设到运行整个过程中会产生很多图纸，根据我们在采油厂项目工作经验，一个大型采油厂，大概有500到800张图纸需要定期查看，有150到300张图纸需要班组定期修改，一个小型采油厂大概有300到600张图纸需要定期查看，有100到200张图纸需要班组定期修改。目前大多数图纸是由设计院和厂家提供的PDF和纸质蓝图或打印的白图为主，传统的档案室对图纸管理主要以人工方式进行管理，现状是纸介质图纸与电子版图纸并存，而电子版图纸大多以单个文件形式零散地存于不同的PC机上，未集中地分层次、分类型进行结构化管理。图纸文件的分类管理也只是用普通的目录文件夹形式，未采用专业的图纸管理系统，图纸版本混乱，图纸出处不一致，图纸及文档在厂内无法实现有效的共享及知识积累。这种管理模式导致图纸难于修改、复制成本高、存储成本高、图纸版本难于统一、搜索、查阅、借用不方便等。图纸管理标准化、规范化、美观度低下等原因已明显不适应企业的生产管理，大量纸介质图纸、资料的电子化是采油厂必须进行的一项重要工作。

二、档案管理创新策略

基于上述问题，与之现行的MIS和OA系统又不能达到采油厂对图纸、资料电子化管理的要求，采油厂多年来辛苦积累的宝贵的知识财富难以得到充分共享、利用，从而迫切需要一个专业的管理平台，整合现有纸介质的图档资料及现有的电子版资料，以便有效实现图档资料的电子化管理、内部的信息共享，推动和促进采油厂图档资料向电子化、标准化和规范化方向发展，提高管理水平。这种管理经验及理念通过图档规范化管理系统软件来实现，从而解决采油厂图纸管理混乱的问题。通过这种管理模式可以实现图纸集中化、网络化、流程化管理，更进一步规范图纸、资料、文档等基础资料统一、规范管理，健全标准化管理体系，夯实专业管理基础，提升生产管理效率和工作水平，推进基层班组建设，实现“标准化、规范化、精细化”的目标。

（一）图档管理系统

在档案的计算机管理实施初期，存在档案管理人员缺乏计算机管理技术，而计算机技术人员缺乏档案管理知识的矛盾。为了解决这个矛盾，有许多工程设计单位的计算机技术人员深入到档案部门，这样不仅可以使档案管理人员增强计算机管理水平，更可以使计算机技术人员充分了解档案管理需求，编制出更符合实际的档案管理软件，使计算机技术更好地服务于档案管理工作。图档管理系统主要功能是用于集中管理电子版图纸文档，虽然目前采油厂的图纸文档有很多格式，种类繁多，但是图档管理系统可以兼容以下格式的图纸和文档：一般情况下采油厂的图纸主要存在以下几个类型：DWG、PDF、JPG、BMP、Visio、exb等格式；文档类型主要有以下几个类型：Word、Excel、PDF、各种音频视频文件等。图档管理系统根据使用者的需求，遵循实用性、先进性、可靠性、经济性、可维护性等设计原则。

图档管理系统采用模块化设计，部署在服务器上，链接在本单位门户，通过IE浏览器在门户上直接访问，系统的主要操作模块有：系统主页、图纸管理、技术资料管理、统计报表、公告、系统管理。

（二）图档管理系统操作

1.图档管理系统具备多种查询浏览方式：可通过图纸资料名称、图号、档号、设备资料名称、设备型号等条件进行查询，查询功能满足一个或多个条件进行查询、浏览。

2.如果图纸是CAD版本的，可支持在线修改。其他版本的图纸也可通过新旧不同版本进行在线比对，进行加亮显示差异，从而找出不同版本的相差之处。

3.对工作状态可在线监督和控制，可实时了解流程所处环节、审批意见、办理时间等，有条不紊地开展工作。

三、结束语

随着档案管理信息化建设的不断发展，电子化图纸越来越受到用户的青睐。采油厂图纸、文档资料是系统传递信息和知识的手段，是设备管理、检修的依据和重要工具。为规范机务、电气、热工、自动化等各专业图纸资料、文档的管理、利于生产现场图纸资料的查询、修改和保存、利于各专业基础资料统一、规范管理，提升采油厂生产经营管理效率和专业工作水平，建设一套图档数字管理系统非常必要。